Smart working dal punto di vista del lavoratore

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Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, circa il 7% degli impiegati adotta lo smart working; si tratta nella maggior parte di uomini (69%) con età media 41 anni.

Lo smart worker è un lavoratore sempre più isolato, che mantiene contatti virtuali con l’azienda. Per periodi determinati (ad esempio qualche giorno al mese), può non essere più fisicamente presente in ufficio ma resta collegato virtualmente ad esso.

Poter decidere di ricorrere allo smart working è un vantaggio sotto molti aspetti: per le donne, che possono così gestire meglio gli orari per andare incontro alle esigenze famigliari; per i pendolari, perché l’ufficio flessibile riduce i tempi degli spostamenti, e ciò che ne guadagna è la produttività. Lo smart worker deve essere messo in grado di operare con i giusti strumenti tecnologici, per lo svolgimento del lavoro da remoto, e questo dipende comunque dal datore di lavoro. Il lavoratore deve, come normativa prevede, poter scegliere di appoggiarsi al lavoro agile: non tutti infatti sono pronti ad approcciarsi a questa modalità di lavoro; deve avere la possibilità di provare e di tornare alle condizioni precedenti qualora non si sentisse portato al lavoro da remoto. Da un lato, chi adotta il lavoro agile ha maggiore autonomia e indipendenza; d’altro canto, deve possedere un forte senso di responsabilità, una forte capacità di concentrazione ed un buon senso dell’organizzazione. Scattano dunque una serie di meccanismi impliciti: l’home worker tenderà ad essere più competitivo, dovrà rendere più di un office worker perché deve dimostrare di poter svolgere lo stesso lavoro anche al di fuori delle pareti dell’ufficio classico. Non dovrà cedere alle distrazioni e dovrà essere dotato degli stessi mezzi del collega in ufficio, dovrà avere una adeguata connessione ed una potente rete per accedere in cloud a tutti i documenti a cui accede il collega in postazione standard.

_Elena

Smart working e aziende

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Le aziende costantemente si adattano all’evoluzione del lavoro: dal momento che è stato regolato, sempre più puntano allo smart working, facendo svolgere il lavoro ai loro dipendenti da casa oppure da spazi di coworking.

Per le imprese, il ricorso al lavoro “smart” deve significare in primis un sensibile calo delle spese immobiliari e di gestione, dunque un aumento della produttività, una accelerazione dell’innovazione e della competitività ed anche una maniera per attirare i migliori talenti. Alcune imprese mirano a diminuire gli spazi non utilizzati adottando la scrivania “flessibile”, la modalità nella quale la postazione del dipendente non sarà fissa all’interno dell’ufficio ma questa varierà in funzione della disponibilità o della prenotazione; altre applicano lo allo smart working in toto. Perché il lavoro agile funzioni, è chiaro che le imprese si debbano adeguare, dotandosi di una buona infrastruttura virtuale, ossia di applicazioni che mettano in contatto il personale per avere sempre sotto controllo la situazione; di sistemi per svolgere riunioni e meeting da remoto; di programmi che permettano di accedere in cloud ai dati presenti in ufficio come di sistemi per mantenere la sicurezza informatica sui dati che “escono” e potenziare l’attuale rete aziendale.

Ad oggi, il 30% delle grandi imprese in Italia sfrutta i vantaggi del lavoro agile. Se è vero che il fenomeno tra le grandi aziende italiane è sempre più diffuso, difficile è che riescano a gestirlo le piccole imprese, per due ordini di motivi: innanzitutto, una mancanza di cultura nel settore, si tratta di un fenomeno ancora troppo giovane perché molte aziende siano aperte e pronte a recepirlo. In secondo luogo, l’adeguamento ha un certo prezzo, che non tutti sono pronti a sobbarcarsi.

Quali aziende in Italia, effettivamente, sono ricorse al lavoro agile? Tra le grandi aziende, anche le pubbliche amministrazioni. Ferrovie dello Stato ha avviato un periodo di prova di un anno: 500 dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo prescelto da 4 a 8 giornate al mese; l’azienda fornisce ad ogni lavoratore tutti gli strumenti informatici necessari e pone ad ogni lavoratore obiettivi misurabili.

