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Ufficio tradizionale vs ufficio temporaneo

La creazione dell’ufficio 

Immaginate il lavoratore che entra nel mondo della libera professione, o la start-up, o il rappresentante di commercio, o ancora il commercialista e lo psicologo, che devono trovare un ufficio.

Il primo problema contro il quale si scontrano, sono i costi: è difficile stimare a priori il budget necessario per arredare, allacciarsi alle utenze, mettersi in regola da tutti i punti di vista (permessi, geometra, architetto, ecc.), acquistare accessori (stampante, macchina del caffè, ecc.). E poi una volta stimato il budget, non sarà sicuramente rispettato perché usciranno spese inaspettate.

Dunque il problema degli spazi: bastano pochi metri quadri, oppure sono da considerare anche stanze ad hoc per i meeting o la ricezione dei propri Clienti o per i break? Se il professionista è da solo, sarà più difficile trovare uno spazio su misura, diverso e più conveniente di una stanza della propria casa.

Poi lo stress e le perdite di tempo del cercare lo spazio migliore da affittare o acquistare e del seguire l’evolversi del progetto che prende forma, del contatto con muratore-idraulico-elettricista. E poi, una volta pronto, nascono i problemi delle manutenzioni ordinaria e straordinaria.

I tempi poi sono un’altra questione variabile: è difficile decidere di investire in un ufficio a partire da zero, se non si ha la certezza che le cose funzionino o se si vuole “provare” una nuova attività.

La filosofia degli uffici arredati? Scegli spazio e tempo, accomodati, lavora

Con gli uffici arredati, qualcun altro al posto del professionista pensa alla fornitura dell’arredamento e degli accessori, come ad accollarsi le utenze e i lavori di muratore, elettricista, idraulico e non per ultimo gestisce le manutenzioni ordinarie e straordinarie. Qualcun altro pensa a mettere gli spazi in regola. Nel mondo degli uffici arredati, inoltre, ogni professionista troverà una dimensione ideale alla propria professione, in termini di spazio e di servizi su misura.

Il professionista non dovrà fare altro che scegliere il proprio ufficio, per il tempo che ritiene opportuno (oggi un ufficio ad una postazione, tra un mese col collega un ufficio a doppia postazione; tra un anno con la start-up che prende piede un ufficio a 6 postazioni per tutti i propri collaboratori). Potrà “fare le prove”, decidendo di darsi del tempo, a costi bassissimi. Le spese sono fisse, chiare e dichiarate, nessuna sorpresa.

Tutti i servizi che non ti aspetti

Nell’ufficio tradizionale, a meno che abbia la possibilità di avere una segretaria, per lo smistamento di pacchi e posta e per la ricezione di clienti, il professionista dovrà sempre essere presente di persona. I problemi con caldaia, condizionatore, stampante, internet ecc., deve risolverseli. Dovrà valutare se appoggiarsi a sistemi di sicurezza, fisica e virtuale, a costi solitamente elevati. Inoltre avrà il problema delle pulizie dei locali: nel bilancio di costi/benefici, sicuramente prenderà in considerazione di gestirsele da sé.

L’ufficio arredato prevede almeno una persona a servizio di reception, per posta, clienti e manutenzione inerente. Gli uffici arredati inoltre hanno sviluppati sistemi di sicurezza, sia fisica (controllo accessi, antifurti, sorveglianza dedicata) sia informatica (chiavi di accesso internet personalizzate). Le pulizie sono svolte giornalmente da parte di personale qualificato.

599 europa: prova l’ufficio arredato

599 europa propone uffici arredati a postazione singola a partire da € 300,00 + IVA al mese, uffici a postazione doppia ad € 450,00 + IVA al mese, uffici a postazione tripla ad € 650,00 + IVA al mese. I principali servizi sono compresi: accesso illimitato con badge personale, telefono VoIP, servizio reception, pulizie, climatizzazione, apposizione del proprio logo, internet, area break. Tra i servizi accessori: utilizzo della stampante multifunzione, utilizzo di sala riunioni e centro congressi, servizio hostess dedicato, attivazione/portabilità del numero VoIP, domiciliazione postale e domiciliazione legale.

