organizzazione

Organizzazione: un buon proposito per l’anno nuovo

Obiettivo del 2020: organizzazione. I primi giorni lavorativi del nuovo anno infatti, come quelli post ferie estive, sono tra i giorni più stressanti di tutto l’anno. Dopo un periodo di riposo, riprendere la routine lavorativa tra mille attività che si accavallano, significa organizzare i propri impegni.

A volte è complesso concentrarsi su un determinato lavoro, a causa delle innumerevoli distrazioni. Ma per aumentare la produttività, devono essere chiare le urgenze e dunque le priorità.

Stabilire tempi e modi di attività dove è richiesta più attenzione.

Fondamentale è stabilire i tempi di determinate attività. Ad esempio, svolgere compiti più complessi in tempi e luoghi definiti, per mantenere la concentrazione. Appartarsi, delegare il delegabile e staccare momentaneamente i ponti da telefono e mail. Sta alle capacità di ognuno, riconoscere i momenti della giornata in cui si è più produttivi, e se possibile assecondarli, nei modi più opportuni. Un metodo che spesso funziona è quello di svolgere le attività mentalmente più impegnative al mattino presto. C’è chi ricerca il silenzio più assoluto; ma anche chi si concentra di più con la musica accesa o in pieno pomeriggio.

Per mantenere la concentrazione, sarebbe opportuno disattivare le notifiche. Dunque scollegarsi dai social. Infine creare un buon ambiente di lavoro. Andrebbero create e rispettate liste.

Non solo organizzazione: buona memoria

Non è solo questione di capacità organizzative, però. A volte è questione di memoria e capacità di svolgere più lavori contemporaneamente. Per aiutare la memoria, è utile effettuare schemi, tabelle e appunti. Questo per richiamare subito alla mente quali sono i riferimenti. Sul multitasking, invece, essere una mamma aiuta moltissimo!

Gestire un calendario

Personalmente, l’uso di un calendario (in particolare in condivisione con i colleghi) è uno dei principali metodi per mantenere l’organizzazione. Soprattutto perché vengano distinte le cose fatte da quelle ancora da fare. Per qualcuno può sembrare una perdita di tempo. Ma quando la gestione di molte mansioni avviene anche da parte di più utenti, ricorrere a questo metodo è un grande risparmio di energie.

Vale anche fare liste delle “things to do”, a patto che rimangano fisicamente o in memoria da qualche parte. I post it sono utili, ma il rischio di perderli o buttarli è troppo alto. E poi sono dispersivi.

Anche le distrazioni vanno organizzate

Per lavorare in maniera produttiva, le distrazioni devono esserci, ma anche esse concentrate in uno spazio ed in un tempo definiti. Infatti, nella pianificazione del proprio tempo vanno considerate anche le pause. Inoltre, nel momento in cui il lavoro termina, bisognerebbe avere la capacità di staccare, completamente.

Pianificare anche gli appuntamenti

Un altro fattore che ci fa perdere tempo utile, è l’incapacità di pianificare i nostri appuntamenti. C’è infatti chi pur di prendere più appuntamenti possibili, fa attendere davvero troppo i clienti. Oppure chi per cercare di incastrare tutti gli impegni, ne prende troppi senza portarne bene a termine nessuno. O ancora chi perde più tempo nell’organizzare i propri appuntamenti, perché non riesce a gestire in maniera ottimale un calendario.

Riconoscere quando è il momento di staccare

Le principali fonti di perdita di tempo sono imputabili alla nostra incapacità di organizzazione. Spesso non sappiamo dare una scala di priorità oppure non vogliamo smettere di lavorare, pur essendo stanchi. In altri casi siamo disinteressati a quello che stiamo facendo, semplicemente svolgiamo la mansione. Dunque siamo improduttivi. A volte, continuiamo a rimandare, senza mai prendere la decisione di affrontare un problema. Oppure siamo stressati e dunque discontinui.

