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Ufficio tradizionale vs ufficio temporaneo

La creazione dell’ufficio 

Immaginate il lavoratore che entra nel mondo della libera professione, o la start-up. Il rappresentante di commercio, o il commercialista e lo psicologo, che devono trovare un ufficio.

Il primo problema contro il quale si scontrano, sono i costi. È difficile stimare a priori il budget necessario per arredare, allacciarsi alle utenze, mettersi in regola da tutti i punti di vista (permessi, geometra, architetto, ecc.), acquistare accessori (stampante, macchina del caffè, ecc.). E poi una volta stimato il budget, non sarà sicuramente rispettato a causa di spese inaspettate.

Dunque il problema degli spazi: bastano pochi metri quadri, oppure sono da considerare anche stanze ad hoc per i meeting o la ricezione dei propri Clienti o per i break? Se il professionista è da solo, sarà più difficile trovare uno spazio su misura, diverso e più conveniente di una stanza della propria casa.

Poi lo stress e le perdite di tempo del cercare lo spazio migliore da affittare o acquistare e del seguire l’evolversi del progetto che prende forma, del contatto con muratore-idraulico-elettricista. E poi, una volta pronto, nascono i problemi delle manutenzioni ordinaria e straordinaria.

I tempi poi sono un’altra questione variabile. È difficile decidere di investire in un ufficio a partire da zero, se non si ha la certezza che le cose funzionino o se si vuole “provare” una nuova attività.

La filosofia degli uffici arredati? Scegli spazio e tempo, accomodati, lavora

Con gli uffici arredati, qualcun altro al posto del professionista pensa alla fornitura dell’arredamento e degli accessori. Qualcun altro si accolla le utenze e i lavori di muratore, elettricista, idraulico e non per ultimo gestisce le manutenzioni ordinarie e straordinarie. Qualcun altro pensa a mettere gli spazi in regola. Nel mondo degli uffici arredati, inoltre, ogni professionista troverà una dimensione ideale alla propria professione, in termini di spazio e di servizi su misura.

Il professionista non dovrà fare altro che scegliere il proprio ufficio, per il tempo che ritiene opportuno. Oggi un ufficio ad una postazione; tra un mese col collega un ufficio a doppia postazione; tra un anno con la start-up che prende piede un ufficio a 6 postazioni per tutti i propri collaboratori. Potrà “fare le prove”, decidendo di darsi del tempo, a costi bassissimi. Le spese sono fisse, chiare e dichiarate, nessuna sorpresa.

Tutti i servizi che non ti aspetti

Nell’ufficio tradizionale, a meno che abbia la possibilità di avere una segretaria, per lo smistamento di pacchi e posta e per la ricezione di clienti, il professionista dovrà sempre essere presente di persona. I problemi con caldaia, condizionatore, stampante, internet ecc., deve risolverseli. Dovrà valutare se appoggiarsi a sistemi di sicurezza, fisica e virtuale, a costi solitamente elevati. Inoltre avrà il problema delle pulizie dei locali. Nel bilancio di costi/benefici, sicuramente prenderà in considerazione di gestirsele da sé.

L’ufficio arredato prevede almeno una persona a servizio di reception, per posta, clienti e manutenzione inerente. Gli uffici arredati inoltre hanno sviluppati sistemi di sicurezza, sia fisica (controllo accessi, antifurti, sorveglianza dedicata) sia informatica (chiavi di accesso internet personalizzate). Le pulizie sono svolte giornalmente da parte di personale qualificato.

599 europa: prova l’ufficio arredato

599 europa propone uffici arredati a postazione singola a partire da € 300,00 + IVA al mese. Uffici a postazione doppia ad € 450,00 + IVA al mese. Uffici a postazione tripla ad € 650,00 + IVA al mese. I principali servizi sono compresi: accesso illimitato con badge personale, telefono VoIP, servizio reception, pulizie, climatizzazione, apposizione del proprio logo, internet, area break. Tra i servizi accessori: utilizzo della stampante multifunzione, utilizzo di sala riunioni e centro congressi, servizio hostess dedicato, attivazione/portabilità del numero VoIP, domiciliazione postale e domiciliazione legale.

Per dare modo anche ai più scettici di provare l’ufficio arredato, 599 europa propone un’offerta imperdibile: per tutti i contratti di noleggio ufficio arredato sottoscritti nel mese di aprile, verrà applicato uno sconto del 10% al mese per i primi 3 mesi di noleggio.

Approfittane subito!

 

_Elena

Scrivania

Spazio di lavoro: l’importanza dei dettagli

In media, almeno un terzo della giornata si passa in ufficio, o meglio, alla scrivania. Che si tratti di home office, di un ufficio tradizionale o ancora di un ufficio arredato a noleggio, è bene fare alcune serie considerazioni, dunque, nella progettazione/sistemazione della propria postazione. Lo spazio di lavoro dovrebbe essere accogliente, ben organizzato, ergonomico, personalizzato.

Quali sono dunque gli elementi da valutare per rendere migliore la propria postazione?

  1. Posizione della scrivania

    Contro una parete o al centro della stanza, spalle al muro o verso la finestra? Si tratta di una scelta, spesso dettata dalla dimensione dell’ufficio; se si può scegliere, meglio non avere di fronte la finestra per questioni di luce, e meglio vedere la porta.

  2. Dimensione della scrivania

    A qualcuno basterà un appoggio per portatile e mouse, ad altri non basteranno 2 m di tavolo per appoggiare fogli, penne, notes, schermi. Lineare o ad angolo?

