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Home working o coworking?

Come per lo smart working, anche per l’home working bisogna essere portati. Nello svolgere il lavoro da casa, infatti, bisogna avere una serie di requisiti e capacità che non sono per tutti.

In agguato stress e improduttività

In un contesto casalingo, dove le distrazioni sono dietro ogni angolo, è difficile rimanerne indifferenti. Tramite ogni applicazione sul telefono, ad esempio, riceviamo notifiche. La curiosità prevale e si vogliono leggere immediatamente. Mentre in ufficio infatti, solitamente il telefono si tiene da parte, qui bisogna tenerlo attivo, perché spesso è il principale mezzo di lavoro. Ma è complesso non distrarsi, ad ogni “pin” che lo smartphone produce, con conseguenze negative sulla produttività.

Orario: essere chiari con tutti

Il problema di lavorare in un contesto casalingo è che spesso chi è con noi si sente in diritto di disturbarci. Proprio perché siamo lì, apparentemente disponibili. Dunque è fondamentale mettere dei paletti con le altre persone. Far sapere che si hanno determinati momenti di lavoro durante i quali non si può essere disturbati. Certo si è in casa, spesso non si hanno gli orari classici da ufficio. Ma il tempo del lavoro va comunque rispettato, indipendentemente dall’orario.

Lavorare in presenza di bambini

Alcune mamme che lavorano da casa, per necessità o raramente per scelta, alternano il proprio lavoro alla gestione dei figli. Le attività non sono sempre facilmente conciliabili, specie se i bimbi sono piccoli. A meno di svolgere un lavoro dove sia necessaria, effettivamente, la presenza dei piccoli (per esempio vendita di prodotti per neonati, con dimostrazioni, corsi). Un aiuto sarebbe necessario, anche perché i tempi da dedicare ai piccoli sono sempre imprevedibili.

La capacità di convivere con le distrazioni

Come abbiamo sempre detto, le distrazioni è naturale che ci siano. Devono esserci, altrimenti ne è a rischio la produttività. Però vanno ben equilibrate rispetto al proprio lavoro, nei tempi e nei luoghi. Il caffè è d’obbligo ma si può stabilire di prenderlo sempre ad una solita ora.

Alcuni metodi per mantenere l’attenzione in home working

È fondamentale mantenere la concentrazione, in ogni ambito in cui si lavori. A casa, si possono utilizzare metodi differenti rispetto all’ufficio. Se possibile, sarebbe meglio non accedere ai social e staccare il telefono, o comunque metterlo silenzioso. In secondo luogo, sarebbe opportuno stabilire degli orari e crearsi una routine. Creare un ambiente confortevole ed ergonomico. E comportarsi come se ci si dovesse effettivamente recare in ufficio.

Non sottovalutare gli orari

Proprio non avendo gli orari “da ufficio”, uno dei principali rischi nel lavorare in home working è quello di lavorare oltre misura. La libertà dei propri orari infatti coincide col rispetto degli orari degli altri. Con la capacità di porsi degli obiettivi e di portarli a termine nei tempi prestabiliti. Nel sapersi organizzare e nel riuscire a staccare la spina quando è necessario.

Home working vs smart working

Lavorare a casa per necessità/scelta in maniera continua, è differente dal lavorare da casa in modalità smart, ossia una volta ogni tanto. Nello smart working infatti è più facile non cadere nella routine, ed anzi apprezzare tutti i benefici del lavorare a casa. In primis non avere orari da rispettare, ma obiettivi da realizzare. Nel caso dell’home working, passato l’entusiasmo iniziale, possono manifestarsi tutte le problematiche connesse.

Coworking: un’ottima alternativa ad un costo ragionevole

In soccorso di tutte le persone che non hanno le capacità di lavorare da casa, ecco che arriva il coworking. Un metodo di lavoro anticonvenzionale. Un luogo esterno alla propria abitazione, in un contesto di condivisione, ma solo per scelta.

599 europa mette a disposizione scrivanie dove poter lavorare in tutta tranquillità. Senza nessun limite di orario, grazie alla possibilità di accedere con badge personale Postazioni spaziose, luminose, pulite, dotate di tutti i comfort, dal riscaldamento al condizionamento. La possibilità di utilizzarle solo all’occorrenza, quando serve e a pacchetti di ingressi. Presa di corrente ed internet wifi dove collegarsi per poter lavorare in piena autonomia. Macchinette per il caffè e bar a pochi passi, dove distrarsi ma sempre nei tempi e nei modi che si ritiene. Servizio reception, per un aiuto nel dedicarsi solo ed esclusivamente alla propria attività. E non per ultimo, nessun pensiero a bollette ed utenze, né alla realizzazione e gestione del proprio ambiente di lavoro.

Insomma, solo vantaggi e postazioni già pronte, a pacchetti di ingressi a partire da € 13,00 al giorno oppure a solo € 105,00 al mese.

_Elena

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Organizzazione: un buon proposito per l’anno nuovo

Obiettivo del 2020: organizzazione. I primi giorni lavorativi del nuovo anno infatti, come quelli post ferie estive, sono tra i giorni più stressanti di tutto l’anno. Dopo un periodo di riposo, riprendere la routine lavorativa tra mille attività che si accavallano, significa organizzare i propri impegni.

A volte è complesso concentrarsi su un determinato lavoro, a causa delle innumerevoli distrazioni. Ma per aumentare la produttività, devono essere chiare le urgenze e dunque le priorità.

