Coworking

Chi utilizza gli uffici arredati in era Covid?

Oggi, vogliamo fare un’analisi di come si sta muovendo il settore noleggio uffici arredati, in epoca Covid.

Chi ha continuato ad usare gli spazi, chi ha ridotto le dimensioni. Dunque chi ha aumentato cambiato i turni di presenza, chi ha smesso definitivamente. Ma anche chi ha iniziato ad approcciarsi all’ufficio arredato proprio ora. Quali conseguenze sta portando il Covid, a breve termine? Minor numero di persone presenti in sede, turnazione per mantenere il distanziamento, riduzione degli spazi da utilizzare.

Cambiamento: presto per fare i conti

Da marzo, ci stiamo gradualmente “abituando” alla mancanza di certezze, nella vita privata come in quella lavorativa. Alcuni settori sono stati letteralmente stravolti da questo virus (pensiamo al settore turistico, alberghiero, alla ristorazione). In questo marasma però, ci sono alcune attività che ne hanno risentito meno oppure che hanno addirittura lavorato di più. È certamente presto per fare i conti di quello che è stato, è e sarà, l’impatto del Covid sulle attività produttive e commerciali. Ma nel nostro piccolo vogliamo vedere chi, dopo due lockdown, ha comunque continuato (o addirittura avviato) la propria attività all’interno dei nostri locali.

La nostra esperienza

Noi stessi, gestori business center, abbiamo, durante il primo lockdown, dovuto interrompere la nostra attività. Mentre quando il Piemonte è entrato in zona rossa, ad inizio novembre, abbiamo potuto continuare ad essere operativi. Con tutte le accortezze anticovid, adeguando i locali secondo le norme e lavorando, dove e quando possibile anche da parte del cliente, su appuntamento.

Chi non ha mai smesso: i settori indispensabili

All’interno dei nostri uffici sono rimaste sempre attive varie attività, a marzo: i settori trasporti, logistica, gas, medicale, energetico; alcuni liberi professionisti, hanno continuato ad utilizzare gli spazi. Ad esempio, il settore edile (tecnici, geometri, architetti) ha spesso continuato a lavorare, soprattutto per stare al passo con gli sgravi fiscali da bonus sull’edilizia.

Riduzione degli spazi

Diverse aziende, sono riuscite a superare indenni la prima chiusura, per poi non riuscire a gestire come prima la seconda. È il caso di telefonia e produzione software, che hanno dovuto diminuire gli spazi in affitto, dunque le spese (o lavorando da casa, o riducendo il numero di uffici occupati).

Riduzione della presenza

Le grandi aziende, che aprono sedi operative da noi, principalmente si occupano di progettazione meccanica. Usano gli uffici per i tecnici o gli agenti di commercio. Hanno lavorato da casa. E quando c’è stata la ripresa, hanno comunque fatto (e stanno tuttora facendo) presenza a turni. Con lavoro in smart working da casa, quando non presenti in ufficio.

Per chi dice no all’home working

Chi proprio non è fatto per lo smart working da casa, e può scegliere (o l’azienda glielo permette) utilizza gli uffici arredati o le postazioni in coworking. È il caso di Marco, agente nel settore edile. Non può viaggiare (come farebbe normalmente per incontrare i propri clienti), ma l’azienda gli ha dato la possibilità di appoggiarsi alle nostre scrivanie. L’ambiente è sicuro, costantemente sanificato. Viene rispettato il distanziamento perché abbiamo ridotto i posti a sedere. Può entrare 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Al piano terra un bar aperto con servizio d’asporto. Qualche chiacchiera in piena sicurezza. Insomma, sono molti i motivi che lo spingono a preferire questo spazio rispetto a casa propria. Ad un costo decisamente vantaggioso.

Covid: un’opportunità per iniziare

Alcune aziende, lo abbiamo già detto, hanno lavorato (a casa o in ufficio) più di periodi normali. Qualcuno dice terminerà il 2020 con un fatturato maggiore dello scorso anno. Da maggio, quando è terminato il primo lockdown, ad oggi, diverse attività hanno però trovato il coraggio di cominciare, da zero. È il caso di Claudia, titolare di una piccola impresa famigliare, che ha deciso in un periodo così particolare, di mettersi in gioco, in proprio e noleggiare un ufficio in maniera continuativa nei nostri locali.