  3. Suddivisione degli spazi

    Che si lavori con altre persone oppure da soli, è comunque bene tenere i propri spazi con l’ordine personale; la scrivania dovrebbe essere spaziosa o comunque proporzionata al tipo di lavoro.

  4. Illuminazione

    La scrivania deve essere in un punto ben illuminato, meglio se da luce naturale, ovviamente integrata da luce artificiale che deve giungere dalla giusta angolazione. Importante può essere la presenza di tende.

  5. Ergonomia della seduta

    Tanto è il tempo che si passa seduti in ufficio, e allora perché non essere seduti comodamente ed evitare fastidiosi mal di schiena? Esistono sedie con rotelle dalle mille regolazioni, come sedie fisse in legno che permettono di mantenere la posizione corretta sempre.

  6. Ricezione clienti

    Se si devono ricevere clienti o tenere corsi, è bene valutare il numero di persone che lo spazio dovrà supportare. Bastano due sedie visitatori da aggiungere alla propria scrivania oppure è da considerare uno spazio apposito, come una sala riunioni?

  7. Archivio

    Se i documenti prodotti si salvano in cloud o su un hard disk esterno, potrebbe essere necessaria solo una piccola cassettiera chiusa dove riporre i beni. Altrimenti, se tutto quello che viene prodotto è da archiviare in maniera cartacea o se si ha del materiale di magazzino, bisognerà considerare appositi spazi di archiviazione, temporanei o meno (armadi, librerie, cassettiere).

  8. Personalizzazione dello spazio

    Se si vuole “portare” la famiglia al lavoro, sulla scrivania vi saranno foto oppure disegni di figli/nipoti; sui muri un quadro a cui si è particolarmente affezionati; post-it pieni di liste di cose da fare, comprare, ricordare. Una pianta che è stata regalata.

  9. Accessori e cancelleria

    Un telefono (analogico, digitale o VoIP?), una stampante (fotocopiatrice o multifunzione?) e poi penne, notes, agenda, pinzatrice, scotch, evidenziatori, fanno parte del proprio spazio di lavoro. Il fax sta sempre più uscendo di scena, ma per qualcuno è ancora in uso.

  10. Rete

    Per collegamenti tra apparecchi/computer e connessione internet, meglio cavo, WIFI o entrambi?

Scelta dello spazio di lavoro

Lo spazio di lavoro dunque, inteso come scrivania e accessori ad essa collegati, è fondamentale per poter produrre ed essere efficienti. Questi elementi sono dunque da tenere in forte considerazione, non soltanto di per sé, ma anche nella scelta del luogo di lavoro: sarà quindi meglio appoggiarsi ad un ufficio proprio, dove tutto ha un costo, oppure ad un centro uffici, dove qualcun altro crea le basi dalle quali è possibile personalizzare, dove è possibile realizzare la propria scelta nell’allestimento ed il prezzo è fisso?

A voi la scelta!

_Elena

Ecco a voi Diamond office!

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599 europa cresce e crescono gli uffici. Vi presentiamo l’ufficio Diamond, l’ufficio completamente arredato da 4 postazioni. Luminoso, sulle tonalità del celeste e del grigio, con sedie rigorosamente bordeaux.

Ufficiotemporaneo.it

599 europa entra a fare parte del portale Ufficiotemporaneo.it, il sito che aiuta nella selezione dello spazio più consono chiunque abbia la necessità di affittare un ufficio completamente arredato.

Niente di meglio di un video per mostrarvi di che cosa si tratta. Buona visione!

 

Il coworking visto dalla reception

Buongiorno coworkers! 

Oggi, vorrei raccontarvi il coworking dal mio punto di vista: sono Elena e mi trovo dietro la reception di 599 europa.

Anche io ho una scrivania, la connessione internet veloce e sicura, i servizi, la stampante e il telefono VoIP. Insomma, ho gli stessi strumenti che utilizza chi qui affitta le postazioni. Sono anche io in un open space, in questo momento sento un altro coworker che ticchetta sulla tastiera del suo computer, alle scrivanie accanto.

Si condivide la pausa caffè e spesso si chiacchiera dei lavori di casa e della passeggiata della domenica, dunque c’è un lato personale; d’altro canto c’è un lato professionale che non è da sottovalutare: basti dire che spesso capita anche a noi di rivolgerci a professionisti che qui lavorano per la gestione di determinati servizi. Ed allo stesso tempo, avendo noi i biglietti da visita di chi qui dentro lavora, spesso accade di consigliare qualcuno ai nuovi arrivati.

E così, si entra nel meccanismo sociale del coworking, sebbene non tutti lavorino alle scrivanie in coworking puro. Ma è il concetto che si allarga a tutti coloro che affittano qualunque postazione, che sia la scrivania oppure l’ufficio privato.

La prima domanda che spesso mi viene rivolta da persone incuriosite a questa tipologia di spazi di lavoro, è: “chi lavora qui? Quali professionisti?” E così, l’avvocato mi chiederà se c’è già un avvocato, il geometra se c’è già un geometra. Perché non è visto solo come uno stile di lavoro ma anche come un metodo per ampliare il proprio raggio di clienti. E’ vero che le professionalità che occupano questo spazio sono tutte piuttosto differenti tra loro e anzi spesso sono complementari; forse proprio per questo nell’ultimo anno sono stati molti i casi di collaborazione nati all’interno di queste mura.

Insomma, personalmente mi trovo in una postazione differenze da chi affitta la propria, ma posso con certezza dire che lavorare PER il coworking è come lavorare IN coworking!