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sicurezza informatica

Smart working e sicurezza informatica

La giusta collaborazione tra azienda e lavoratore agile

Da momento che le reti aziendali sono sempre più attaccabili dal punto di vista informatico, è come detto nell’articolo precedente, necessario che l’azienda dia al dipendente i giusti strumenti di sicurezza informatica. Il lavoratore dal canto suo deve essere preparato per evitare questi attacchi. Un lavoratore può infatti, lavorando da remoto, fare danni, involontari ma anche ingenti da questo punto di vista, se non conosce le precauzioni che può prendere. Deve fare sì di non rendere vulnerabile la rete che utilizza.

In che modo? Ecco alcune soluzioni.

  • Utilizzando punti di accesso sicuro.

Ad esempio non utilizzando connessioni wifi completamente aperte e free.

  • Creando una rete VPN.

Utilizzando la VPN infatti si crea una corsia preferenziale dove transitano dati tra il computer che si utilizza ed il server aziendale, senza rischio di intercettazione degli stessi.

  • Creando (a seconda delle esigenze) una rete protetta da pw per le connessioni di lavoro.

Se si lavora da casa, si dovrebbero mantenere perciò separati i dispositivi domestici da quelli aziendali (qualora si subisca un attacco sulla rete domestica, non sono compromessi i dati sensibili della rete aziendale).

  • Aggiornando regolarmente (anche programmandoli con specifici software) applicazioni e sistemi operativi di tutti i dispositivi utilizzati.
  • Gestendo efficacemente gli accessi da dispositivi e applicazioni, utilizzando e cambiando regolarmente password complesse (memorizzazione anche tramite software).
  • Usando in maniera consapevole e sicura le mail.

Ad esempio, non devono essere aperti gli allegati né cliccati collegamenti di mail provenienti da sconosciuti; anche quando la mail sembra provenire da fonte attendibile, andrebbe sempre controllato l’indirizzo mail del mittente.

  • Installando Anti-Malware/Anti-Virus.
  • Prevedendo un piano di risposta ad eventuali attacchi informatici.

Azienda e dipendente devono essere istruiti e pronti a reagire in caso di attacco, in modo da rispondere repentinamente ed in maniera controllata ad una minaccia, presunta o reale.

  • Prevedendo un backup costante, ridondante, sicuro.

Che il salvataggio avvenga su supporti fisici o virtuali, ci si assicura che i dati non vengano persi, in caso di attacco o cancellazione.

A chi spettano le spese di gestione?

Oltre al problema sulla sicurezza, non è ancora chiaro a carico di chi debbano essere le spese di gestione del proprio ufficio “alternativo”. Dal decreto sul lavoro agile, si evince che il datore è anche responsabile del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnatigli per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Dunque il dipendente potrà ricevere le attrezzature (pc, stampante, tablet, ecc.), ma non si stabilisce a chi spettino i costi della connessione internet, ad esempio. Rispettando pedestremente la norma, questa prevede il pari trattamento tra lavoratore agile e dipendente; d’altro canto il primo non affronta spese di trasferta.

A questo punto sta dunque al datore decidere come gestire queste spese. Se il lavoratore agile sceglie di appoggiarsi ad un ufficio all’interno di un business center, il datore potrebbe assumersi l’onere del noleggio dell’ufficio in condivisione. Se il lavoratore utilizza una stanza della propria casa, potrebbe essere trovato un accordo col datore di lavoro per quello che riguarda la connessione internet, a compensazione delle spese di trasferta, che in questo caso il lavoratore non avrebbe da sobbarcarsi.

 

_Elena

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Smart working e sicurezza

Portando il lavoro fuori dall’ufficio tradizionale, è comunque garantita la sicurezza?

Secondo l’Articolo 18 Lavoro Agile punto 2, “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. All’interno del decreto sul lavoro agile non viene dunque esplicitamente chiarita la differenza tra sicurezza relativa agli strumenti di lavoro e quella relativa al luogo prevalente di svolgimento dello stesso. Nel primo caso, la sicurezza deve essere garantita dall’impresa. Nel secondo caso, la sicurezza non può essere imputata al datore, che per definizione del lavoro agile, dovrebbe ignorare il luogo di svolgimento. Ma vediamo che tipi di sicurezza dovrebbero essere garantiti.