Vediamo inoltre uno spiraglio: oggi, dopo qualche disdetta, finalmente una nuova prenotazione, un noleggio a lungo termine. Grazie Fabio!

Al passo col cambiamento

Abbiamo detto essere in un’epoca di cambiamento. Ci siamo tutti dovuti adattare: ad usare le mascherine, il gel, a lavarci spesso le mani. Siamo sicuri che al di là di un vaccino, molti comportamenti rimarranno in noi anche in futuro. Per molto tempo, in ambiente di lavoro, staremo “lontani” da colleghi e collaboratori.

Nei nostri 35 uffici arredati, due sale riunioni, postazioni in coworking e centro congressi, continuiamo a farvi accedere in totale sicurezza. Continueremo a garantirvi il distanziamento, riducendo i posti. A fare sanificazione regolare e ad accogliere i vostri ospiti misurandone la temperatura. Perché in un momento così particolare, siamo sicuri che il miglior modo di farvi stare bene, lavorativamente, sia donarvi un ambiente in cui possiate sentirvi sicuri. Anche se siete obbligati allo smart working.

_Elena

musica

La musica in ufficio

Moltissime persone, studiano o lavorano con la musica accesa. Per altri, questa non solo rappresenta una distrazione. Ma diventa un vero e proprio disturbo nel momento in cui si ricevono ospiti o telefonate.

Musica e home working

La musica può essere un’ottima compagna nel momento in cui si è da soli in ufficio, o si lavora in home working (anche in smart working). Ma nel momento in cui in ufficio si è con altre persone oppure si devono spesso effettuare chiamate, call o conferenze, la radio può non essere opportuna.

Attività dove la musica è fondamentale

In alcune attività, un suono di fondo è indispensabile. Pensiamo all’effetto che farebbe, entrare in un negozio o in un bar senza sottofondo musicale. Nel lavoro di ufficio è più difficile sentire uscire dalle casse suoni diversi dalla voce.

White noise

Un buon compromesso, potrebbe essere l’ascolto dei cosiddetti “rumori bianchi” ossia quelle cantilene o motivi sempre uguali. Sono suoni naturali o artificiali spesso usati per tranquillizzare i neonati. Una ventola, un’aspirapolvere; oppure il più rilassante suono della natura, il mare. Non per forza sono rumori piacevoli, sono definiti appunto suoni, non musica. Sono ambivalenti, perché possono per qualcuno essere estremamente rilassanti, tanto da far venire sonno. In altri casi possono semplicemente permettere il distacco dalla realtà. Creano una sorta di rumore di fondo che copre e omogenizza tutto ciò che ci circonda. Per altri, possono anche essi essere un disturbo, proprio perché estremamente rilassanti e non adatti all’ascolto durante il lavoro.

La bellezza delle cuffie

Durante l’ora di palestra o in una passeggiata/corsa, non c’è niente di meglio di un paio di cuffie per concentrarsi sull’allenamento. Quando possibile, cioè se il proprio lavoro lo consente, sicuramente la musica in cuffia è il miglior metodo. Non si disturba nessuno, certo, ma bisogna poterlo fare. Il lavoro deve essere in solitaria né si deve avere contatto con l’esterno (ad esempio telefonate o call conference).

In ufficio: suoni che musica non sono

Un ufficio non è quasi mai silenzioso. Il rumore del traffico all’esterno oppure le apparecchiature accese (server, macchinette, frigo, ecc.) creano un sottofondo costante, che solo uscendo dal locale (o quando salta la corrente) se ne capisce l’esistenza.

