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Smart working: gli strumenti utili

Lavorare bene ed essere più produttivi, non significa necessariamente stare tra le mura dell’ufficio, ma crearsi il giusto ambiente di lavoro, ovunque esso sia. Per fare ciò, sono necessari: la giusta mentalità (da parte in primis del datore di lavoro, ma anche di base del lavoratore), i giusti strumenti “fisici” (forniti dall’azienda ed integrati in funzione delle proprie necessità) ed i giusti strumenti “virtuali”.

I requisiti per lo smart working: l’infrastruttura

Innanzitutto, l’impresa deve strutturarsi e mettere quindi il dipendente nella condizione di lavorare anche fuori dall’ufficio. La postazione di lavoro dovrebbe essere fedelmente riprodotta da remoto. La connessione internet deve essere valida e garantita. La privacy deve essere mantenuta (l’azienda dovrà investire in modo da garantire la sicurezza dei dati che dall’azienda stessa escono). Inoltre, l’azienda dovrà dotare il lavoratore di una infrastruttura adeguata.

Grazie alla tecnologia, l’impresa può dotare il lavoratore smart dei giusti strumenti virtuali. Il ricorso al cloud è fondamentale nello smart working, per poter svolgere la propria mansione e mantenere il contatto con colleghi e capi. Grazie al cloud, infatti, oggi è permessa la consultazione, l’utilizzo e la modifica dei documenti presenti in ufficio, da qualunque dispositivo in qualunque posto. Bisogna essere autorizzati e possedere credenziali di accesso, e il gioco è fatto.

Scegliere dove lavorare

Lavorare da remoto non significa necessariamente lavorare da casa. Se non si vuole (per non portare il lavoro nella vita privata) o non si può (non si ha lo spazio fisico) lavorare da casa, ci si può appoggiare a spazi ad hoc, come i coworking. Numerose applicazioni aiutano nella ricerca di spazi in funzione della zona e delle caratteristiche ricercate. DeskNear.me permette di trovare la “scrivania” desiderata, nel mondo. WorkSnug si basa su feedback dei clienti, per trovare non solo coworking, ma spazi con connessione internet e le condizioni ambientali idonee. ShareDesk permette di trovare spazi di coworking o uffici arredati, nel mondo.

Gli strumenti fisici per il lavoro da remoto

Oltre alle applicazioni ed alla consultazione di documenti da remoto, l’azienda dovrà fornire all’impiegato i giusti mezzi fisici per poter lavorare da casa. Smartphone, cuffie, pc e tablet, webcam, strumenti per consentire le videochat e gli aggiornamenti in tempo reale con lo spazio di lavoro. Il lavoratore può poi apportare le proprie modifiche a ciò che dall’azienda gli viene fornito.

Un’ottima alternative alle cuffie auricolari, ad esempio, per isolarsi dai rumori di fondo (presenti in casa o nello spazio di coworking, con il vicino costantemente al telefono) sono le cuffie professionali wireless “noise-cancelling”, per sentire e farsi sentire meglio.

E’ possibile utilizzare sul proprio pc, in ufficio o da remoto, l’app F.lux. Questa adatta la luminosità dello schermo al momento della giornata, per non affaticare la vista.

Una caricabatterie prtatile o “power bank” potrebbe essere fondamentale per poter ricaricare sempre ed ovunque i propri dispositivi. Specie per lo smart worker che lavori al di fuori delle quattro mura.

Le app utili allo smart worker

Sono molte le applicazioni on line, facilmente utilizzabili, che con differenti scopi permettono di lavorare da remoto.

  • Controllo

    TeamViewer o equivalenti, un sistema che tramite credenziali di accesso, rende possibile accedere al desktop del proprio pc o direttamente del server, in ufficio.

  • Condivisione di documenti

    Google Drive permette di trascinare in cloud in cartelle suddivise tutti i documenti che si vogliono avere a disposizione ovunque. Permette anche di condividerne la visualizzazione (in modalità sola lettura o con possibilità di porre modifiche) con altri utenti registrati ed autorizzati. WeTranfer consente di spedire velocemente via mail contenuti anche molto pesanti.

  • Firma di documenti

    Docusign consente la firma elettronica di documenti on line.