Quante volte capita di aver passato una giornata tra mille corse, e avere la sensazione di non aver concluso nulla?

Nella maggior parte di casi, la soluzione sta semplicemente nel riconoscere il problema. Se capiamo di essere stanchi, distratti, o ci rendiamo conto che non stiamo producendo come dovremmo, dovremmo semplicemente riconoscerlo. E prendere una pausa.

Responsabilità: si può delegare?

Nell’organizzazione, è anche da stabilire se tutti i lavori devono essere portati a termine dal diretto interessato o se ci sono attività delegabili. Dunque in che termini lo sono: è molto importante infatti definire fino a dove arrivano le proprie responsabilità e dove iniziano quelle degli altri. Specie quando questi ultimi sono stati identificati da noi per farlo. Per tutte le attività che non si possono delegare, nella loro pianificazione va assegnata una priorità. Vi saranno dunque in scala, attività:

  • indispensabili, che richiedono la massima priorità;
  • meno urgenti, che devono essere svolte ma possono anche essere rimandate;
  • “piacevoli”, che possono essere portate a termine solo dopo il dovere.

Per tutte quelle attività non delegabili e che hanno priorità massima, va anche valutato se può essere d’aiuto la tecnologia per portarle a termine, per semplificarle e velocizzarle.

Il controllo: fondamentale tanto quanto l’organizzazione

Nella pianificazione, obiettivi, mezzi, risorse, responsabili, tempi e termini devono essere chiari da subito. Ma non devono nemmeno essere trascurate le attività di controllo. Nel caso in cui si deleghi, un occhio di controllo deve sempre esserci, per sapere che il lavoro venga svolto, e nei modi richiesti. Ma il controllo deve esserci anche su noi stessi. Ad esempio, non è mai una perdita di tempo una bella rilettura ad una mail, più o meno importante che sia. Non devono esserci errori di calcolo o di ortografia, perché in molti casi è la prima impressione che conta per essere valutati dall’interlocutore.

 

_Elena

smartphone

La comunicazione aziendale: smartphone, mail e chat

Smartphone: l’ufficio in tasca

Nel mondo del lavoro rimane sempre fondamentale la telefonata come mezzo di comunicazione. Ma mentre un tempo, nell’ufficio tradizionale a farla da padrone era il telefono fisso, oggi uno dei principali mezzi di lavoro se non il più importante, è lo smartphone.

Le capacità dello smartphone

Nella quotidianità, lo smartphone, oltre al principale ruolo di invio e ricezione chiamate, viene utilizzato per numerosissimi altri scopi. Molti dei quali lavorativi.

Applicazioni più disparate sono installate per editare foto, per aggiornare i propri stati sui social, per effettuare pagamenti, per rimanere in contatti tramite i canali più svariati. Lo smartphone serve per entrare in banca e fare rapidamente pagamenti o consultare l’estratto conto. Per ricevere ed inviare mail da qualunque casella di posta collegata.

Insomma, serve per avere sempre l’ufficio “in tasca”. L’accessibilità a tutte le app infatti rende lo smartphone un potentissimo strumento per lavorare e svolgere innumerevoli incarichi. In alcuni casi è proprio attraverso lo smartphone che avviene lo smart working. Se una volta al mese si lavora infatti in modalità agile, spesso è inutile e dispendioso sottoscrivere contratti di connettività internet da casa. Basta attivare il proprio dispositivo come hotspot al quale collegarsi per qualunque attività on line. Le connessioni (anche quelle con cellulare) sono sempre più potenti, e sempre più garantite in up e download.