Coworking e musica

In alcuni coworking si suona musica. Spazi dedicati, insonorizzati, dove si può sperimentare e suonare senza recare alcun disturbo. Vere e proprie stanze di registrazione e di prova. Ne sono un esempio:

  • Filtro, a Roma. Un independent music coworking, che offre spazi come sale prova, corsi.
  • Clockbeats, a Brescia. Un coworking musicale per produttori e cantanti. Offre studi insonorizzati e completamente attrezzati anche degli strumenti. Inoltre lezioni e servizi legati al mondo della musica.
  • LePark, a Milano. All’interno: studi di registrazione, coworking e sale riunioni. In un contesto in cui si fondono musica, foto, video ed intrattenimento.
  • Coworking 71MusicHub, a Modena. Mette in condivisione spazi e strumenti a chi voglia realizzare i propri sogni creativi. Si tratta di spazi attrezzati e tecnologicamente avanzati.

Musica: 599 europa

Da 599 europa si può ascoltare musica: le pareti sono insonorizzate. Gli uffici sono chiusi. Sono molti gli uffici di piccole o grandi dimensioni comunque occupati da una sola persona. Senza portare disturbo ai colleghi di scrivania, è dunque possibile ascoltarla.

 

_Elena

home working

Home working o coworking?

Come per lo smart working, anche per l’home working bisogna essere portati. Nello svolgere il lavoro da casa, infatti, bisogna avere una serie di requisiti e capacità che non sono per tutti.

In agguato stress e improduttività

In un contesto casalingo, dove le distrazioni sono dietro ogni angolo, è difficile rimanerne indifferenti. Tramite ogni applicazione sul telefono, ad esempio, riceviamo notifiche. La curiosità prevale e si vogliono leggere immediatamente. Mentre in ufficio infatti, solitamente il telefono si tiene da parte, qui bisogna tenerlo attivo, perché spesso è il principale mezzo di lavoro. Ma è complesso non distrarsi, ad ogni “pin” che lo smartphone produce, con conseguenze negative sulla produttività.

Orario: essere chiari con tutti

Il problema di lavorare in un contesto casalingo è che spesso chi è con noi si sente in diritto di disturbarci. Proprio perché siamo lì, apparentemente disponibili. Dunque è fondamentale mettere dei paletti con le altre persone. Far sapere che si hanno determinati momenti di lavoro durante i quali non si può essere disturbati. Certo si è in casa, spesso non si hanno gli orari classici da ufficio. Ma il tempo del lavoro va comunque rispettato, indipendentemente dall’orario.

Lavorare in presenza di bambini

Alcune mamme che lavorano da casa, per necessità o raramente per scelta, alternano il proprio lavoro alla gestione dei figli. Le attività non sono sempre facilmente conciliabili, specie se i bimbi sono piccoli. A meno di svolgere un lavoro dove sia necessaria, effettivamente, la presenza dei piccoli (per esempio vendita di prodotti per neonati, con dimostrazioni, corsi). Un aiuto sarebbe necessario, anche perché i tempi da dedicare ai piccoli sono sempre imprevedibili.

La capacità di convivere con le distrazioni

Come abbiamo sempre detto, le distrazioni è naturale che ci siano. Devono esserci, altrimenti ne è a rischio la produttività. Però vanno ben equilibrate rispetto al proprio lavoro, nei tempi e nei luoghi. Il caffè è d’obbligo ma si può stabilire di prenderlo sempre ad una solita ora.

Alcuni metodi per mantenere l’attenzione in home working

È fondamentale mantenere la concentrazione, in ogni ambito in cui si lavori. A casa, si possono utilizzare metodi differenti rispetto all’ufficio. Se possibile, sarebbe meglio non accedere ai social e staccare il telefono, o comunque metterlo silenzioso. In secondo luogo, sarebbe opportuno stabilire degli orari e crearsi una routine. Creare un ambiente confortevole ed ergonomico. E comportarsi come se ci si dovesse effettivamente recare in ufficio.

Non sottovalutare gli orari

Proprio non avendo gli orari “da ufficio”, uno dei principali rischi nel lavorare in home working è quello di lavorare oltre misura. La libertà dei propri orari infatti coincide col rispetto degli orari degli altri. Con la capacità di porsi degli obiettivi e di portarli a termine nei tempi prestabiliti. Nel sapersi organizzare e nel riuscire a staccare la spina quando è necessario.