  • Telefonate

    Skype, app in voga ormai da anni, permette call conference e videochiamate. Messagenet o simili, basati sulla tecnologia VoIP (dunque necessitano di linea internet), molto utile per chiunque non si appoggi alla linea fissa, ma voglia comunque un numero di telefono. Il numero è gestito tramite app sul proprio smartphone o tramite trasferimento di chiamata. Whatsapp può tornare utile, qualora si abbia a disposizione un telefono aziendale, per condividere velocemente informazioni in gruppi dedicati.

  • Check-list

    Evernote è un’applicazione che consente di organizzare e condividere note.

  • Monitoraggio e condivisione delle attività lavorative

    Basecamp consente di monitorare le attività lavorative, comunicare con colleghi e responsabili, pianificare progetti. Asana e Trello permettono di lavorare in team da remoto, Trello in particolare, consente non solo di condividere progetti e to-do-list con altri utenti, ma anche di assegnare i singoli task dei membri del team; permette di gestire promemoria e checklist. Slack è strumento di comunicazione aziendale che permette tra il resto di effettuare scambi informativi e di business. Idonethis invia quotidianamente report su attività e progressi dei lavoratori connessi.

  • Fatturazione

    Expensify consente tramite foto, di salvare sul proprio smartphone documenti come fatture e di registrarli in contabilità. Utile in aggiunta ai programmi che eventualmente fornisce l’azienda per fatturare.

  • Registrazione vocale

    Dragon Dictation, app di registrazione vocale, offre la possibilità di dettare messaggi e testi in genere, anziché scriverli, risparmiando tempo. Any.do, sempre tra le applicazioni atte alle to-do-list, ha lo scopo di appuntare liste di attività grazie però al riconoscimento vocale.

  • Calendari

    GoogleCalendar o applicativi equivalenti, permettono di programmare le attività, gli eventi, le prenotazioni, gli appuntamenti, in condivisione con il proprio team di lavoro. Così tutti ne rimangano aggiornati in tempo reale.

Le app per gestire le pause

Lavorare da remoto significa gestire il proprio tempo nel migliore dei modi; esistono così una serie di applicazioni nate con lo scopo di gestire le pause.

Da un lato, è più facile distrarsi. Arriva in soccorso RescueTime: lasciata in background, monitora la quantità di tempo speso nelle varie attività, bloccando i siti precedentemente da noi indicati come potenziali distrazioni.

D’altro canto, si rischia di non staccare mai la spina. Per questo è nata FocusBooster, che tiene traccia dei tempi di lavoro, suddividendo le attività da svolgere in task di 25 minuti di durata (intervallate da 5 minuti di pausa).

 

_Elena

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L’importanza di ordine ed organizzazione

L’ordine nello spazio di lavoro

In ogni spazio di lavoro (che sia in ufficio, casa, coworking, ufficio condiviso, ecc.) la parola chiave dovrebbe essere l’ordine. In primis della scrivania. Dunque delle proprie attività. Anche (e spesso soprattutto) per la gestione dei rapporti con i colleghi. Specie se si tratta di uno spazio condiviso, in utilizzo con altri colleghi o con perfetti sconosciuti, è fondamentale dare l’idea di pulizia e di ordine. Certo lo spazio di lavoro può e deve essere personalizzato, ma non in maniera eccessiva, ad esempio senza posizionare troppe fotografie della propria famiglia o del proprio cane, o disegni del proprio nipote. Desktop sempre libero e pulito dai troppi documenti; meglio se sulla scrivania del proprio pc siano presenti cestino e collegamenti alle varie app.

Lo spazio di lavoro non dovrebbe presentare troppe distrazioni. Sebbene sia necessario staccare la spina, non è bene che determinati oggetti o app facciano parte dello spazio di lavoro. Va sempre tenuto in mente il raggiungimento finale degli obiettivi imposti.

L’ordine passa dalla pulizia

La pulizia nel proprio spazio di lavoro è fondamentale. Pulizia intesa sia come igienizzazione degli ambienti sia come organizzazione. Sarebbe opportuno prevedere più o meno regolarmente una eliminazione di ciò che non si utilizza. Ogni tanto vanno eliminati tutti quei fogli “di brutta” piuttosto che tutti quegli oggetti o documenti che non necessariamente devono essere conservati.