Tipi di sicurezza

  • Sicurezza del luogo di lavoro

Nella forma, cambia in funzione del luogo di lavoro. Che questo sia casa oppure bar oppure postazione in coworking, o ufficio condiviso in un business center. La sicurezza del luogo di lavoro, che normalmente è garantita dal datore di lavoro, fuori dall’ufficio tradizionale assume connotati meno definiti. Non è ancora stato reso chiaro questo passaggio del decreto sullo smart working.

Anche i lavoratori in smart working hanno comunque diritto ad essere assicurati dall’azienda, su malattie professionali ed infortuni. Ammesso che dipendano da rischi legati alla prestazione lavorativa svolta in casa. Qualora l’infortunio fosse connesso all’attività svolta, rientrerebbe negli infortuni sul lavoro. Non è chiaro però se la stessa cosa valga anche per coloro che decidano di appoggiarsi a spazi di coworking o business center.

  • Sicurezza informatica

Da questo punto di vista, deve esserci in primis una preparazione dei dipendenti, in merito alla sicurezza informatica. Il dipendente deve essere consapevole dei danni che può recare all’azienda lavorando da remoto. Dunque deve essere preparato a seguire una serie di norme. Ogni singolo dipendente dovrebbe collaborare con l’azienda. Questa, dal canto suo, dovrà ricorrere a tutti gli strumenti necessari affinché la rete dei dati che escono dalla stessa sia comunque al sicuro. Spetterà così all’azienda il ricorso ad esempio alla figura professionale dell’IT o Network Security Manager. Questa figura deve lavorare per la creazione di una rete non attaccabile, anche portando la stessa fuori dalle pareti dell’ufficio.

Ovviamente non tutte le aziende sono disposte ad accollarsi le spese per la gestione della sicurezza informatica.

  • Sicurezza del lavoratore

Abbiamo detto che il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del proprio dipendente “agile”. La normativa prevede che in questo senso, venga consegnato al dipendente stesso ed al rappresentante dei lavoratori, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta. In questa devono essere evidenziati i rischi generali e specifici connessi alla modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Il lavoratore secondo il decreto, ha poi diritto alla tutela contro gli infortuni che possano avvenire nel tragitto casa-lavoro. Questo è inteso come luogo prescelto dal lavoratore stesso, fuori dall’azienda.

Sicurezza e privacy

La sicurezza del lavoratore potrebbe anche essere compromessa dal punto di vista della privacy. Il lavoro agile infatti da la possibilità al datore di lavoro di entrare nella vita privata del dipendente. In che modo? Con una connessione illimitata al luogo di lavoro, il lavoratore potrebbe esporre la propria vita privata alla mercè del datore, dando accesso a quest’ultimo ad una serie di dati personali che prima non avrebbe mai considerato. Oltre a consentire in maniera non autorizzata il controllo, sul dipendente, da parte del datore.

Ad esempio, tramite la webcam si potrebbero involontariamente mostrare dati privati, riguardanti stile di vita, appartenenza politica, religiosa, ecc.

Le così evolute app di controllo della produttività, potrebbero compromettere la privacy del dipendente, che ad oggi è sì regolata per le aziende tramite il GDPR, ma così poco chiara e anzi antica, per quello che riguarda questo tipo di violazioni sul privato.
Un altro caso è quello nel quale il datore fornisce al dipendente un pc, un tablet, un telefono aziendale.

In questo caso, non rappresenta violazione della privacy leggerne eventualmente i messaggi presenti. Questo, secondo quanto previsto dal comma 3 dell’articolo 4 sull’utilizzo delle informazioni raccolte e acquisite attraverso agli strumenti di lavoro. Tutti gli strumenti di cui è dotato il lavoratore dall’azienda, infatti, sono strumento di lavoro e come tale il dipendente è informato che il datore di lavoro potrebbe accedere ai dati presenti ed utilizzarli. La normativa in questo senso è molto chiara, esplicitando infatti che tutti gli strumenti di lavoro, come tali, non dovrebbero mai contenere dati sensibili di chi li utilizza. E così, la speranza per il lavoratore di utilizzare anche per i propri dati personali i dispositivi fornitigli, svanisce, o meglio, qualora ne conservi, ne deve essere pronto a pagare le conseguenze.