Stabilire tempi e modi di attività dove è richiesta più attenzione.

Fondamentale è stabilire i tempi di determinate attività. Ad esempio, svolgere compiti più complessi in tempi e luoghi definiti, per mantenere la concentrazione. Appartarsi, delegare il delegabile e staccare momentaneamente i ponti da telefono e mail. Sta alle capacità di ognuno, riconoscere i momenti della giornata in cui si è più produttivi, e se possibile assecondarli, nei modi più opportuni. Un metodo che spesso funziona è quello di svolgere le attività mentalmente più impegnative al mattino presto. C’è chi ricerca il silenzio più assoluto; ma anche chi si concentra di più con la musica accesa o in pieno pomeriggio.

Per mantenere la concentrazione, sarebbe opportuno disattivare le notifiche. Dunque scollegarsi dai social. Infine creare un buon ambiente di lavoro. Andrebbero create e rispettate liste.

Non solo organizzazione: buona memoria

Non è solo questione di capacità organizzative, però. A volte è questione di memoria e capacità di svolgere più lavori contemporaneamente. Per aiutare la memoria, è utile effettuare schemi, tabelle e appunti. Questo per richiamare subito alla mente quali sono i riferimenti. Sul multitasking, invece, essere una mamma aiuta moltissimo!

Gestire un calendario

Personalmente, l’uso di un calendario (in particolare in condivisione con i colleghi) è uno dei principali metodi per mantenere l’organizzazione. Soprattutto perché vengano distinte le cose fatte da quelle ancora da fare. Per qualcuno può sembrare una perdita di tempo. Ma quando la gestione di molte mansioni avviene anche da parte di più utenti, ricorrere a questo metodo è un grande risparmio di energie.

Vale anche fare liste delle “things to do”, a patto che rimangano fisicamente o in memoria da qualche parte. I post it sono utili, ma il rischio di perderli o buttarli è troppo alto. E poi sono dispersivi.

Anche le distrazioni vanno organizzate

Per lavorare in maniera produttiva, le distrazioni devono esserci, ma anche esse concentrate in uno spazio ed in un tempo definiti. Infatti, nella pianificazione del proprio tempo vanno considerate anche le pause. Inoltre, nel momento in cui il lavoro termina, bisognerebbe avere la capacità di staccare, completamente.

Pianificare anche gli appuntamenti

Un altro fattore che ci fa perdere tempo utile, è l’incapacità di pianificare i nostri appuntamenti. C’è infatti chi pur di prendere più appuntamenti possibili, fa attendere davvero troppo i clienti. Oppure chi per cercare di incastrare tutti gli impegni, ne prende troppi senza portarne bene a termine nessuno. O ancora chi perde più tempo nell’organizzare i propri appuntamenti, perché non riesce a gestire in maniera ottimale un calendario.

Riconoscere quando è il momento di staccare

Le principali fonti di perdita di tempo sono imputabili alla nostra incapacità di organizzazione. Spesso non sappiamo dare una scala di priorità oppure non vogliamo smettere di lavorare, pur essendo stanchi. In altri casi siamo disinteressati a quello che stiamo facendo, semplicemente svolgiamo la mansione. Dunque siamo improduttivi. A volte, continuiamo a rimandare, senza mai prendere la decisione di affrontare un problema. Oppure siamo stressati e dunque discontinui.

Quante volte capita di aver passato una giornata tra mille corse, e avere la sensazione di non aver concluso nulla?

Nella maggior parte di casi, la soluzione sta semplicemente nel riconoscere il problema. Se capiamo di essere stanchi, distratti, o ci rendiamo conto che non stiamo producendo come dovremmo, dovremmo semplicemente riconoscerlo. E prendere una pausa.

Responsabilità: si può delegare?

Nell’organizzazione, è anche da stabilire se tutti i lavori devono essere portati a termine dal diretto interessato o se ci sono attività delegabili. Dunque in che termini lo sono: è molto importante infatti definire fino a dove arrivano le proprie responsabilità e dove iniziano quelle degli altri. Specie quando questi ultimi sono stati identificati da noi per farlo. Per tutte le attività che non si possono delegare, nella loro pianificazione va assegnata una priorità. Vi saranno dunque in scala, attività:

  • indispensabili, che richiedono la massima priorità;
  • meno urgenti, che devono essere svolte ma possono anche essere rimandate;
  • “piacevoli”, che possono essere portate a termine solo dopo il dovere.

Per tutte quelle attività non delegabili e che hanno priorità massima, va anche valutato se può essere d’aiuto la tecnologia per portarle a termine, per semplificarle e velocizzarle.

Il controllo: fondamentale tanto quanto l’organizzazione

Nella pianificazione, obiettivi, mezzi, risorse, responsabili, tempi e termini devono essere chiari da subito. Ma non devono nemmeno essere trascurate le attività di controllo. Nel caso in cui si deleghi, un occhio di controllo deve sempre esserci, per sapere che il lavoro venga svolto, e nei modi richiesti. Ma il controllo deve esserci anche su noi stessi. Ad esempio, non è mai una perdita di tempo una bella rilettura ad una mail, più o meno importante che sia. Non devono esserci errori di calcolo o di ortografia, perché in molti casi è la prima impressione che conta per essere valutati dall’interlocutore.

 

_Elena