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L’ufficio dopo la pandemia è l’ufficio flessibile

La pandemia da Covid-19 ci ha insegnato l’imprevedibilità, l’adattamento e la resilienza. La capacità di evolvere in funzione del cambiamento, improvviso, ha infatti permesso, in ambito lavorativo, di uscire dall’emergenza adottando strategie di smart working. Strategie che, ora, possono essere affinate, ad un anno dall’insorgenza della pandemia.

Gli ambienti di lavoro sono cambiati in maniera repentina. Abbiamo modificato gli spazi e i comportamenti lavorativi in funzione delle norme di distanziamento. Ma abbiamo anche modificato i tempi ed i modi di lavorare. Si tratta di cambiamenti che ormai sono destinati a rimanere.

Come hanno reagito le aziende

Tramite ridimensionamento degli spazi. In questo momento molte aziende riducono i propri locali, gestendo il personale tramite una marcata rotazione (work-rotation) delle presenze. Questa può avvenire con scaglionamento giornaliero del personale, tramite ricorso in maniera alternata allo smart working. Oppure concentrando le risorse interne sulle attività fondamentali, delegando certe mansioni in maniera fissa allo smart working.

Perciò molte aziende decidono di usare spazi più piccoli, ben serviti, dove appoggiare temporaneamente alcuni o tutti i lavoratori. Altre invece, non potendo appoggiarsi allo smart working, decidono di mantenere grandi spazi, per garantire il distanziamento.

Cosa vogliono i lavoratori

La pandemia ha rimesso al centro la persona. Ha infatti permesso ai lavoratori di capire più esattamente come sentirsi meglio in ufficio. Dopo un ricorso iniziale forzato al lavoro smart, le persone vogliono tornare in ufficio, a quella normalità fatta di colleghi e confronti, fuori dalle mura di casa. Per lo meno per alcuni giorni a settimana.

Ufficio flessibile nel tempo

I lavoratori oggi apprezzano sempre più la gestione del proprio tempo in smart working, pur non dovendo dedicare al lavoro agile tutti i giorni della settimana. Hanno il desiderio di interfacciarsi, di persona, con capi e colleghi. Sebbene ci si sia abituati alle riunioni tramite le applicazioni più varie, è ancora e sempre preferibile incontrarsi di persona. Una grande fetta di lavoratori italiani ha espresso la preferenza verso lo smart working (potendo scegliere tra aziende con orario tradizionale e aziende che ricorrono al lavoro agile). Ma non solo: l’80% di questi, vorrebbe alternare metà settimana in smart e metà da ufficio. In ogni caso, apprezza il lavoro agile per il minore stress del viaggio casa-ufficio. E quello che nel lavoro puramente in smart manca, è principalmente il contatto con i colleghi.

Il tradizionale orario di lavoro, fatto di 8 ore passate in ufficio per 5 giorni a settimana, è destinato a cambiare. Ricorrere alla flessibilità oraria è fondamentale quando i colleghi vivono a fusi orari diversi. Oppure quando un progetto segue una stagionalità o tempistiche particolari. O ancora semplicemente quando si voglia scegliere il tempo da dedicare alle proprie attività personali e/o professionali.

Ufficio flessibile nello spazio

I lavoratori, potendo scegliere, preferiscono anche la gestione personale del proprio spazio. Gli spazi di lavoro devono essere disegnati su misura su chi ci lavora, dando a questi ultimi la possibilità di scegliere il luogo desiderato.

Il commuting, o “pendolarismo”, è il tempo speso dal lavoratore per raggiungere il luogo di lavoro. Per aumentare la produttività e il tempo dedicato al lavoro (dunque il benessere del lavoratore), è opportuno ridurre al massimo gli spostamenti per raggiungere l’ufficio. Come? Deve essere data libera scelta al lavoratore, di lavorare da casa oppure da un locale vicino a casa (il cosiddetto “Working Near Home”). Uno spazio che non è il proprio ufficio, ma ben lo rappresenta. In modo da ricreare l’ufficio, con “colleghi” che non sono i propri ma persone che lavorano in altre realtà. In uno spazio consono in quando a luce, silenzio quando serve, buon ricambio di aria, una buona dose di green e perché no, di arte.

Qui si può ricreare l’ambiente di lavoro, senza perdere tempo in viaggi ed evitando gli affollamenti, ottimizzando benessere e produttività.

Riprogettazione dell’ambiente ufficio.

Il luogo di lavoro deve in ogni caso essere riprogettato. Devono essere creati ambienti vari e differenziati, in una commistione di spazi aperti (per facilitare gli incontri) e chiusi (per garantire la concentrazione). In una alternanza di ambienti altamente modulari e adattabili. Diventa importante dunque avere all’interno della stessa azienda spazi chiusi, zone in open space, meeting room ed aree break.

