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Smart working: gli strumenti utili

Lavorare bene ed essere più produttivi, non significa necessariamente stare tra le mura dell’ufficio, ma crearsi il giusto ambiente di lavoro, ovunque esso sia. Per fare ciò, sono necessari: la giusta mentalità (da parte in primis del datore di lavoro, ma anche di base del lavoratore), i giusti strumenti “fisici” (forniti dall’azienda ed integrati in funzione delle proprie necessità) ed i giusti strumenti “virtuali”.

I requisiti per lo smart working: l’infrastruttura

Innanzitutto, l’impresa deve strutturarsi e mettere quindi il dipendente nella condizione di lavorare anche fuori dall’ufficio. La postazione di lavoro dovrebbe essere fedelmente riprodotta da remoto. La connessione internet deve essere valida e garantita. La privacy deve essere mantenuta (l’azienda dovrà investire in modo da garantire la sicurezza dei dati che dall’azienda stessa escono). Inoltre, l’azienda dovrà dotare il lavoratore di una infrastruttura adeguata.

Grazie alla tecnologia, l’impresa può dotare il lavoratore smart dei giusti strumenti virtuali. Il ricorso al cloud è fondamentale nello smart working, per poter svolgere la propria mansione e mantenere il contatto con colleghi e capi. Grazie al cloud, infatti, oggi è permessa la consultazione, l’utilizzo e la modifica dei documenti presenti in ufficio, da qualunque dispositivo in qualunque posto. Bisogna essere autorizzati e possedere credenziali di accesso, e il gioco è fatto.

Scegliere dove lavorare

Lavorare da remoto non significa necessariamente lavorare da casa. Se non si vuole (per non portare il lavoro nella vita privata) o non si può (non si ha lo spazio fisico) lavorare da casa, ci si può appoggiare a spazi ad hoc, come i coworking. Numerose applicazioni aiutano nella ricerca di spazi in funzione della zona e delle caratteristiche ricercate. DeskNear.me permette di trovare la “scrivania” desiderata, nel mondo. WorkSnug si basa su feedback dei clienti, per trovare non solo coworking, ma spazi con connessione internet e le condizioni ambientali idonee. ShareDesk permette di trovare spazi di coworking o uffici arredati, nel mondo.

Gli strumenti fisici per il lavoro da remoto

Oltre alle applicazioni ed alla consultazione di documenti da remoto, l’azienda dovrà fornire all’impiegato i giusti mezzi fisici per poter lavorare da casa. Smartphone, cuffie, pc e tablet, webcam, strumenti per consentire le videochat e gli aggiornamenti in tempo reale con lo spazio di lavoro. Il lavoratore può poi apportare le proprie modifiche a ciò che dall’azienda gli viene fornito.

Un’ottima alternative alle cuffie auricolari, ad esempio, per isolarsi dai rumori di fondo (presenti in casa o nello spazio di coworking, con il vicino costantemente al telefono) sono le cuffie professionali wireless “noise-cancelling”, per sentire e farsi sentire meglio.

E’ possibile utilizzare sul proprio pc, in ufficio o da remoto, l’app F.lux. Questa adatta la luminosità dello schermo al momento della giornata, per non affaticare la vista.

Una caricabatterie prtatile o “power bank” potrebbe essere fondamentale per poter ricaricare sempre ed ovunque i propri dispositivi. Specie per lo smart worker che lavori al di fuori delle quattro mura.

Le app utili allo smart worker

Sono molte le applicazioni on line, facilmente utilizzabili, che con differenti scopi permettono di lavorare da remoto.

  • Controllo

    TeamViewer o equivalenti, un sistema che tramite credenziali di accesso, rende possibile accedere al desktop del proprio pc o direttamente del server, in ufficio.

  • Condivisione di documenti

    Google Drive permette di trascinare in cloud in cartelle suddivise tutti i documenti che si vogliono avere a disposizione ovunque. Permette anche di condividerne la visualizzazione (in modalità sola lettura o con possibilità di porre modifiche) con altri utenti registrati ed autorizzati. WeTranfer consente di spedire velocemente via mail contenuti anche molto pesanti.

  • Firma di documenti

    Docusign consente la firma elettronica di documenti on line.

  • Telefonate

    Skype, app in voga ormai da anni, permette call conference e videochiamate. Messagenet o simili, basati sulla tecnologia VoIP (dunque necessitano di linea internet), molto utile per chiunque non si appoggi alla linea fissa, ma voglia comunque un numero di telefono. Il numero è gestito tramite app sul proprio smartphone o tramite trasferimento di chiamata. Whatsapp può tornare utile, qualora si abbia a disposizione un telefono aziendale, per condividere velocemente informazioni in gruppi dedicati.

  • Check-list

    Evernote è un’applicazione che consente di organizzare e condividere note.

  • Monitoraggio e condivisione delle attività lavorative

    Basecamp consente di monitorare le attività lavorative, comunicare con colleghi e responsabili, pianificare progetti. Asana e Trello permettono di lavorare in team da remoto, Trello in particolare, consente non solo di condividere progetti e to-do-list con altri utenti, ma anche di assegnare i singoli task dei membri del team; permette di gestire promemoria e checklist. Slack è strumento di comunicazione aziendale che permette tra il resto di effettuare scambi informativi e di business. Idonethis invia quotidianamente report su attività e progressi dei lavoratori connessi.

  • Fatturazione

    Expensify consente tramite foto, di salvare sul proprio smartphone documenti come fatture e di registrarli in contabilità. Utile in aggiunta ai programmi che eventualmente fornisce l’azienda per fatturare.

  • Registrazione vocale

    Dragon Dictation, app di registrazione vocale, offre la possibilità di dettare messaggi e testi in genere, anziché scriverli, risparmiando tempo. Any.do, sempre tra le applicazioni atte alle to-do-list, ha lo scopo di appuntare liste di attività grazie però al riconoscimento vocale.

  • Calendari

    GoogleCalendar o applicativi equivalenti, permettono di programmare le attività, gli eventi, le prenotazioni, gli appuntamenti, in condivisione con il proprio team di lavoro. Così tutti ne rimangano aggiornati in tempo reale.

Le app per gestire le pause

Lavorare da remoto significa gestire il proprio tempo nel migliore dei modi; esistono così una serie di applicazioni nate con lo scopo di gestire le pause.

Da un lato, è più facile distrarsi. Arriva in soccorso RescueTime: lasciata in background, monitora la quantità di tempo speso nelle varie attività, bloccando i siti precedentemente da noi indicati come potenziali distrazioni.

D’altro canto, si rischia di non staccare mai la spina. Per questo è nata FocusBooster, che tiene traccia dei tempi di lavoro, suddividendo le attività da svolgere in task di 25 minuti di durata (intervallate da 5 minuti di pausa).

 

_Elena

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