Home working vs smart working

Lavorare a casa per necessità/scelta in maniera continua, è differente dal lavorare da casa in modalità smart, ossia una volta ogni tanto. Nello smart working infatti è più facile non cadere nella routine, ed anzi apprezzare tutti i benefici del lavorare a casa. In primis non avere orari da rispettare, ma obiettivi da realizzare. Nel caso dell’home working, passato l’entusiasmo iniziale, possono manifestarsi tutte le problematiche connesse.

Coworking: un’ottima alternativa ad un costo ragionevole

In soccorso di tutte le persone che non hanno le capacità di lavorare da casa, ecco che arriva il coworking. Un metodo di lavoro anticonvenzionale. Un luogo esterno alla propria abitazione, in un contesto di condivisione, ma solo per scelta.

599 europa mette a disposizione scrivanie dove poter lavorare in tutta tranquillità. Senza nessun limite di orario, grazie alla possibilità di accedere con badge personale Postazioni spaziose, luminose, pulite, dotate di tutti i comfort, dal riscaldamento al condizionamento. La possibilità di utilizzarle solo all’occorrenza, quando serve e a pacchetti di ingressi. Presa di corrente ed internet wifi dove collegarsi per poter lavorare in piena autonomia. Macchinette per il caffè e bar a pochi passi, dove distrarsi ma sempre nei tempi e nei modi che si ritiene. Servizio reception, per un aiuto nel dedicarsi solo ed esclusivamente alla propria attività. E non per ultimo, nessun pensiero a bollette ed utenze, né alla realizzazione e gestione del proprio ambiente di lavoro.

Insomma, solo vantaggi e postazioni già pronte, a pacchetti di ingressi a partire da € 13,00 al giorno oppure a solo € 105,00 al mese.

_Elena

organizzazione

Organizzazione: un buon proposito per l’anno nuovo

Obiettivo del 2020: organizzazione. I primi giorni lavorativi del nuovo anno infatti, come quelli post ferie estive, sono tra i giorni più stressanti di tutto l’anno. Dopo un periodo di riposo, riprendere la routine lavorativa tra mille attività che si accavallano, significa organizzare i propri impegni.

A volte è complesso concentrarsi su un determinato lavoro, a causa delle innumerevoli distrazioni. Ma per aumentare la produttività, devono essere chiare le urgenze e dunque le priorità.

Stabilire tempi e modi di attività dove è richiesta più attenzione.

Fondamentale è stabilire i tempi di determinate attività. Ad esempio, svolgere compiti più complessi in tempi e luoghi definiti, per mantenere la concentrazione. Appartarsi, delegare il delegabile e staccare momentaneamente i ponti da telefono e mail. Sta alle capacità di ognuno, riconoscere i momenti della giornata in cui si è più produttivi, e se possibile assecondarli, nei modi più opportuni. Un metodo che spesso funziona è quello di svolgere le attività mentalmente più impegnative al mattino presto. C’è chi ricerca il silenzio più assoluto; ma anche chi si concentra di più con la musica accesa o in pieno pomeriggio.

Per mantenere la concentrazione, sarebbe opportuno disattivare le notifiche. Dunque scollegarsi dai social. Infine creare un buon ambiente di lavoro. Andrebbero create e rispettate liste.

Non solo organizzazione: buona memoria

Non è solo questione di capacità organizzative, però. A volte è questione di memoria e capacità di svolgere più lavori contemporaneamente. Per aiutare la memoria, è utile effettuare schemi, tabelle e appunti. Questo per richiamare subito alla mente quali sono i riferimenti. Sul multitasking, invece, essere una mamma aiuta moltissimo!

Gestire un calendario

Personalmente, l’uso di un calendario (in particolare in condivisione con i colleghi) è uno dei principali metodi per mantenere l’organizzazione. Soprattutto perché vengano distinte le cose fatte da quelle ancora da fare. Per qualcuno può sembrare una perdita di tempo. Ma quando la gestione di molte mansioni avviene anche da parte di più utenti, ricorrere a questo metodo è un grande risparmio di energie.

Vale anche fare liste delle “things to do”, a patto che rimangano fisicamente o in memoria da qualche parte. I post it sono utili, ma il rischio di perderli o buttarli è troppo alto. E poi sono dispersivi.