La telefonata cambia mezzo e canale

A cambiare non è solo il mezzo, ma anche il canale attraverso il quale la comunicazione telefonica avviene. Molte aziende infatti, si stanno convertendo al VoIP. Se queste hanno più sedi sparse per il mondo infatti, i collaboratori comunicano telefonicamente tramite internet, a costi ridicoli e con ottime performance. Addirittura si possono ormai svolgere videoconferenze o chiamate con più utenti contemporaneamente, tramite Whatsapp o Facetime. Dunque tramite la propria linea internet.
Inoltre, è sempre più semplice installare veri e propri centralini VoIP. E tramite Messagenet o equivalenti è possibile attivare uno o più numeri VoIP personalizzati nel prefisso. Ad esempio, si può attivare un nuovo numero con prefisso di Milano, pur rispondendo da Torino, o da qualunque altro luogo, tramite app o trasferimento di chiamata sul proprio smartphone.

La chat per comunicazioni aziendali

Abbiamo già detto che sempre più ci si appoggia alle chat anche per comunicazioni aziendali. Spesso, è molto più rapido contattare i propri colleghi o inviare aggiornamenti e foto ai propri responsabili, che tramite altri mezzi. Avere sempre in tasca lo smartphone infatti facilità e velocizza questo tipo di comunicazioni.

Le chat inoltre sono utilizzate sempre più anche per comunicazioni con i clienti. Normalmente piccole e grandi aziende che hanno a che fare col privato, sfruttano proprio questo canale per dare informazioni. Ed i clienti apprezzano poter comunicare in questo modo.

Le mail, in azienda e in smart working

Come abbiamo già avuto modo di dire nel precedente articolo, oggi il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. Negli uffici a stampo tradizionale come in attività aperte allo smart working.

Nel primo caso, tramite mail avvengono tutte le comunicazioni necessarie al buon funzionamento dell’azienda. Contatti con clienti e fornitori, preventivi e ordini, comunicazioni, aggiornamenti con i responsabili. Tutte queste comunicazioni ed altre ancora viaggiano per via scritta.

Nel caso dello smart working, oltre alle normali comunicazioni, è fondamentale mantenere il contatto con l’azienda ed i colleghi che in essa rimangono. Infatti, tramite il lavoro agile le persone escono, fisicamente, dalla principale sede di lavoro. Ma ad essa devono rimanere collegate per collaborare con i colleghi e condividere gli sviluppi del progetto. Una buona parte del tempo lavorativo dunque viene spesa per l’invio di posta e di aggiornamenti.

La conoscenza aziendale “imprigionata”

Una conseguenza di questo processo, è che moltissime informazioni restano letteralmente “imprigionate” all’interno della casella di posta. Le caselle di posta sono infatti la principale e più immediata fonte di ricerca di preziose informazioni necessarie nell’immediato. Informazioni alle quali in quel preciso momento non abbiamo accesso da altre fonti. Basta digitare la parola chiave sotto “cerca” e compariranno anche comunicazioni molto vecchie. Tutte le informazioni sono così accessibili, da qualunque dispositivo e in qualunque momento.

Tutto ciò ha portato alcune aziende ad impedire l’uso delle mail per comunicazioni con i colleghi. Si appoggiano oggi a software appositi, che gestiscano quanto meno le comunicazioni interne.

comunicazione

Le forme di comunicazione, in privato e in azienda

Come è cambiato il modo di fare comunicazione, in privato o nel settore aziendale, nel tempo? Quali forme e sistemi si utilizzano oggi?

SMS

Un tempo, a cavallo tra gli anni ’90 e 2000, dopo lo “squillo”, il principale canale di comunicazione era l’sms. Tutti iniziavano ad avere il cellulare, non si aveva la connessione internet ed erano spesso attive offerte per l’invio di centinaia di sms (chi non ricorda la famosa “Christmas card”?).

Oggi, gli sms stanno scomparendo, soppiantati dall’accessibilità di tutti ad internet. Solo pochi si appoggiano ancora agli sms: alcune aziende inviano pubblicità tramite sms (perché per le promozioni non possono essere usate altre app). I gestori di telefonia inviano comunicazioni per avvertire l’avvenuta ricarica. Alcuni corrieri avvisano dell’arrivo di merce, tramite sms. Questo, perché i messaggi “brevi” hanno un costo, e perché utilizzarli quando siamo circondati da app gratuite che compiono meglio le stesse funzioni?