Tra i grandi nomi spuntano anche American Express, Vodafone, Ferrero, Barilla, Enel, Siemens, Microsoft; Fastweb è ricorsa al lavoro agile dal 2015. Ma anche Alstom, Philips, Sisal, Unicredit, Qui!Group, Sanofi.

_Elena

L’evoluzione del lavoro: lo smart working

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Cambia lo spazio di lavoro, non solo in termini di dimensioni, ma anche dal punto di vista della tipologia. A maggio, il Senato ha approvato in via definitiva il disegno di legge sul lavoro autonomo, riconoscendo di fatto lo smart working, o lavoro agile, e dando maggiori tutele ed agevolazioni non soltanto ai liberi professionisti, ma anche a grandi e piccole imprese (nonché alle pubbliche amministrazioni) che si affaccino a questa realtà.

Lo scopo è sempre lo stesso: per il datore, aumentare la produttività e diminuire i costi di gestione dell’ufficio, andando a ridurre le spese immobiliari; per il lavoratore, aumentare la conciliazione tra casa e lavoro.

Ma come funziona, in sostanza, lo smart working? Si tratta di una modalità oggi attiva a tutti gli effetti, attraverso la quale il rapporto di lavoro può essere svolto sia all’interno dei locali aziendali, sia all’esterno, a discrezione dell’impiegato e/o dell’azienda. Il lavoratore può scegliere dove lavorare: da casa, dal bar, dal coworking; grazie allo sviluppo della rete, alla connessione wifi e a lavori che sempre più sfruttano la tecnologia cloud, ecco che si riduce lo spazio lavorativo necessario (lo sapevate che negli ultimi 10 anni, lo spazio individuale per ogni impiegato è passato dai 23 ai 17 mq?) e diminuiscono gli strumenti di cui il lavoratore necessita.

Nessun vincolo di orario (ad esempio 9.00 – 18.00), sempre però entro i termini orari stabiliti da contratto. Vengono stabiliti i tempi di riposo, i dispositivi da utilizzare (il datore è comunque il responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore) e le misure da adottare per assicurare la disconnessione dagli strumenti.

Come avviene però effettivamente il controllo del lavoro svolto fuori dall’ufficio? Tramite obiettivi, posti dall’azienda; il trattamento economico è lo stesso di quello riconosciuto per la stessa attività svolta nei locali all’interno dell’azienda.

Quali i benefici? Gli Osservatori del Politecnico rilevano come nelle aziende che adottano lo smart working si assista ad un generale aumento della produttività, alla riduzione dei costi immobiliari, ad una netta riduzione dell’assenteismo, nonché al miglioramento del clima aziendale.

_Elena

La stampante del coworking: quali caratteristiche?

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All’interno di un qualunque spazio di lavoro, certamente non può mancare una stampante, sebbene il termine “stampante” sia riduttivo. Infatti il dispositivo deve permettere non solo di stampare (da pc o chiavetta), ma anche di fare copie, scansioni su chiavetta o via mail e all’occorrenza anche gestire invio e ricezione di fax. L’ideale è che il dispositivo stampi in più formati (A3, A4, A5) e che sia possibile scegliere se stampare/copiare in bianco e nero o a colori.

In uno spazio di coworking però, trattandosi di un dispositivo in condivisione, è fondamentale che la stampante risponda a determinati fondamentali requisiti. Innanzitutto, la privacy deve essere garantita: i processi di stampa devono essere controllati e comandati dall’attivazione tramite badge o codice. Solo nel momento in cui viene digitato il codice personale o viene passato e riconosciuto il badge personale precedentemente attivato, i processi in coda saranno tutti visibili sullo schermo della stampante.

Un grande vantaggio è offerto inoltre dalla possibilità di annullare la stampa: quante volte capita di mandare in stampa documenti per sbaglio. Ebbene, la stampante deve dare la possibilità fino all’ultimo momento di scegliere se eliminare un lavoro mandato erroneamente in stampa.

Il dispositivo poi deve essere posizionato in un luogo comodamente accessibile, dovrebbe essere rapido e dall’utilizzo intuitivo, semplice da utilizzare e sicuro.