Per dare modo anche ai più scettici di provare l’ufficio arredato, 599 europa propone un’offerta imperdibile: per tutti i contratti di noleggio ufficio arredato sottoscritti nel mese di aprile, verrà applicato uno sconto del 10% al mese per i primi 3 mesi di noleggio.

Approfittane subito!

Spazio di lavoro: l’importanza dei dettagli

Scrivania

In media, almeno un terzo della giornata si passa in ufficio, o meglio, alla scrivania. Che si tratti di home office, di un ufficio tradizionale o ancora di un ufficio arredato a noleggio, è bene fare alcune serie considerazioni, dunque, nella progettazione/sistemazione della propria postazione. Lo spazio di lavoro dovrebbe essere accogliente, ben organizzato, ergonomico, personalizzato.

Quali sono dunque gli elementi da valutare per rendere migliore la propria postazione?
  1. Posizione della scrivania: contro una parete o al centro della stanza, spalle al muro o verso la finestra? Si tratta di una scelta, spesso dettata dalla dimensione dell’ufficio; se si può scegliere, meglio non avere di fronte la finestra per questioni di luce, e meglio vedere la porta.
  2. Dimensione della scrivania: a qualcuno basterà un appoggio per portatile e mouse, ad altri non basteranno 2 m di tavolo per appoggiare fogli, penne, notes, schermi. Lineare o ad angolo?
  3. Suddivisione degli spazi: che si lavori con altre persone oppure da soli, è comunque bene tenere i propri spazi con l’ordine personale; la scrivania dovrebbe essere spaziosa o comunque proporzionata al tipo di lavoro.
  4. Illuminazione: la scrivania deve essere in un punto ben illuminato, meglio se da luce naturale, ovviamente integrata da luce artificiale che deve giungere dalla giusta angolazione. Importante può essere la presenza di tende.
  5. Ergonomia della seduta: tanto è il tempo che si passa seduti in ufficio, e allora perché non essere seduti comodamente ed evitare fastidiosi mal di schiena? Esistono sedie con rotelle dalle mille regolazioni, come sedie fisse in legno che permettono di mantenere la posizione corretta sempre.
  6. Ricezione clienti: se si devono ricevere clienti o tenere corsi, è bene valutare il numero di persone che lo spazio dovrà supportare. Bastano due sedie visitatori da aggiungere alla propria scrivania oppure è da considerare uno spazio apposito, come una sala riunioni?
  7. Archivio: se i documenti prodotti si salvano in cloud o su un hard disk esterno, potrebbe essere necessaria solo una piccola cassettiera chiusa dove riporre i beni. Altrimenti, se tutto quello che viene prodotto è da archiviare in maniera cartacea o se si ha del materiale di magazzino, bisognerà considerare appositi spazi di archiviazione, temporanei o meno (armadi, librerie, cassettiere).
  8. Personalizzazione dello spazio: se si vuole “portare” la famiglia al lavoro, sulla scrivania vi saranno foto oppure disegni di figli/nipoti; sui muri un quadro a cui si è particolarmente affezionati; post-it pieni di liste di cose da fare, comprare, ricordare. Una pianta che è stata regalata.
  9. Accessori e cancelleria: un telefono (analogico, digitale o VoIP?), una stampante (fotocopiatrice o multifunzione?) e poi penne, notes, agenda, pinzatrice, scotch, evidenziatori, fanno parte del proprio spazio di lavoro. Il fax sta sempre più uscendo di scena, ma per qualcuno è ancora in uso.
  10. Rete: per collegamenti tra apparecchi/computer e connessione internet, meglio cavo, WIFI o entrambi?
Scelta dello spazio di lavoro