Anche le distrazioni vanno organizzate

Per lavorare in maniera produttiva, le distrazioni devono esserci, ma anche esse concentrate in uno spazio ed in un tempo definiti. Infatti, nella pianificazione del proprio tempo vanno considerate anche le pause. Inoltre, nel momento in cui il lavoro termina, bisognerebbe avere la capacità di staccare, completamente.

Pianificare anche gli appuntamenti

Un altro fattore che ci fa perdere tempo utile, è l’incapacità di pianificare i nostri appuntamenti. C’è infatti chi pur di prendere più appuntamenti possibili, fa attendere davvero troppo i clienti. Oppure chi per cercare di incastrare tutti gli impegni, ne prende troppi senza portarne bene a termine nessuno. O ancora chi perde più tempo nell’organizzare i propri appuntamenti, perché non riesce a gestire in maniera ottimale un calendario.

Riconoscere quando è il momento di staccare

Le principali fonti di perdita di tempo sono imputabili alla nostra incapacità di organizzazione. Spesso non sappiamo dare una scala di priorità oppure non vogliamo smettere di lavorare, pur essendo stanchi. In altri casi siamo disinteressati a quello che stiamo facendo, semplicemente svolgiamo la mansione. Dunque siamo improduttivi. A volte, continuiamo a rimandare, senza mai prendere la decisione di affrontare un problema. Oppure siamo stressati e dunque discontinui.

Quante volte capita di aver passato una giornata tra mille corse, e avere la sensazione di non aver concluso nulla?

Nella maggior parte di casi, la soluzione sta semplicemente nel riconoscere il problema. Se capiamo di essere stanchi, distratti, o ci rendiamo conto che non stiamo producendo come dovremmo, dovremmo semplicemente riconoscerlo. E prendere una pausa.

Responsabilità: si può delegare?

Nell’organizzazione, è anche da stabilire se tutti i lavori devono essere portati a termine dal diretto interessato o se ci sono attività delegabili. Dunque in che termini lo sono: è molto importante infatti definire fino a dove arrivano le proprie responsabilità e dove iniziano quelle degli altri. Specie quando questi ultimi sono stati identificati da noi per farlo. Per tutte le attività che non si possono delegare, nella loro pianificazione va assegnata una priorità. Vi saranno dunque in scala, attività:

  • indispensabili, che richiedono la massima priorità;
  • meno urgenti, che devono essere svolte ma possono anche essere rimandate;
  • “piacevoli”, che possono essere portate a termine solo dopo il dovere.

Per tutte quelle attività non delegabili e che hanno priorità massima, va anche valutato se può essere d’aiuto la tecnologia per portarle a termine, per semplificarle e velocizzarle.

Il controllo: fondamentale tanto quanto l’organizzazione

Nella pianificazione, obiettivi, mezzi, risorse, responsabili, tempi e termini devono essere chiari da subito. Ma non devono nemmeno essere trascurate le attività di controllo. Nel caso in cui si deleghi, un occhio di controllo deve sempre esserci, per sapere che il lavoro venga svolto, e nei modi richiesti. Ma il controllo deve esserci anche su noi stessi. Ad esempio, non è mai una perdita di tempo una bella rilettura ad una mail, più o meno importante che sia. Non devono esserci errori di calcolo o di ortografia, perché in molti casi è la prima impressione che conta per essere valutati dall’interlocutore.

 

_Elena

smartphone

La comunicazione aziendale: smartphone, mail e chat

Smartphone: l’ufficio in tasca

Nel mondo del lavoro rimane sempre fondamentale la telefonata come mezzo di comunicazione. Ma mentre un tempo, nell’ufficio tradizionale a farla da padrone era il telefono fisso, oggi uno dei principali mezzi di lavoro se non il più importante, è lo smartphone.

Le capacità dello smartphone

Nella quotidianità, lo smartphone, oltre al principale ruolo di invio e ricezione chiamate, viene utilizzato per numerosissimi altri scopi. Molti dei quali lavorativi.