Chiaramente che le stampe siano comprese o meno nel costo della postazione, deve esserci un controllo sul numero di copie: niente di meglio di un software che ne controlli non solo la quantità, ma anche la tipologia delle pagine mandate in stampa (scansione? Copia? Stampa? Bianco/nero o colore?) per ogni singolo utilizzatore, e che permetta per esempio a più utilizzatori sotto una stessa partita IVA di ricevere un’unica fattura.

L’assistenza deve essere immediata: con dispositivi sempre più evoluti è sempre più complesso per persone non del mestiere intervenire in caso di guasti; l’assistenza, possibilmente anche da remoto, deve sempre giungere tempestiva.

Ebbene, da 599 europa sono presenti esattamente due dispositivi che rispondono a tutte le esigenze precedentemente elencate per uno spazio di coworking.

_Elena

10 pause da 5 minuti: come aumentare la produttività in coworking

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  1. 5 minuti per il caffè. È il consiglio più antico: la potenza (mentale) di un caffè è assicurata.
  2. 5 minuti per la lista giornaliera. Le “to do list” sono la vita! Sono il modo migliore per organizzare gli impegni e scandire i tempi. Lavorativi e non.
  3. 5 minuti per chiacchierare. Chiacchiera con i colleghi o altri coworkers: le migliori idee nascono proprio così, mentre ti intestardisci contro un problema, ne parli con qualcuno, e questo ti darà spunti ai quali non avevi pensato.
  4. 5 minuti per le notifiche. Mentre lavori lascia il cellulare silenzioso, e decidi di leggere tutte le notifiche in un certo momento della giornata.
  5. 5 minuti per aggiornarti. Leggi: un giornale, un articolo del blog che segui, qualche pagina di un libro. È il miglior modo per rimanere aggiornato e allo stesso tempo trovare nuovi spunti.
  6. 5 minuti per il brainstorming. Se lavori con colleghi, dedica del tempo non solo a fare il punto della situazione ma anche a buttare su un foglio le idee che ti passano per la testa.
  7. 5 minuti per scrivere. Anche se non sei bravo nella scrittura, prova a prendere un foglio e scrivere le parole che ti passano per la testa. Libera la mente (e la fantasia).
  8. 5 minuti per cercare una parola. Ogni giorno, prova a cercare su google una parola a caso: scopri tutti i significati e i contesti in cui può essere usata.
  9. 5 minuti per il giardinaggio. Se hai qualche pianta in ufficio, bagnala, togli le foglie secche, prenditene cura.
  10. 5 minuti tutti per te. Ultimo consiglio, ma non per importanza: in una lunga giornata di lavoro dedicati 5 minuti, saranno rigeneranti. Fai yoga oppure ascolta musica oppure gioca a sudoku, vai su Youtube. Per 5 minuti. Non di più.

Elena

Quando una mamma torna al lavoro: l’aiuto del coworking

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Ne abbiamo già parlato in passato, ma l’argomento ci sta particolarmente a cuore: come conciliare l’essere mamma con l’essere lavoratrice, se non ci sono i “santi” nonni? Ebbene, alcune grandi aziende rispondono a questa esigenza in diversi modi:

  • creando nidi aziendali (ad esempio Unicredit, Micfrosoft Italia) interni o convenzionati;
  • creando nidi in condivisione tra diverse aziende (ad esempio Fiat, Geox, Nestlé, nonché diverse realtà pubbliche), gestiti da società esterne;
  • promuovendo lo smart working (ad esempio Vodafone), dando cioè la flessibilità, in termini di orari e spazi di lavoro, alle mamme al rientro della maternità.

Quest’ultima soluzione è anche quella che più fa a caso delle mamme libere professioniste: i coworking oltre a dare loro uno luogo fisico e/o virtuale dove lavorare, danno parallelamente spazio ai loro bimbi all’interno di asili affiancati e convenzionati, gestiti da educatrici qualificate. Sull’onda di Piano C, il primo spazio di questo tipo nato alcuni anni fa a Milano, a gennaio ha aperto le porte anche Comama, realtà di Bari che si pone l’obiettivo di diventare uno spazio di ripresa graduale del lavoro post-maternità.