Dal punto di vista igienico, la scrivania rappresenta un punto cruciale, in quanto è lo spazio prevalentemente utilizzato nel corso della giornata lavorativa, spesso da più persone. Dunque luogo di accumulo di sporcizie. Per arrivare ai bagni, che specie se sono in condivisione devono essere igienizzati più frequentemente.

L’organizzazione del team di lavoro #1: lo spazio

L’organizzazione passa sì dal singolo, ma gli obiettivi devono essere chiari a tutta la squadra. Nel caso in cui si lavori in team, infatti, l’organizzazione deve essere stabilita a priori. Che si tratti di una applicazione in condivisione, oppure di una scrivania fisica, meglio “perdere tempo” prima e mettersi a tavolino con i colleghi che utilizzeranno lo stesso spazio. Questo per fare sì che chiunque lo utilizzi sia in grado di trovare quello che sta cercando ma anche di sapere dove mettere nuovi salvataggi o oggetti e carte.

L’organizzazione del team di lavoro #1: il tempo

L’organizzazione del proprio tempo e del tempo da dedicare ad attività con colleghi è fondamentale. Alcune aziende, per scelta, decidono di dedicare qualche ora un giorno fisso della settimana (ad esempio, il lunedì) per fare il punto della situazione ed organizzare i task di ogni impiegato o del team. Il tempo dedicato alla programmazione, può comunque risultare fondamentale, nell’ottica di aumentare la produttività e di fare in modo che tutte le persone coinvolte siano disponibili, dando una cadenza fissa all’appuntamento.

Ordine e back-up

L’importanza dei backup è fondamentale. Se si gestisce un proprio sito o se un esterno se ne occupa, meglio programmare costanti salvataggi. Anche tutti i documenti di uso quotidiano e il server devono essere backuppati regolarmente, per evitare spiacevoli inconvenienti di perdite di dati. Questo può essere ovviamente fatto su server fisico ma anche su server virtuale, a seconda delle esigenze specifiche.

App che aiutano nella programmazione

L’organizzazione passa dalle proprie capacità decisionali, ma vi sono innumerevoli applicazioni che aiutano ad ordinare le idee ed organizzare le proprie scadenze. La scelta di appoggiarsi e consultare un calendario (fisico o virtuale, a consultazione personale oppure in condivisione), è cruciale per non perdere di vista le cose da fare, gli obiettivi, le priorità, gli appuntamenti.

Fondamentale è una buona programmazione, non solo delle tempistiche ma anche degli aggiornamenti delle pagine social, piuttosto che del proprio blog, se in possesso di uno. Molti social e gestori di blog permettono una buona programmazione, per stabilire una pubblicazione cadenzata e costante. Esistono in alternativa buoni programmi in cloud (ad esempio Hootsuite) che permettono di gestire, in maniera gratuita, post anche su più social contemporaneamente.

L’ordine e il raggiungimento degli obiettivi

In alcuni casi, l’impiegato non ha potere in merito a determinate decisioni organizzative. Così, sarà costretto ad adattarsi a ciò che viene imposto dall’alto, col malcontento che può derivarne. In altri casi può scegliere il metodo da utilizzare all’interno di un range fornito da qualcun altro; oppure può avere libera scelta.

Che si tratti di lavoro dipendente o indipendente, la mansione ricoperta prevede che vengano effettuati determinati passi per arrivare al raggiungimento dell’obiettivo. In alcuni settori, specie nell’ambito della produzione, c’è una tabella da rispettare strettamente. L’operaio ad esempio non potrà né dovrà apportare modifiche, rispettando tempi e modalità di esecuzione, anche stabilite dai macchinari. In innumerevoli altri settori, deve essere portato a termine il proprio obiettivo, ma la modalità per il raggiungimento dello stesso dipende in parte o in toto da chi esegue il lavoro.

Nelle libere professioni si arriva all’estremo del concetto di libertà, in quanto il libero professionista potrà essere oberato dal lavoro oppure faticherà per trovarne di nuovo, ma dovrà comunque avere una particolare propensione nell’organizzazione dello stesso. E se non è in grado di organizzare il proprio tempo, sarà meno dispendioso in molti casi affidarsi ad altre figure professionali (ad esempio, l’aiuto di una segretaria che prenda gli appuntamenti).

 

_Elena