Spazio di lavoro: l’importanza dei dettagli

Scrivania

In media, almeno un terzo della giornata si passa in ufficio, o meglio, alla scrivania. Che si tratti di home office, di un ufficio tradizionale o ancora di un ufficio arredato a noleggio, è bene fare alcune serie considerazioni, dunque, nella progettazione/sistemazione della propria postazione. Lo spazio di lavoro dovrebbe essere accogliente, ben organizzato, ergonomico, personalizzato.

Quali sono dunque gli elementi da valutare per rendere migliore la propria postazione?
  1. Posizione della scrivania: contro una parete o al centro della stanza, spalle al muro o verso la finestra? Si tratta di una scelta, spesso dettata dalla dimensione dell’ufficio; se si può scegliere, meglio non avere di fronte la finestra per questioni di luce, e meglio vedere la porta.
  2. Dimensione della scrivania: a qualcuno basterà un appoggio per portatile e mouse, ad altri non basteranno 2 m di tavolo per appoggiare fogli, penne, notes, schermi. Lineare o ad angolo?
  3. Suddivisione degli spazi: che si lavori con altre persone oppure da soli, è comunque bene tenere i propri spazi con l’ordine personale; la scrivania dovrebbe essere spaziosa o comunque proporzionata al tipo di lavoro.
  4. Illuminazione: la scrivania deve essere in un punto ben illuminato, meglio se da luce naturale, ovviamente integrata da luce artificiale che deve giungere dalla giusta angolazione. Importante può essere la presenza di tende.
  5. Ergonomia della seduta: tanto è il tempo che si passa seduti in ufficio, e allora perché non essere seduti comodamente ed evitare fastidiosi mal di schiena? Esistono sedie con rotelle dalle mille regolazioni, come sedie fisse in legno che permettono di mantenere la posizione corretta sempre.
  6. Ricezione clienti: se si devono ricevere clienti o tenere corsi, è bene valutare il numero di persone che lo spazio dovrà supportare. Bastano due sedie visitatori da aggiungere alla propria scrivania oppure è da considerare uno spazio apposito, come una sala riunioni?
  7. Archivio: se i documenti prodotti si salvano in cloud o su un hard disk esterno, potrebbe essere necessaria solo una piccola cassettiera chiusa dove riporre i beni. Altrimenti, se tutto quello che viene prodotto è da archiviare in maniera cartacea o se si ha del materiale di magazzino, bisognerà considerare appositi spazi di archiviazione, temporanei o meno (armadi, librerie, cassettiere).
  8. Personalizzazione dello spazio: se si vuole “portare” la famiglia al lavoro, sulla scrivania vi saranno foto oppure disegni di figli/nipoti; sui muri un quadro a cui si è particolarmente affezionati; post-it pieni di liste di cose da fare, comprare, ricordare. Una pianta che è stata regalata.
  9. Accessori e cancelleria: un telefono (analogico, digitale o VoIP?), una stampante (fotocopiatrice o multifunzione?) e poi penne, notes, agenda, pinzatrice, scotch, evidenziatori, fanno parte del proprio spazio di lavoro. Il fax sta sempre più uscendo di scena, ma per qualcuno è ancora in uso.
  10. Rete: per collegamenti tra apparecchi/computer e connessione internet, meglio cavo, WIFI o entrambi?
Scelta dello spazio di lavoro

Lo spazio di lavoro dunque, inteso come scrivania e accessori ad essa collegati, è fondamentale per poter produrre ed essere efficienti. Questi elementi sono dunque da tenere in forte considerazione, non soltanto di per sé, ma anche nella scelta del luogo di lavoro: sarà quindi meglio appoggiarsi ad un ufficio proprio, dove tutto ha un costo, oppure ad un centro uffici, dove qualcun altro crea le basi dalle quali è possibile personalizzare, dove è possibile realizzare la propria scelta nell’allestimento ed il prezzo è fisso?

A voi la scelta!