Tra le mamme, siano esse dipendenti o freelance, i benefit maggiormente apprezzati sono la possibilità di appoggiarsi allo smart working e l’accesso a bonus per baby sitter e asilo, piuttosto che sfruttare nidi aziendali, più esosi e poco flessibili in termini di orari. Inoltre tramite agevolazioni alle aziende che promuovono lo smart working, si mira ad un maggiore utilizzo del congedo parentale anche da parte dei papà: dunque vedremo sempre più mamme e papà portare i figli all’asilo accanto al loro ufficio temporaneo!

_Elena

Una scrivania nel bosco

forest-272595_640Pensi mai a quanto potrebbe essere più produttiva la tua attività se lavorassi circondato da qualcosa che veramente ti piace? Più leggerezza, meno oppressione e nuovi stimoli. Le relazioni con i colleghi e l’ambiente possono influire tantissimo sul lavoratore e i suoi risultati. L’armonia e la serenità sono importanti per vivere e lavorare al meglio, per questo spesso dedichiamo gli articoli del nostro blog ad argomenti che possano incuriosirvi, darvi nuovi spunti per i vostri progetti e perché no anche  farvi sognare. Insieme abbiamo scoperto uffici galleggianti, coworking in paradisi tropicali, cabine telefoniche che si trasformano in postazioni di lavoro, ma ancora non abbiamo detto nulla sulle scrivanie nel bosco. In Italia gli amanti del verde dovranno ancora aspettare, perché il progetto al momento si trova solo nei Paesi Bassi, ma lo staff spera che l’idea possa prendere piede anche in altri Paesi, come Svezia, Grecia, Spagna e Stati Uniti. Kantoor Karavaan (che dall’olandese può essere tradotto come ufficio in roulotte) è un progetto di Tipping Point Foundation, partito nel 2015, che prende spunto da Sustainsville, un hub immerso nella natura, una comunità di creativi che lavora per lo più in casette sugli alberi. Kantoor Karavaan è “una versione più mobile di questo concetto” dice Tom van de Beek, uno dei fondatori.

Dall’incontro tra business e natura nascono tante piccole vecchie roulotte convertite in uffici, posizionate in contesti completamente verdi, tra foreste e campagne olandesi. Queste scrivanie condivise sono dotate di connessione wifi, macchinette del caffè, una mini cucina per il pranzo e sono ecocompatibili perché utilizzano l’energia solare. Basta portare il computer da casa ed il gioco è fatto! E se si lavora in team, non ci sono problemi perché sono a disposizioni anche roulotte più grandi pronte ad ospitare gruppi di lavoro. Con il silenzio di cui hai bisogno, la massima libertà e tutto il senso di pace che ne deriva, ricarichi il pc, lo smartphone e te stesso senza alcuno stress.

_Serena

Lavorare in paradiso

spiaggiaÈ ufficialmente partito il countdown per le vacanze, voi cosa state aspettando? Siete ancora alle prese con le valigie o vi state già godendo il sole in spiaggia?

 Per molti prendere una pausa dal lavoro, dallo stress del mondo digitale, dalla routine quotidiana è indispensabile; per altri invece è fondamentale essere in grado di lavorare anche quando si viaggia. Stiamo parlando di loro, degli instancabili, di quelli che non hanno nessuna voglia di mandare in vacanza il proprio progetto. Popolo dei freelance niente paura, partite anche voi, potrete lavorare ovunque! Lo sapete infatti, sono sempre più numerosi gli attrezzatissimi spazi di coworking vista mare nel mondo. Ma che il fenomeno sia ormai più che diffuso non è una novità,  non è infatti di questo che voglio parlare oggi!