Gli stessi social permettono l’invio di comunicazioni per le quali non si attende una risposta (ad esempio Twitter). Oppure permettono di comunicare anche a più utenti contemporaneamente (ad esempio Facebook tramite Messenger).

Telefonata

La telefonata come mezzo di comunicazione è molto meno utilizzata di un tempo. Nel privato, non si vuole “disturbare” chiamando qualcuno quando potrebbe non essere disponibile. Molto meglio un messaggino che dica “ehi quando hai tempo rispondi”. Ma vale anche la regola che “verba volant scripta manent”. Lavorativamente parlando, la stessa comunicazione che arriva in anteprima via telefono, di solito si richiede che avvenga anche in forma scritta, per confermare quanto detto a voce. Anche per poterlo inoltrare a chi di interesse.

Bisogna però dire che anche la telefonata è cambiata, nel corso del tempo. Le stesse app che permettono di chattare, consentono anche di telefonare. Gratuitamente (ossia solo tramite consumo di banda). Come il primissimo Skype, tramite VoIP consentono di effettuare chiamate anche internazionali a costi ridottissimi.

Email

Oggi il principale mezzo di comunicazione (nel privato come tra aziende) è l’email. Per ricevere password, fatture, ordini.

Tant’è, che nel mondo del lavoro, il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. In particolare nella lettura, scrittura e risposta delle stesse.

Siamo strettamente legati alla ricezione delle mail. Guidati da una profonda curiosità, alla pari di quella di consultare i social. Vogliamo sapere, subito, quello che i nostri clienti cercano, cosa i nostri fornitori hanno da comunicarci. E poi c’è un fattore molto più “legale”, legato al fatto che tutto deve essere scritto. Ogni passaggio, ogni richiesta deve essere documentata da un via vai di email. Quando non c’è bisogno di ricorrere alla PEC, si tratta del mezzo di comunicazione scritto più rapido ed immediato.

Pec

L’unica forma di mail che abbia validità legale è la PEC. Dunque questa va in molti casi e dove richiesto (ad esempio disdette di contratti registrati) a sostituire l’invio della raccomandata. Si risolve il problema della data certa (un tempo bisognava ricorrere all’ufficio postale per il timbro di data certa), in quanto ha validità la data di invio della stessa. Ma per contro solo le aziende sono obbligate ad averla, i privati non sempre ne sono dotati. A meno che siano liberi professionisti.

Chat

Oggi come oggi sono sempre più privati ed aziende che si appoggiano alle chat. Pensiamo a Whatsapp, piuttosto che Telegram, Messenger. Sono comode, perché con la connessione internet sono sempre accessibili. Rapide, perché tramite registrazione vocale non si deve nemmeno spendere tempo a scrivere. Permettono comunicazioni “multiple”: tramite gruppi, non c’è bisogno di scrivere/telefonare ad ogni singola persona. Sono gratuite e si appoggiano alla linea internet. Permettono l’invio di foto oppure la condivisione della propria posizione, di contatti, di video.

Vengono utilizzate dal privato come dall’azienda. Infatti, sono utili per parlare con gli amici, per le comunicazioni genitori-scuola, ma anche per prenotare una sala o una seduta dalla parrucchiera o dall’estetista. Vengono richiesti assistenza, indicazioni, sono comunicate problematiche o inviate foto. Con o senza la propria volontà inoltre, spesso ci si trova immersi all’interno di comunicazioni che neanche vorremmo leggere.

Le chat sono talmente utilizzate, anche per lavoro, che qualcuno ha pensato di certificarle. Infatti sono uno tra i principali mezzi di comunicazione tra dipendenti che lavorano separatamente (in smart working ad esempio). Perché tutto deve essere più rapido, intuitivo, comodo, pratico. Alla portata di tutti, tramite smartphone personale (privato o aziendale).