_Elena

Il commercialista entra in coworking

Anche i commercialisti sfruttano i vantaggi dell’ufficio condiviso

Nonostante quella dei coworking sia una realtà in continua crescita, sono ancora tanti i pregiudizi che ne frenano l’adesione da parte di alcune categorie di professionisti. Il coworking viene spesso etichettato, infatti, come un ambiente pensato unicamente per freelance, startupper e per tutte quelle professioni “nuove” frutto dell’evoluzione del lavoro degli ultimi anni. A tal riguardo sono opportune due precisazioni:

  • È in crescita il numero delle grandi aziende, con sede all’estero o in altre città dello stesso Paese, che investono nello spazio di lavoro condiviso per creare uffici locali d’appoggio o sedi distaccate.
  • Sono sempre di più le figure professionali “tradizionali” (commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro, ecc.) che una volta provato il coworking decidono di non abbandonarlo

Quella del commercialista, ad esempio, nell’immaginario collettivo viene percepita come una professione di impostazione tradizionale, ancorata a schemi lavorativi piuttosto rigidi, quasi incompatibile con la figura del coworker inteso come “professionista senza fissa scrivania”. Affinché tutti, nessuno escluso, possano sfruttare appieno i vantaggi che l’economia collaborativa e il coworking offrono, è necessario superare quest’idea frutto di una mentalità ancora troppo conservatrice.

La condivisione non è poi una novità per i professionisti classici; quanti sono ad esempio i commercialisti che lavorano in studi condivisi? Una pratica sicuramente molto diffusa, simile sotto alcuni aspetti al coworking ma da non confondere con esso. Se con lo studio condiviso il commercialista punta unicamente al risparmio dividendo spese, utenze e personale con colleghi della sua stessa categoria; all’interno del coworking ha la possibilità di interagire con professionalità diverse. Il valore aggiunto sta nella possibilità che competenze tradizionali possano fondersi con saperi più innovativi, così capiterà che un commercialista riceva consulenze digitali e tecnologiche in cambio di aiuti fiscali e amministrativi e viceversa, il tutto nello stesso ambiente, risparmiando tempo, denaro ed energie.

Dunque, se da un lato il commercialista deve credere nel coworking, quest’ultimo ha l’importante compito di garantire al professionista il soddisfacimento di quelle che sono le sue esigenze base: personale sempre pronto ad accogliere e indirizzare la clientela, fornitura di servizi ormai essenziali come stampante ed internet, utilizzo esclusivo di arredi pronti all’uso per l’archiviazione di documenti nel pieno rispetto della riservatezza e privacy del cliente, spazi sempre disponibili e noleggiabili giornalmente per incontri o riunioni fissati all’ultimo minuto, orari flessibili. Il coworking non può e non vuole farsi mancare proprio nulla.

Proprio per incentivarne l’uso da parte dei commercialisti, 599 europa ha deciso di offrire una giornata di prova gratuita in ufficio privato a tutti i commercialisti ed esperti contabili iscritti all’Ordine che presenteranno il coupon qui sotto.

coworking commercialisti

Coworking e studi medici

Coworking e studi medici

Quali sono le caratteristiche che rendono idoneo uno studio medico?

  • presenza di almeno tre ambienti (sala d’aspetto, sala di visita e servizi igienici) dotati di caratteristiche definite quali aerazione ed illuminazione idonee, coibentazione termica adeguata, giusto dimensionamento degli spazi, strumenti per la ricezione di chiamate;
  • arredamento e attrezzature indispensabili all’esercizio della medicina generale;
  • lavandino in studio;
  • rispetto della normativa vigente circa lo smaltimento di rifiuti speciali;
  • non è necessario prevedere l’abbattimento delle barriere architettoniche;
  • non è necessaria l’autorizzazione da parte del sindaco per l’idoneità igienico-sanitaria.

