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L’importanza di ordine ed organizzazione

L’ordine nello spazio di lavoro

In ogni spazio di lavoro (che sia in ufficio, casa, coworking, ufficio condiviso, ecc.) la parola chiave dovrebbe essere l’ordine. In primis della scrivania. Dunque delle proprie attività. Anche (e spesso soprattutto) per la gestione dei rapporti con i colleghi. Specie se si tratta di uno spazio condiviso, in utilizzo con altri colleghi o con perfetti sconosciuti, è fondamentale dare l’idea di pulizia e di ordine. Certo lo spazio di lavoro può e deve essere personalizzato, ma non in maniera eccessiva, ad esempio senza posizionare troppe fotografie della propria famiglia o del proprio cane, o disegni del proprio nipote. Desktop sempre libero e pulito dai troppi documenti; meglio se sulla scrivania del proprio pc siano presenti cestino e collegamenti alle varie app.

Lo spazio di lavoro non dovrebbe presentare troppe distrazioni. Sebbene sia necessario staccare la spina, non è bene che determinati oggetti o app facciano parte dello spazio di lavoro. Va sempre tenuto in mente il raggiungimento finale degli obiettivi imposti.

L’ordine passa dalla pulizia

La pulizia nel proprio spazio di lavoro è fondamentale. Pulizia intesa sia come igienizzazione degli ambienti sia come organizzazione. Sarebbe opportuno prevedere più o meno regolarmente una eliminazione di ciò che non si utilizza. Ogni tanto vanno eliminati tutti quei fogli “di brutta” piuttosto che tutti quegli oggetti o documenti che non necessariamente devono essere conservati.

Dal punto di vista igienico, la scrivania rappresenta un punto cruciale, in quanto è lo spazio prevalentemente utilizzato nel corso della giornata lavorativa, spesso da più persone. Dunque luogo di accumulo di sporcizie. Per arrivare ai bagni, che specie se sono in condivisione devono essere igienizzati più frequentemente.

L’organizzazione del team di lavoro #1: lo spazio

L’organizzazione passa sì dal singolo, ma gli obiettivi devono essere chiari a tutta la squadra. Nel caso in cui si lavori in team, infatti, l’organizzazione deve essere stabilita a priori. Che si tratti di una applicazione in condivisione, oppure di una scrivania fisica, meglio “perdere tempo” prima e mettersi a tavolino con i colleghi che utilizzeranno lo stesso spazio. Questo per fare sì che chiunque lo utilizzi sia in grado di trovare quello che sta cercando ma anche di sapere dove mettere nuovi salvataggi o oggetti e carte.

L’organizzazione del team di lavoro #1: il tempo

L’organizzazione del proprio tempo e del tempo da dedicare ad attività con colleghi è fondamentale. Alcune aziende, per scelta, decidono di dedicare qualche ora un giorno fisso della settimana (ad esempio, il lunedì) per fare il punto della situazione ed organizzare i task di ogni impiegato o del team. Il tempo dedicato alla programmazione, può comunque risultare fondamentale, nell’ottica di aumentare la produttività e di fare in modo che tutte le persone coinvolte siano disponibili, dando una cadenza fissa all’appuntamento.

Ordine e back-up

L’importanza dei backup è fondamentale. Se si gestisce un proprio sito o se un esterno se ne occupa, meglio programmare costanti salvataggi. Anche tutti i documenti di uso quotidiano e il server devono essere backuppati regolarmente, per evitare spiacevoli inconvenienti di perdite di dati. Questo può essere ovviamente fatto su server fisico ma anche su server virtuale, a seconda delle esigenze specifiche.

App che aiutano nella programmazione

L’organizzazione passa dalle proprie capacità decisionali, ma vi sono innumerevoli applicazioni che aiutano ad ordinare le idee ed organizzare le proprie scadenze. La scelta di appoggiarsi e consultare un calendario (fisico o virtuale, a consultazione personale oppure in condivisione), è cruciale per non perdere di vista le cose da fare, gli obiettivi, le priorità, gli appuntamenti.

Fondamentale è una buona programmazione, non solo delle tempistiche ma anche degli aggiornamenti delle pagine social, piuttosto che del proprio blog, se in possesso di uno. Molti social e gestori di blog permettono una buona programmazione, per stabilire una pubblicazione cadenzata e costante. Esistono in alternativa buoni programmi in cloud (ad esempio Hootsuite) che permettono di gestire, in maniera gratuita, post anche su più social contemporaneamente.

L’ordine e il raggiungimento degli obiettivi

In alcuni casi, l’impiegato non ha potere in merito a determinate decisioni organizzative. Così, sarà costretto ad adattarsi a ciò che viene imposto dall’alto, col malcontento che può derivarne. In altri casi può scegliere il metodo da utilizzare all’interno di un range fornito da qualcun altro; oppure può avere libera scelta.

Che si tratti di lavoro dipendente o indipendente, la mansione ricoperta prevede che vengano effettuati determinati passi per arrivare al raggiungimento dell’obiettivo. In alcuni settori, specie nell’ambito della produzione, c’è una tabella da rispettare strettamente. L’operaio ad esempio non potrà né dovrà apportare modifiche, rispettando tempi e modalità di esecuzione, anche stabilite dai macchinari. In innumerevoli altri settori, deve essere portato a termine il proprio obiettivo, ma la modalità per il raggiungimento dello stesso dipende in parte o in toto da chi esegue il lavoro.

Nelle libere professioni si arriva all’estremo del concetto di libertà, in quanto il libero professionista potrà essere oberato dal lavoro oppure faticherà per trovarne di nuovo, ma dovrà comunque avere una particolare propensione nell’organizzazione dello stesso. E se non è in grado di organizzare il proprio tempo, sarà meno dispendioso in molti casi affidarsi ad altre figure professionali (ad esempio, l’aiuto di una segretaria che prenda gli appuntamenti).

 

_Elena

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