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L’ufficio dopo la pandemia è l’ufficio flessibile

La pandemia da Covid-19 ci ha insegnato l’imprevedibilità, l’adattamento e la resilienza. La capacità di evolvere in funzione del cambiamento, improvviso, ha infatti permesso, in ambito lavorativo, di uscire dall’emergenza adottando strategie di smart working. Strategie che, ora, possono essere affinate, ad un anno dall’insorgenza della pandemia.

Gli ambienti di lavoro sono cambiati in maniera repentina. Abbiamo modificato gli spazi e i comportamenti lavorativi in funzione delle norme di distanziamento. Ma abbiamo anche modificato i tempi ed i modi di lavorare. Si tratta di cambiamenti che ormai sono destinati a rimanere.

Come hanno reagito le aziende

Tramite ridimensionamento degli spazi. In questo momento molte aziende riducono i propri locali, gestendo il personale tramite una marcata rotazione (work-rotation) delle presenze. Questa può avvenire con scaglionamento giornaliero del personale, tramite ricorso in maniera alternata allo smart working. Oppure concentrando le risorse interne sulle attività fondamentali, delegando certe mansioni in maniera fissa allo smart working.

Perciò molte aziende decidono di usare spazi più piccoli, ben serviti, dove appoggiare temporaneamente alcuni o tutti i lavoratori. Altre invece, non potendo appoggiarsi allo smart working, decidono di mantenere grandi spazi, per garantire il distanziamento.

Cosa vogliono i lavoratori

La pandemia ha rimesso al centro la persona. Ha infatti permesso ai lavoratori di capire più esattamente come sentirsi meglio in ufficio. Dopo un ricorso iniziale forzato al lavoro smart, le persone vogliono tornare in ufficio, a quella normalità fatta di colleghi e confronti, fuori dalle mura di casa. Per lo meno per alcuni giorni a settimana.

Ufficio flessibile nel tempo

I lavoratori oggi apprezzano sempre più la gestione del proprio tempo in smart working, pur non dovendo dedicare al lavoro agile tutti i giorni della settimana. Hanno il desiderio di interfacciarsi, di persona, con capi e colleghi. Sebbene ci si sia abituati alle riunioni tramite le applicazioni più varie, è ancora e sempre preferibile incontrarsi di persona. Una grande fetta di lavoratori italiani ha espresso la preferenza verso lo smart working (potendo scegliere tra aziende con orario tradizionale e aziende che ricorrono al lavoro agile). Ma non solo: l’80% di questi, vorrebbe alternare metà settimana in smart e metà da ufficio. In ogni caso, apprezza il lavoro agile per il minore stress del viaggio casa-ufficio. E quello che nel lavoro puramente in smart manca, è principalmente il contatto con i colleghi.

Il tradizionale orario di lavoro, fatto di 8 ore passate in ufficio per 5 giorni a settimana, è destinato a cambiare. Ricorrere alla flessibilità oraria è fondamentale quando i colleghi vivono a fusi orari diversi. Oppure quando un progetto segue una stagionalità o tempistiche particolari. O ancora semplicemente quando si voglia scegliere il tempo da dedicare alle proprie attività personali e/o professionali.

Ufficio flessibile nello spazio

I lavoratori, potendo scegliere, preferiscono anche la gestione personale del proprio spazio. Gli spazi di lavoro devono essere disegnati su misura su chi ci lavora, dando a questi ultimi la possibilità di scegliere il luogo desiderato.

Il commuting, o “pendolarismo”, è il tempo speso dal lavoratore per raggiungere il luogo di lavoro. Per aumentare la produttività e il tempo dedicato al lavoro (dunque il benessere del lavoratore), è opportuno ridurre al massimo gli spostamenti per raggiungere l’ufficio. Come? Deve essere data libera scelta al lavoratore, di lavorare da casa oppure da un locale vicino a casa (il cosiddetto “Working Near Home”). Uno spazio che non è il proprio ufficio, ma ben lo rappresenta. In modo da ricreare l’ufficio, con “colleghi” che non sono i propri ma persone che lavorano in altre realtà. In uno spazio consono in quando a luce, silenzio quando serve, buon ricambio di aria, una buona dose di green e perché no, di arte.

Qui si può ricreare l’ambiente di lavoro, senza perdere tempo in viaggi ed evitando gli affollamenti, ottimizzando benessere e produttività.

Riprogettazione dell’ambiente ufficio.

Il luogo di lavoro deve in ogni caso essere riprogettato. Devono essere creati ambienti vari e differenziati, in una commistione di spazi aperti (per facilitare gli incontri) e chiusi (per garantire la concentrazione). In una alternanza di ambienti altamente modulari e adattabili. Diventa importante dunque avere all’interno della stessa azienda spazi chiusi, zone in open space, meeting room ed aree break.

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