Gli studi medici inoltre non necessitano di autorizzazione da parte del Comune per apertura e funzionamento (a meno che non siano presenti attrezzature per prestazioni particolari). I locali possono essere adibiti a studio medico ad uso esclusivo oppure inseriti all’interno di un contesto di civile abitazione, con spazi appositamente dedicati; nel caso in cui lo studio fosse situato all’interno di strutture adibite ad altre attività non mediche, questo dovrebbe avere ingresso indipendente e dovrebbe essere eliminata ogni sorta di comunicazione tra le due strutture.

Vi sono perciò studi medici che nascono come tali e danno spazio a medici convenzionati, con servizi annessi e connessi. Un tempo non lo chiamavano certo “coworking”, ma il principio era ed è lo stesso: c’è una reception con personale che prende appuntamenti e risponde in maniera personalizzata; c’è una stanza attrezzata a seconda dell’esigenza; un medico utilizza la stanza in determinati momenti; c’è una zona di attesa e ci sono servizi. Poca differenza dunque da quello che può offrire uno spazio di coworking.

Due sono invece le modalità attraverso le quali il concetto di “coworking” si applica al campo medico:

  • gli studi medici che nascono come tali ma danno spazi in coworking ad altri professionisti sempre dello stesso ambito/settore (come gli spazi di coworking specializzati in determinati settori, in questo caso il settore medico); ne è un esempio il Centro Medico Psicologico di Lonato del Garda o il Centro Belfiore a Milano;
  • i coworking che evolvono in studi medici o integrano agli uffici anche studi per medici, con i pochi accorgimenti richiesti per legge; un esempio il Business Center Temporary Office di Parma.

Dal momento dunque che le esigenze sono quelle sopra indicate, se è vero che il concetto del “coworking” è da molti anni applicato nel settore degli studi medici, d’altro canto sempre più coworking e business center sfruttano questi pochi accorgimenti per creare uffici ad hoc in grado di accogliere medici convenzionati.

_Elena

Coworking e psicologi: convenzione ENPAP

enpap

Alcune professioni più di altre, hanno sempre maggiore necessità di appoggiarsi ad uffici temporanei. Da qualche anno a questa parte, è infatti stato osservato un aumento nell’utilizzo da parte di psicologi e psicoterapeuti di spazi già organizzati, all’interno di strutture più professionali della propria abitazione.

Perché un professionista quale lo psicologo sempre più spesso ricorre agli spazi di coworking?
  • Ricevere i pazienti all’interno della propria abitazione è poco professionale;
  • Il numero di pazienti è ristretto, e non ha né possibilità né tempo di allestire un ufficio da zero, con costi e burocrazia annessi;
  • Ricerca uno spazio che sia possibile eleggere a propria sede legale, pur non essendo fisicamente sempre presente ma noleggiando un ufficio a tempo;
  • Ha l’esigenza di ricevere la propria corrispondenza;
  • È presente personale di reception che accompagna i pazienti allo studio;
  • Sono presenti sala d’attesa e servizi;
  • Cerca uno spazio che sia a disposizione esattamente nel momento in cui deve ricevere il paziente.

I business center dunque mettono a disposizione spazi attrezzati, riservati e puliti, con personale di reception e accesso controllato, dove il professionista può ricevere i propri pazienti; effettuano inoltre servizi di domiciliazione legale e postale; hanno sala di attesa; costi e modalità di noleggio sono completamente personalizzabili.

Per venire incontro a questa sempre maggiore richiesta, dal 2016 599 europa ha stipulato una convenzione con l’ENPAP, l’Ente Nazionale di Previdenza ed Assistenza agli Psicologi, per dare modo a tutti gli iscritti di accedere agli uffici ed ai servizi che 599 europa offre a prezzi agevolati.

 

Sei iscritto ad ENPAP? Scopri di più!

Postazioni in coworking

Le postazioni in coworking, che 599 europa ha da poco rinnovato, accolgono i professionisti “veloci” in un open space moderno ed accogliente. A disposizione scrivania, corrente e accesso alla rete internet wifi. Inoltre accesso illimitato 24/7 e possibilità di appoggiarsi alla stampante multifunzione ed alla sala riunioni.