Quali forme di comunicazione e quali sistemi si utilizzano oggi? Come è cambiato il modo di fare comunicazione, in privato o nel settore aziendale, nel tempo?
SMS
Le forme di comunicazione in voga tra gli anni ’90 e 2000, erano prima lo “squillo”, poi l’sms. Tutti iniziavano ad avere il cellulare, non si aveva la connessione internet ed erano spesso attive offerte per l’invio di centinaia di sms (chi non ricorda la famosa “Christmas card”?).
Oggi, gli sms stanno scomparendo, soppiantati dall’accessibilità di tutti ad internet. Solo pochi si appoggiano ancora agli sms: alcune aziende inviano pubblicità tramite sms (perché per le promozioni non possono essere usate altre app). I gestori di telefonia inviano comunicazioni per avvertire l’avvenuta ricarica. Alcuni corrieri avvisano dell’arrivo di merce, tramite sms. Questo, perché i messaggi “brevi” hanno un costo, e perché utilizzarli quando siamo circondati da app gratuite che compiono meglio le stesse funzioni?
Gli stessi social permettono l’invio di comunicazioni per le quali non si attende una risposta (ad esempio Twitter). Oppure permettono di comunicare anche a più utenti contemporaneamente (ad esempio Facebook tramite Messenger).
Telefonata: tra le forme di comunicazione oggi meno usate
La telefonata come forma di comunicazione è molto meno utilizzata di un tempo. Nel privato, non si vuole “disturbare” chiamando qualcuno quando potrebbe non essere disponibile. Molto meglio un messaggino che dica “ehi quando hai tempo rispondi”. Ma vale anche la regola che “verba volant scripta manent”. Lavorativamente parlando, la stessa comunicazione che arriva in anteprima via telefono, di solito si richiede che avvenga anche in forma scritta, per confermare quanto detto a voce. Anche per poterlo inoltrare a chi di interesse.
Bisogna però dire che anche la telefonata è cambiata, nel corso del tempo. Le stesse app che permettono di chattare, consentono anche di telefonare. Gratuitamente (ossia solo tramite consumo di banda). Come il primissimo Skype, tramite VoIP consentono di effettuare chiamate anche internazionali a costi ridottissimi.
Oggi il principale mezzo di comunicazione (nel privato come tra aziende) è l’email. Per ricevere password, fatture, ordini.
Tant’è, che nel mondo del lavoro, il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. In particolare nella lettura, scrittura e risposta delle stesse.
Siamo strettamente legati alla ricezione delle mail. Guidati da una profonda curiosità, alla pari di quella di consultare i social. Vogliamo sapere, subito, quello che i nostri clienti cercano, cosa i nostri fornitori hanno da comunicarci. E poi c’è un fattore molto più “legale”, legato al fatto che tutto deve essere scritto. Ogni passaggio, ogni richiesta deve essere documentata da un via vai di email. Quando non c’è bisogno di ricorrere alla PEC, si tratta del mezzo di comunicazione scritto più rapido ed immediato.
Pec: tra le forme di comunicazione certificate
L’unica forma di mail che abbia validità legale è la PEC. Dunque questa va in molti casi e dove richiesto (ad esempio disdette di contratti registrati) a sostituire l’invio della raccomandata. Si risolve il problema della data certa (un tempo bisognava ricorrere all’ufficio postale per il timbro di data certa), in quanto ha validità la data di invio della stessa. Ma per contro solo le aziende sono obbligate ad averla, i privati non sempre ne sono dotati. A meno che siano liberi professionisti.
Chat
Oggi come oggi sono sempre più privati ed aziende che si appoggiano alle chat. Pensiamo a Whatsapp, piuttosto che Telegram, Messenger. Sono comode, perché con la connessione internet sono sempre accessibili. Rapide, perché tramite registrazione vocale non si deve nemmeno spendere tempo a scrivere. Permettono comunicazioni “multiple”: tramite gruppi, non c’è bisogno di scrivere/telefonare ad ogni singola persona. Sono gratuite e si appoggiano alla linea internet. Permettono l’invio di foto oppure la condivisione della propria posizione, di contatti, di video.
Vengono utilizzate dal privato come dall’azienda. Infatti, sono utili per parlare con gli amici, per le comunicazioni genitori-scuola, ma anche per prenotare una sala o una seduta dalla parrucchiera o dall’estetista. Vengono richiesti assistenza, indicazioni, sono comunicate problematiche o inviate foto. Con o senza la propria volontà inoltre, spesso ci si trova immersi all’interno di comunicazioni che neanche vorremmo leggere.
Le chat sono talmente utilizzate, anche per lavoro, che qualcuno ha pensato di certificarle. Infatti sono uno tra i principali mezzi di comunicazione tra dipendenti che lavorano separatamente (in smart working ad esempio). Perché tutto deve essere più rapido, intuitivo, comodo, pratico. Alla portata di tutti, tramite smartphone personale (privato o aziendale).
Per certificarle farlo servirebbero però strumenti come firme digitali, che non tutti hanno.