 

_Elena

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Il diritto alla disconnessione

La tecnologia che rende sempre connessi

Essere lontani dalla postazione di lavoro tradizionale, oggi non rende i professionisti più distaccati dal lavoro. Anzi: la tecnologia permette di essere sempre connessi. Dunque se da un lato si è sempre più fisicamente distaccati dal proprio ufficio, si è sempre più connessi digitalmente con lo stesso. Si è raggiungibili sempre ed ovunque. E per quanto lo smart working in Italia, attraverso il Ddl su lavoro autonomo e agile (Legge 81/17), abbia regolato il tempo da dedicare al lavoro e alla vita privata, tramite il “diritto alla disconnessione”, noi stessi decidiamo di non staccarci dal lavoro. Tutti abbiamo la curiosità di sapere cosa sta accadendo, e anche quando possiamo dedicarci ad altro, decidiamo di occupare comunque il nostro tempo libero con la tecnologia. Anche nel tempo libero infatti, vogliamo mantenere il contatto con la realtà “parallela” per non rimanere estranei ai fatti o non aggiornati.

Inoltre, il rischio di immergersi troppo nel proprio lavoro è dietro l’angolo. Non avendo le pause programmate, ci si potrebbe dimenticare di sgranchirsi le gambe. Questo però va contro i principi stessi dello smart working, che prevede di lavorare ai propri ritmi per migliorare il delicato equilibrio tra vita professionale e vita privata. In questo senso, ne abbiamo già parlato in questo articolo, esistono applicazioni ad hoc, che programmano le pause.

Lavoro flessibile e reperibilità

Il lavoro flessibile non deve significare assolutamente reperibilità 24h. Ecco che in quest’ottica, alcune aziende propongono l’accesso a determinati applicativi lavorativi solo in determinati range di orario.

Oppure permettono di impostare la segreteria telefonica o la risposta automatica alle email, al di fuori di determinati orari.

Il giusto tempo per se stessi

Ormai non siamo più in grado di trovare il tempo per noi stessi. Così, alcune aziende provano a “guidare” la disconnessione del dipendente dal lavoro. Lo fanno principalmente perché la produttività del dipendente è strettamente legata al suo benessere e senso di appagamento. Dunque viene data la possibilità al dipendente di scegliere/accedere a particolari benefit.

Psicologicamente, infatti, il lavoratore è più contento di avere maggiore tempo libero piuttosto che un maggior stipendio (sempre che possa scegliere, ovviamente).

Quali sono questi benefit?

  • Smart working

In primis, il ricorso delle aziende allo smart working. Ne abbiamo parlato molto spesso. Si tratta di uno strumento che da la possibilità anche solo per qualche giorno al mese di gestire i propri tempi lavorativi come meglio la persona reputi. Non è però l’unico metodo al quale le aziende ricorrono per migliorare il welfare dei propri dipendenti.

  • Servizi utili alla persona

Alcune aziende pagano, al posto degli straordinari, servizi utili alla persona, quali lavanderia, baby sitting, pulizie. In altri casi ed in aziende più worker-friendly, viene anche data la possibilità di accedere a servizi quali assistenza sanitaria integrativa, buoni pasto, incentivi per nidi e trasporti, formazione, assistenza e assicurazioni, contributi di previdenza, mutui e borse di studio.

Anche alcune aziende italiane quali Lamborghini, Bonfiglioli, Ducati, hanno dato la possibilità ai lavoratori di scegliere tra stipendio più alto oppure più tempo libero; nella stragrande maggioranza i dipendenti scelgono il tempo, che equivale anche a risparmiare soldi tra ore di asilo, baby sitter ecc. potendo seguire personalmente anche solo per qualche preziosa ora in più i propri figli.

  • Car pooling aziendale

Ricorrono al car pooling aziendale, ossia all’utilizzo condiviso di automobili private tra dipendenti, per il tragitto casa-lavoro. Oltre al risparmio di tempo e denaro, meno emissioni, meno traffico, meno fatica a trovare parcheggio.

  • Attività sportive

Alcune aziende svedesi danno invece la possibilità ai propri dipendenti di dedicarsi ad attività sportive, durante l’orario di lavoro.

  • Asilo nido aziendale

Non è una novità che le aziende mettano a disposizione nidi aziendali.

  • Paga flessibile

Lo stipendio viene normalmente accreditato, per ogni azienda, un periodo fisso del mese. Alcune aziende rivoluzionano questo concetto, dando la possibilità al lavoratore di scegliere quando vedersi accreditata la paga mensile. Tramite una applicazione il dipendente può scegliere quando essere pagato. Così potrà avere maggiore controllo delle proprie finanze.