Lo spazio di lavoro dunque, inteso come scrivania e accessori ad essa collegati, è fondamentale per poter produrre ed essere efficienti. Questi elementi sono dunque da tenere in forte considerazione, non soltanto di per sé, ma anche nella scelta del luogo di lavoro: sarà quindi meglio appoggiarsi ad un ufficio proprio, dove tutto ha un costo, oppure ad un centro uffici, dove qualcun altro crea le basi dalle quali è possibile personalizzare, dove è possibile realizzare la propria scelta nell’allestimento ed il prezzo è fisso?

A voi la scelta!

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Ecco a voi Diamond office!

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599 europa cresce e crescono gli uffici. Vi presentiamo l’ufficio Diamond, l’ufficio completamente arredato da 4 postazioni. Luminoso, sulle tonalità del celeste e del grigio, con sedie rigorosamente bordeaux.

Il coworker sempre al Centro

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Anno nuovo, uffici nuovi! 599 europa si rinnova nuovamente, nessuna espansione questa volta ma qualche “piccola” modifica interna. Una sala riunioni scompare per lasciare il posto ad un ufficio; inoltre scompare una delle due aree di coworking e al suo posto viene creato un nuovo ufficio temporaneo per 4 persone.

In molti stanno scoprendo tutti i vantaggi economici e non degli uffici arredati; qualcuno li utilizza per una giornata per effettuare colloqui o ricevere un cliente, qualcuno si appoggia agli uffici per qualche mese in attesa che vengano ultimati gli uffici definitivi; qualcun altro sfrutta l’ufficio solo ed esclusivamente per ricevere clienti o fornitori o per effettuare corsi individuali. Ognuno ha il suo modo di utilizzare ed interpretare lo spazio che noleggia.

599 europa ad un anno e mezzo dall’apertura, si ritrova nuovamente ad evolvere in funzione delle richieste e delle esigenze di chi gli ha dato e gli darà fiducia.

Grazie coworkers!

Ufficiotemporaneo.it

599 europa entra a fare parte del portale Ufficiotemporaneo.it, il sito che aiuta nella selezione dello spazio più consono chiunque abbia la necessità di affittare un ufficio completamente arredato.

Niente di meglio di un video per mostrarvi di che cosa si tratta. Buona visione!

 

Il coworking visto dalla reception

Buongiorno coworkers! 

Oggi, vorrei raccontarvi il coworking dal mio punto di vista: sono Elena e mi trovo dietro la reception di 599 europa.

Anche io ho una scrivania, la connessione internet veloce e sicura, i servizi, la stampante e il telefono VoIP. Insomma, ho gli stessi strumenti che utilizza chi qui affitta le postazioni. Sono anche io in un open space, in questo momento sento un altro coworker che ticchetta sulla tastiera del suo computer, alle scrivanie accanto.

Si condivide la pausa caffè e spesso si chiacchiera dei lavori di casa e della passeggiata della domenica, dunque c’è un lato personale; d’altro canto c’è un lato professionale che non è da sottovalutare: basti dire che spesso capita anche a noi di rivolgerci a professionisti che qui lavorano per la gestione di determinati servizi. Ed allo stesso tempo, avendo noi i biglietti da visita di chi qui dentro lavora, spesso accade di consigliare qualcuno ai nuovi arrivati.

E così, si entra nel meccanismo sociale del coworking, sebbene non tutti lavorino alle scrivanie in coworking puro. Ma è il concetto che si allarga a tutti coloro che affittano qualunque postazione, che sia la scrivania oppure l’ufficio privato.