Per certificarle farlo servirebbero però strumenti come firme digitali, che non tutti hanno.

domiciliazione

Domiciliazione: alcuni chiarimenti

Il business center 599 europa effettua anche servizi di domiciliazione. Qui vogliamo dare qualche chiarimento, sui tipi di domiciliazione e su quali servizi vengono inclusi.

In particolare, sono previsti:

  • recapito postale: per qualunque attività (azienda, ditta individuale o libero professionista) che voglia ricevere posta semplice o farla ritirare dal personale del centro;
  • unità locale: per aziende che vogliano riceve posta (anche raccomandate ed atti) all’interno del centro. In questo caso, dichiarano l’indirizzo del Centro alla Camera di Commercio. È previsto anche un contratto di noleggio ufficio perché si presuppone che in quanto unità locale si tratti di una sede dell’azienda, dove vi sia del personale;
  • domiciliazione legale: per aziende o ditte individuali che vogliano spostare o avviare la loro attività all’interno del business center. Devono queste dichiarare l’indirizzo dello stesso alla Camera di Commercio. Dunque possono ricevere posta, raccomandate, atti. Nel caso delle aziende alla domiciliazione può non essere associato un contratto di noleggio ufficio, mentre lo è nel caso di ditta individuale;
  • domiciliazione professionale: per tutti i iberi professionisti che dichiarino la sede del business center come sede principale delle proprie attività. Anche in questo caso è necessario associare alla domiciliazione un contratto di noleggio ufficio, in questo caso tassativamente continuativo.

Nel caso dei professionisti quindi, può essere utilizzato l’indirizzo del centro come domicilio professionale. Ma va fatto se e solo se a questo sia associato anche un contratto di noleggio continuativo di uno spazio. Quest’ultimo, inteso come la scrivania del coworking oppure normalmente un ufficio arredato, chiuso.

Per contro, aziende o liberi professionisti che noleggiano in maniera continuativa l’ufficio, possono dichiarare la sede del business center come propria unità operativa. Dunque non sono tenuti a sottoscrivere contratto di domiciliazione per aprire sede operativa o unità locale.

Domiciliazione e libri contabili

In ogni caso, il business center non può essere il luogo di tenuta dei libri contabili. Solitamente questi sono tenuti dal Commercialista dell’azienda. In fase di stipula del contratto infatti, a tutti coloro che richiedono domiciliazione vengono chiesti:

  • i documenti che accertino l’esistenza della ditta (visura camerale);
  • oppure gli atti di costituzione (qualora non ancora attiva);
  • i documenti dei titolari;
  • il certificato del luogo di tenuta dei libri contabili.

Domiciliazione senza contratto: è illegale

Capita a volte che aziende o professionisti dichiarino il centro uffici come loro sede, pur non avendo attivo alcun contratto (né di noleggio né di domiciliazione). In questi casi, il centro innanzitutto deve segnalarlo al diretto interessato. Dunque può respingere tutta l’eventuale posta in entrata. E in ultimo, può denunciare l’azienda alla Guardia di Finanza.

Un caso particolare: la domiciliazione professionale

Il domicilio professionale è la sede principale delle attività e degli interessi del professionista. Va inteso come luogo dove questi eserciti in modo stabile e continuativo le proprie attività. Questo si concretizza come lo spazio fisico dove avviene il fulcro delle proprie attività e delle relazioni economiche.

Una nota del 15 marzo 2019 del CNDCEC (Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili) ha cambiato le cose. Ha infatti stabilito che il collegamento tra professionista e l’Albo di riferimento deve essere la residenza oppure il proprio domicilio professionale.

Con questa nota, viene data la possibilità al professionista di scegliere di iscriversi all’Albo di appartenenza con la propria residenza oppure ad un luogo definito domicilio professionale. Essendo però questo inteso come luogo di svolgimento principale delle attività, tale deve essere.