Il lavoratore formato ed informato

Il dipendente andrebbe però in quest’ottica formato, ossia dotato degli strumenti per poter scegliere, tra le potenzialità che l’azienda offre, quale servizio possa essere più adatto per se stesso e la sua famiglia. Certamente, qualcuno non può scegliere tra più soldi o più tempo: è un “dilemma” che solo dipendenti con un reddito non basso possono porsi, in quanto la maggior parte dei lavoratori non può permettersi di rinunciare ad uno stipendio più alto.

 

_Elena

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Smart working: gli strumenti utili

Lavorare bene ed essere più produttivi, non significa necessariamente stare tra le mura dell’ufficio, ma crearsi il giusto ambiente di lavoro, ovunque esso sia. Per fare ciò, sono necessari: la giusta mentalità (da parte in primis del datore di lavoro, ma anche di base del lavoratore), i giusti strumenti “fisici” (forniti dall’azienda ed integrati in funzione delle proprie necessità) ed i giusti strumenti “virtuali”.

I requisiti per lo smart working: l’infrastruttura

Innanzitutto, l’impresa deve strutturarsi e mettere quindi il dipendente nella condizione di lavorare anche fuori dall’ufficio. La postazione di lavoro dovrebbe essere fedelmente riprodotta da remoto. La connessione internet deve essere valida e garantita. La privacy deve essere mantenuta (l’azienda dovrà investire in modo da garantire la sicurezza dei dati che dall’azienda stessa escono). Inoltre, l’azienda dovrà dotare il lavoratore di una infrastruttura adeguata.

Grazie alla tecnologia, l’impresa può dotare il lavoratore smart dei giusti strumenti virtuali. Il ricorso al cloud è fondamentale nello smart working, per poter svolgere la propria mansione e mantenere il contatto con colleghi e capi. Grazie al cloud, infatti, oggi è permessa la consultazione, l’utilizzo e la modifica dei documenti presenti in ufficio, da qualunque dispositivo in qualunque posto. Bisogna essere autorizzati e possedere credenziali di accesso, e il gioco è fatto.

Scegliere dove lavorare

Lavorare da remoto non significa necessariamente lavorare da casa. Se non si vuole (per non portare il lavoro nella vita privata) o non si può (non si ha lo spazio fisico) lavorare da casa, ci si può appoggiare a spazi ad hoc, come i coworking. Numerose applicazioni aiutano nella ricerca di spazi in funzione della zona e delle caratteristiche ricercate. DeskNear.me permette di trovare la “scrivania” desiderata, nel mondo. WorkSnug si basa su feedback dei clienti, per trovare non solo coworking, ma spazi con connessione internet e le condizioni ambientali idonee. ShareDesk permette di trovare spazi di coworking o uffici arredati, nel mondo.

Gli strumenti fisici per il lavoro da remoto

Oltre alle applicazioni ed alla consultazione di documenti da remoto, l’azienda dovrà fornire all’impiegato i giusti mezzi fisici per poter lavorare da casa. Smartphone, cuffie, pc e tablet, webcam, strumenti per consentire le videochat e gli aggiornamenti in tempo reale con lo spazio di lavoro. Il lavoratore può poi apportare le proprie modifiche a ciò che dall’azienda gli viene fornito.

Un’ottima alternative alle cuffie auricolari, ad esempio, per isolarsi dai rumori di fondo (presenti in casa o nello spazio di coworking, con il vicino costantemente al telefono) sono le cuffie professionali wireless “noise-cancelling”, per sentire e farsi sentire meglio.

E’ possibile utilizzare sul proprio pc, in ufficio o da remoto, l’app F.lux. Questa adatta la luminosità dello schermo al momento della giornata, per non affaticare la vista.

Una caricabatterie prtatile o “power bank” potrebbe essere fondamentale per poter ricaricare sempre ed ovunque i propri dispositivi. Specie per lo smart worker che lavori al di fuori delle quattro mura.

Le app utili allo smart worker

Sono molte le applicazioni on line, facilmente utilizzabili, che con differenti scopi permettono di lavorare da remoto.

  • Controllo

    TeamViewer o equivalenti, un sistema che tramite credenziali di accesso, rende possibile accedere al desktop del proprio pc o direttamente del server, in ufficio.

  • Condivisione di documenti

    Google Drive permette di trascinare in cloud in cartelle suddivise tutti i documenti che si vogliono avere a disposizione ovunque. Permette anche di condividerne la visualizzazione (in modalità sola lettura o con possibilità di porre modifiche) con altri utenti registrati ed autorizzati. WeTranfer consente di spedire velocemente via mail contenuti anche molto pesanti.