599 europa: la soluzione ideale in tempi di Covid

Con un notevole risparmio di soldi, energie e tempi, un ambiente multifunzionale come 599 europa, permette alle aziende di concentrarsi esclusivamente sul loro core business. Niente burocrazia, svincolo temporale, un canone mensile comprensivo di tutto, spazi sanificati. In un ambiente estremamente ergonomico e con tutte le dimensioni che devono esserci nell’ambiente di lavoro: aree ad accesso riservato, zone pubbliche e spazi chiusi e privati.

business center

Chi utilizza il business center #1

Business center: una realtà in crescita

Le realtà come business center e spazi di lavoro condiviso sono sempre più utilizzate da professionisti e piccole e medie imprese. Caratteristiche? Spesa ridotta, fissa, all inclusive. L’accesso può avvenire 24/7 oppure essere regolamentato da una reception. In ogni caso, si può abbastanza liberamente accedere al proprio spazio, condiviso o riservato. È possibile ricevere clienti o colleghi ed appoggiarsi ai device presenti in struttura (telefono, connessione internet, stampante). Le principali utenze sono comprese nel costo (giornaliero, mensile o annuale) e si ha solitamente buon margine di personalizzazione del proprio spazio.

Spazi funzionali e pronti all’uso

Ecco perché sono strutture che stanno funzionando. Rispondono alla sempre maggiore richiesta da parte degli utenti di potersi appoggiare in maniera temporanea a spazi funzionali e pronti. L’arredo e le pulizie sono comprese, la corrente e il riscaldamento anche. Inoltre, è molto apprezzato occupare la propria postazione in maniera estremamente flessibile e per tutto il tempo necessario. Poter apporre la propria targa identificativa sulla bacheca di ingresso, è un modo professionale per ricevere i propri clienti, all’interno di uno spazio dove hanno sede molte realtà lavorative differenti.

Chi utilizza questi spazi?

A 5 anni dall’apertura di 599 europa, chi ha utilizzato finora il nostro Centro?

  • Uffici arredati: i principali clienti degli uffici pronti all’uso sono o sono stati professionisti, tra cui ingegnere, geometra, architetto, designer, organizzatrice di eventi. Ma anche consulente finanziario, commercialista, avvocato, curatore fallimentare, consulente del lavoro, psicologo, organizzatrice di incontri. Inoltre piccole e grandi imprese che si occupano di disegno meccanico, piuttosto che di internet security, graphic design, comunicazione, progettazione grafica, telefonia, stampa 3D, noleggio di accessori, trasporti. Ancora, è la sede operativa di agenzie finanziarie, studi di progettazione, studi di ingegneria, aziende che si occupano di ricerca del personale. La possibilità di portare il proprio numero VoIP ha permesso a segretarie e centraliniste di utilizzare gli uffici per rispondere telefonicamente ai loro clienti.
  • Coworking: le scrivanie sono state occupate da designer, agenti e commerciali, disegnatori e progettisti, assicuratori, agenti finanziari. Rappresentano un buon appoggio temporaneo o costante per chi non abbia esigenza di privacy.
  • Sala riunioni: è apprezzata da clienti interni, per ricevere ospiti o svolgere riunioni, quando lo spazio del loro ufficio non sia sufficiente ad accogliere un numero elevato di persone. Oppure quando non vogliano fare entrare i propri potenziali clienti all’interno del loro spazio riservato. Nel tempo è però stata utilizzata anche da aziende esterne, per svolgere corsi di formazione o aggiornamento, meeting e presentazioni.

Domiciliazione

Negli anni sono nate e cresciute realtà di car sharing e noleggio attrezzature, imprese edili, agenzie di wellness, aziende di distribuzione gas, professionisti di IT security, human resources. Tutte queste aziende hanno avuto modo di eleggere a propria sede legale il Centro, essendo più o meno presenti in sede. Avere la propria targa identificativa all’esterno e all’interno del Centro è un modo professionale di ricevere clienti e posta.

Perché vengono utilizzati i business center?

Come già detto, vengono apprezzati per lo più la flessibilità, la presenza di una reception in grado di accogliere secondo specifiche direttive i propri clienti, la possibilità di accedere al proprio spazio 24/7 e quella di ricevere pacchi e posta.

Condivisione o privacy: spesso una scelta

Si può decidere di condividere la pausa caffè oppure di mantenere la propria riservatezza. La presenza opzionale della propria targa fuori dall’ufficio e la pausa caffè rappresentano un buon modo per condividere le proprie esperienze e perché no, fare nascere nuove opportunità lavorative. Non a caso, negli anni sono spesso nate collaborazioni fruttuose tra professionisti, che hanno sviluppato insieme progetti di start up, o tra aziende. È capitato che ex dipendenti di aziende che in passato avevano sede nel Centro, abbiano trovato lavoro in altre aziende interne al Centro.

Elementi di portfolio