 Avete mai pensato di andare in workation? O forse non sapete neppure di che cosa si tratti? Il termine è un  neologismo che nasce dall’unione dei due vocaboli inglesi “work” e “vacation” e ben rappresenta la nuova era digitale. Chi l’avrebbe mai detto che un giorno due concetti così opposti si sarebbero fusi in un’unica realtà? Con questa formula ci spingiamo oltre il semplice coworking, parliamo di pacchetti unici che includono sia l’alloggio che lo spazio di lavoro, il tutto in luoghi di vacanza incantevoli. E dove si trovano? Quale potrebbe essere la destinazione più adatta a voi? Le Canarie ad esempio offrono una vasta scelta di coworking e workation, in particolare Gran Canaria e Tenerife; oltre Europa invece scegliete il Messico con Next Coworking , Punspace a Chiang Mai, una delle principali città della Thailandia, o volate a Bali verso Co-work Paradise. Queste sono solo alcune delle mete dove è possibile viaggiare, divertirsi, conoscere altre culture e riposare senza mai sentirsi in colpa per avere accantonato il lavoro. Insomma per chi proprio non può farne a meno, la possibilità di dedicare qualche ora agli impegni lavorativi anche nei paradisi tropicali c’è! Fate però attenzione a non farvi prendere troppo la mano perché il rischio è quello di rinunciare alle vacanze vere e proprie. Ritagliatevi sempre dei giorni senza pc per staccare veramente la spina! Buone vacanze a tutti!

_Serena

E adesso un pò di storia… Le origini dei Business Center

06Possiamo dirlo, quello scorso è stato decisamente un weekend all’insegna dei Business Center. Partecipare alla tavola rotonda e al Workshop di Bologna è stato per noi più che stimolante. Abbiamo nuovi progetti, nuove idee… Insomma stiamo lavorando per voi!

I Business Center sono ormai una realtà sempre più diffusa in Italia e nel mondo. Tutti sanno cosa sono, ma quanti conoscono le loro origini? Per capire come nasce il fenomeno dobbiamo fare un grosso salto temporale e raggiungere il 1929, l’anno della grande depressione. Siamo in America, perché si sa, i grandi progetti partono sempre da lì! Tutto ha origine dalla genialità di alcuni gruppi di avvocati che, colpiti da una crisi economica soffocante, abbozzano un primo progetto di ufficio condiviso, dove utilizzare in comune librerie legali, raccolte giuridiche, sale riunioni ed anche segretarie (le nonne delle moderne segretarie virtuali). La circolazione di questo progetto permette la nascita, all’incirca 40 anni dopo, dei primi Business Center nel continente. Un iniziale franchising del settore viene alla luce a San Francisco verso la metà degli anni 70 da T. J. Tyson;  mentre Paul Feagan, avvocato di Los Angeles, tra il 1971 e il 1980 crea una rete di 180 centri, ridotti a 30-35, acquisiti in seguito da Barrister Executive Offices, tutt’oggi gruppo di successo nel settore.

E il nostro Paese come viene raggiunto dal fenomeno? Questo nuovo modo di intendere l’ufficio  oltrepassa l’Oceano e sbarca nel 1974 nella Penisola con Sebastiano Carpentieri, dirigente che aveva provato in prima persona l’esperienza durante un soggiorno di lavoro negli Stati Uniti. Inizia così l’era dei Business Center anche da noi!

_Serena

 

Coltivare la terra in coworking

ortoIn ogni coworking regna la condivisione. 599 europa ne è la prova: qui condividiamo spazi, scrivanie, idee, progetti e sogni. Ma cosa significa condividere? Possedere qualcosa in comune, partecipare con altri ad un lavoro, un’attività, un’esperienza.  Il coworking non è solo un nuovo modo di lavorare, ma un innovativo stile di vita che si sta diffondendo nel mondo. Questo modello è applicabile ovunque, in ufficio, dal parrucchiere, al mercato, a scuola, al mare, al ristorante e novità delle novità anche nell’orto. Come funziona l’orto condiviso? Terreni inutilizzati vengono spartiti fra persone di età diversa (dai bambini agli anziani), di nazionalità e culture differenti. Insieme coltivano la stessa terra producendo ognuno i propri frutti. Alcuni orti vengono messi a disposizione dal comune in cambio di un piccolo affitto, poi ci sono quelli abbandonati che vengono presi in gestione da scuole o associazioni, fino agli orti aziendali  offerti a beneficio dei dipendenti.  Tanti casi, un unico obiettivo: favorire collaborazione e socializzazione per educare gli individui al rispetto verso l’uomo e la natura.

_Serena