  • Firma di documenti

    Docusign consente la firma elettronica di documenti on line.

  • Telefonate

    Skype, app in voga ormai da anni, permette call conference e videochiamate. Messagenet o simili, basati sulla tecnologia VoIP (dunque necessitano di linea internet), molto utile per chiunque non si appoggi alla linea fissa, ma voglia comunque un numero di telefono. Il numero è gestito tramite app sul proprio smartphone o tramite trasferimento di chiamata. Whatsapp può tornare utile, qualora si abbia a disposizione un telefono aziendale, per condividere velocemente informazioni in gruppi dedicati.

  • Check-list

    Evernote è un’applicazione che consente di organizzare e condividere note.

  • Monitoraggio e condivisione delle attività lavorative

    Basecamp consente di monitorare le attività lavorative, comunicare con colleghi e responsabili, pianificare progetti. Asana e Trello permettono di lavorare in team da remoto, Trello in particolare, consente non solo di condividere progetti e to-do-list con altri utenti, ma anche di assegnare i singoli task dei membri del team; permette di gestire promemoria e checklist. Slack è strumento di comunicazione aziendale che permette tra il resto di effettuare scambi informativi e di business. Idonethis invia quotidianamente report su attività e progressi dei lavoratori connessi.

  • Fatturazione

    Expensify consente tramite foto, di salvare sul proprio smartphone documenti come fatture e di registrarli in contabilità. Utile in aggiunta ai programmi che eventualmente fornisce l’azienda per fatturare.

  • Registrazione vocale

    Dragon Dictation, app di registrazione vocale, offre la possibilità di dettare messaggi e testi in genere, anziché scriverli, risparmiando tempo. Any.do, sempre tra le applicazioni atte alle to-do-list, ha lo scopo di appuntare liste di attività grazie però al riconoscimento vocale.

  • Calendari

    GoogleCalendar o applicativi equivalenti, permettono di programmare le attività, gli eventi, le prenotazioni, gli appuntamenti, in condivisione con il proprio team di lavoro. Così tutti ne rimangano aggiornati in tempo reale.

Le app per gestire le pause

Lavorare da remoto significa gestire il proprio tempo nel migliore dei modi; esistono così una serie di applicazioni nate con lo scopo di gestire le pause.

Da un lato, è più facile distrarsi. Arriva in soccorso RescueTime: lasciata in background, monitora la quantità di tempo speso nelle varie attività, bloccando i siti precedentemente da noi indicati come potenziali distrazioni.

D’altro canto, si rischia di non staccare mai la spina. Per questo è nata FocusBooster, che tiene traccia dei tempi di lavoro, suddividendo le attività da svolgere in task di 25 minuti di durata (intervallate da 5 minuti di pausa).

 

_Elena

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Smart working contro i più scettici

Nonostante i notevoli successi riscossi, lo smart working ha ancora un nemico dal quale guardarsi: lo scetticismo. Non a caso, nella classifica europea relativa alla sua diffusione, l’Italia è il fanalino di coda, con solo il 7% di lavoratori che ne fanno uso. Tanto è vero che, se da un lato molte aziende diffidano dall’adottare nuove soluzioni, dall’altro quasi il 40% dei lavoratori italiani è scettico al riguardo.

Come spiegare che è possibile lavorare anche comodamente seduti sul divano di casa?

È ancora troppo radicata l’idea che il farsi vedere mentre si lavora sia più importante di ciò che si fa lavorando. Inoltre, che valgano più le ore di permanenza in ufficio rispetto gli obiettivi raggiunti.

Tanto temute, inoltre, sono le distrazioni casalinghe: famigliari, figli, coinquilini. Senza contare la preoccupazione del dover fare le faccende domestiche o le continue tentazioni a cui si è sottoposti lavorando fianco a fianco con il frigorifero.

Come ovviare al problema?

Qui entriamo in campo noi, o meglio, la sempre più diffusa offerta di spazi condivisi di lavoro, proprio come il nostro. Grazie a questi spazi, è possibile lavorare vicino a casa, gestire l’orario in totale autonomia e dove le occasioni di contatto umano, che di certo non mancano, eliminano completamente la percezione di isolamento ed alienazione nella quale possono invece ricadere coloro che lavorano da casa.

_Serena