I Consigli degli ordini territoriali, tramite questa nota, sono oggi tenuti a svolgere tutti gli accertamenti necessari per verificare il mantenimento dei requisiti di iscrizione (quale il domicilio professionale). Dunque tutti gli elementi che dimostrino la presenza nel luogo indicato. Pena la cancellazione dall’Albo. Il luogo principale di svolgimento delle attività è verificabile tramite una serie di criteri oggettivi. Ossia frequenza, continuità nelle prestazioni, giro di affari, contratti attivi.

Il professionista che voglia trasferire il proprio domicilio professionale, deve necessariamente trasferire anche la propria iscrizione, all’Albo di competenza del luogo in cui risulta il nuovo domicilio.

avvocato

Non tutti fanno coworking: l’avvocato

Prendiamo una figura professionale che potrebbe trovare in un coworking come 599 europa l’ambiente adatto per svolgere le proprie attività: l’avvocato. Qui infatti potrebbe:

  • disporre di un ufficio riservato, dove incontrare colleghi o clienti o telefonare;
  • accedere al proprio ufficio negli orari più disparati grazie all’accesso 24/7;
  • stampare in maniera riservata, grazie all’attivazione della stampante tramite badge personale;
  • pagare un canone mensile comprensivo dei principali servizi;
  • ricevere ospiti grazie ad un personale di reception attivo in orario ufficio;
  • apporre il proprio logo all’interno del Centro;
  • allargare la propria clientela grazie all’ambiente collaborativo che si sviluppa all’interno del centro;
  • sfruttare la connessione internet del centro per svolgere attività di back office;
  • eleggere il centro a proprio domicilio professionale.

Quali strumenti utilizza l’avvocato?

Non si tratta di una categoria professionale con grosse esigenze dal punto di vista degli strumenti informatici. Necessitano principalmente di telefono e pc. E questi ultimi vengono solitamente forniti loro dallo studio di appartenenza oppure sono di loro proprietà. Possono accedere da remoto ai loro gestionali (esattamente come i professionisti che lavorano da casa). Normalmente non hanno motivazioni economiche che li trattengano dal portare il proprio studio all’interno di un business center.

Allora perché questo professionista non utilizza il nostro ma nemmeno gli altri Business center?

Gli scogli possono essere molteplici. In primis, vi è un blocco culturale, rappresentato dal fatto che normalmente l’avvocato non può permettersi di assentarsi a lungo dal proprio studio. Questo per non essere da meno rispetto ai propri collaboratori, in termini di tempo e produttività. Quanto meno all’apparenza.

In secondo luogo, alcuni non si sentono tutelati in merito alla privacy, all’interno di strutture come i business center e i coworking. Se da una parte, come categoria, è abituato a condividere lo studio coi propri partner, d’altro canto non è pronto a condividerlo con altre categorie professionali.

Categorie professionali più “riservate”

Negli anni, all’interno di 599 europa coworking sono spesso stati noleggiati uffici da differenti professionisti per così dire di categorie più “delicate”, dal punto di vista della privacy. Abbiamo ospitato ed ospitiamo tuttora psicologi, commercialisti e curatori fallimentari, organizzatori di incontri personali. Da 599 europa, la rete internet è sicura e permette accesso univoco per ogni singolo ufficio, tramite pw regolarmente cambiata. L’accesso alla struttura è regolamentato da badge, che viene rilasciato solo con cauzione e fotocopia della carta d’identità. La stampante è regolamentata da attivazione tramite badge. I documenti possono essere mandati in stampa ma uscire solo nel momento in cui il badge personale attiva la stampante. Le pareti sono insonorizzate, e permettono di effettuare conversazioni e telefonate in maniera riservata. Tramite accordi con la reception, è possibile ricevere clienti in piena riservatezza.

Professionisti: meglio smart working che coworking

Insomma, sono molti i metodi che noi come altri coworking, applichiamo per dare spazio a tutti. Ma mentre molti studi professionali ricorrono allo smart working con il lavoro da remoto da casa, in generale è più difficoltoso per alcune categorie ricorrere al coworking. Non tanto per questioni di privacy, quanto più per blocchi culturali.