Applicazioni più disparate sono installate per editare foto, per aggiornare i propri stati sui social, per effettuare pagamenti, per rimanere in contatti tramite i canali più svariati. Lo smartphone serve per entrare in banca e fare rapidamente pagamenti o consultare l’estratto conto. Per ricevere ed inviare mail da qualunque casella di posta collegata.

Insomma, serve per avere sempre l’ufficio “in tasca”. L’accessibilità a tutte le app infatti rende lo smartphone un potentissimo strumento per lavorare e svolgere innumerevoli incarichi. In alcuni casi è proprio attraverso lo smartphone che avviene lo smart working. Se una volta al mese si lavora infatti in modalità agile, spesso è inutile e dispendioso sottoscrivere contratti di connettività internet da casa. Basta attivare il proprio dispositivo come hotspot al quale collegarsi per qualunque attività on line. Le connessioni (anche quelle con cellulare) sono sempre più potenti, e sempre più garantite in up e download.

La telefonata cambia mezzo e canale

A cambiare non è solo il mezzo, ma anche il canale attraverso il quale la comunicazione telefonica avviene. Molte aziende infatti, si stanno convertendo al VoIP. Se queste hanno più sedi sparse per il mondo infatti, i collaboratori comunicano telefonicamente tramite internet, a costi ridicoli e con ottime performance. Addirittura si possono ormai svolgere videoconferenze o chiamate con più utenti contemporaneamente, tramite Whatsapp o Facetime. Dunque tramite la propria linea internet.
Inoltre, è sempre più semplice installare veri e propri centralini VoIP. E tramite Messagenet o equivalenti è possibile attivare uno o più numeri VoIP personalizzati nel prefisso. Ad esempio, si può attivare un nuovo numero con prefisso di Milano, pur rispondendo da Torino, o da qualunque altro luogo, tramite app o trasferimento di chiamata sul proprio smartphone.

La chat per comunicazioni aziendali

Abbiamo già detto che sempre più ci si appoggia alle chat anche per comunicazioni aziendali. Spesso, è molto più rapido contattare i propri colleghi o inviare aggiornamenti e foto ai propri responsabili, che tramite altri mezzi. Avere sempre in tasca lo smartphone infatti facilità e velocizza questo tipo di comunicazioni.

Le chat inoltre sono utilizzate sempre più anche per comunicazioni con i clienti. Normalmente piccole e grandi aziende che hanno a che fare col privato, sfruttano proprio questo canale per dare informazioni. Ed i clienti apprezzano poter comunicare in questo modo.

Le mail, in azienda e in smart working

Come abbiamo già avuto modo di dire nel precedente articolo, oggi il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. Negli uffici a stampo tradizionale come in attività aperte allo smart working.

Nel primo caso, tramite mail avvengono tutte le comunicazioni necessarie al buon funzionamento dell’azienda. Contatti con clienti e fornitori, preventivi e ordini, comunicazioni, aggiornamenti con i responsabili. Tutte queste comunicazioni ed altre ancora viaggiano per via scritta.

Nel caso dello smart working, oltre alle normali comunicazioni, è fondamentale mantenere il contatto con l’azienda ed i colleghi che in essa rimangono. Infatti, tramite il lavoro agile le persone escono, fisicamente, dalla principale sede di lavoro. Ma ad essa devono rimanere collegate per collaborare con i colleghi e condividere gli sviluppi del progetto. Una buona parte del tempo lavorativo dunque viene spesa per l’invio di posta e di aggiornamenti.

La conoscenza aziendale “imprigionata”

Una conseguenza di questo processo, è che moltissime informazioni restano letteralmente “imprigionate” all’interno della casella di posta. Le caselle di posta sono infatti la principale e più immediata fonte di ricerca di preziose informazioni necessarie nell’immediato. Informazioni alle quali in quel preciso momento non abbiamo accesso da altre fonti. Basta digitare la parola chiave sotto “cerca” e compariranno anche comunicazioni molto vecchie. Tutte le informazioni sono così accessibili, da qualunque dispositivo e in qualunque momento.

Tutto ciò ha portato alcune aziende ad impedire l’uso delle mail per comunicazioni con i colleghi. Si appoggiano oggi a software appositi, che gestiscano quanto meno le comunicazioni interne.