La prima domanda che spesso mi viene rivolta da persone incuriosite a questa tipologia di spazi di lavoro, è: “chi lavora qui? Quali professionisti?” E così, l’avvocato mi chiederà se c’è già un avvocato, il geometra se c’è già un geometra. Perché non è visto solo come uno stile di lavoro ma anche come un metodo per ampliare il proprio raggio di clienti. E’ vero che le professionalità che occupano questo spazio sono tutte piuttosto differenti tra loro e anzi spesso sono complementari; forse proprio per questo nell’ultimo anno sono stati molti i casi di collaborazione nati all’interno di queste mura.

Insomma, personalmente mi trovo in una postazione differenze da chi affitta la propria, ma posso con certezza dire che lavorare PER il coworking è come lavorare IN coworking!

Coworking vs home office

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Ne abbiamo parlato più volte in questo blog, ma tra le motivazioni che spingono alla scelta del coworking come stile di lavoro c’è in primis il bisogno di separare lo spazio di lavoro da quello di casa. Sono infatti molti i lavoratori che arrivano al coworking, appena ne scoprono l’esistenza, dopo aver provato sulla loro pelle l’esperienza dell’home office.

Sono indubbiamente numerosi i vantaggi del lavoro a casa.

Non hai limiti di orario. Gestisci il tempo da dedicare al lavoro in piena autonomia. Dunque la sveglia suona ma la rimandi, “tanto c’è tempo”. E ti ritrovi a fare colazione alle 10.00. Dalle 8.00 quando avevi programmato la sveglia.

Accendi la televisione “solo per il tempo della colazione”. E scopri che stanno passando l’unica puntata della tua serie preferita che non hai ancora visto. Come fai a rinunciare?! Tanto puoi andare avanti fino a tardi, col lavoro!

Non devi vestirti bene, né truccarti. E a meno che tu non abbia un cane, scopri che in un attimo la mattinata è passata e tu ancora non ti sei tolta il pigiama né hai messo il naso fuori casa (il cane sì ti fa uscire di casa, ma a guardare bene bene da sotto il giaccone sbuca una orribile tuta insieme a delle altrettanto inguardabili scarpe da ginnastica consumate).

Ti siedi e accendi il pc, ma ti senti troppo in colpa per non dare una sistemata al disastro che hai sul tavolo. E anche per non svuotare la lavastoviglie.

Ti ritrovi a mangiare di continuo perché hai tutto a portata di mano e non sai bene come, perdi il controllo della tua dieta.

Puoi scegliere in ogni momento della giornata dove lavorare. E scopri che la connessione wireless prende anche in camera da letto. Casualmente lo scopri verso le 14.00, quando è ora del riposino.

Quando riesci finalmente a trovare la concentrazione, squilla il telefono fisso. Eppure nessuno ha il numero. Che tu sappia. Infatti è uno sconosciuto che cerca di proporti una connessione migliore di quella attuale. Quando finalmente lo convinci che la tua connessione è ottima e non cambieresti il tuo piano neanche se ti offrisse le stesse condizioni alla metà del prezzo e metti giù il telefono, il tuo pc si è ormai attaccato alla rete libera del vicino di casa perché la tua non funziona più.

Mentre aspetti che tutto riparta, vai in bagno. E qui ti cade l’occhio sul cesto della biancheria, che straborda di lenzuola e panni da lavare. Non riesci a lasciarlo dov’è ancora per un po’ e fai una lavatrice.

Accesa la lavatrice finalmente lavori per due ore al pc. Scoprendo quanto è scomoda la sedia che stai usando. Non è esattamente ergonomica e ti lascia dei solchi sotto le cosce perché è fatta per starci seduta al massimo il tempo della cena.

Si sono fatte le 18.00 e tu non riesci a staccare perché ti sembra di non aver prodotto nulla. Quando ti suona il cellulare. Tua mamma che giustamente pensa che ormai tu la tua giornata lavorativa l’abbia terminata. A spiegarle che non è così, che solo loro ai loro tempi riuscivano a conciliare famiglia-marito-figli-lavoro-casa-pulizie-suocera e che noi giovani non lo sappiamo più fare.

Terminata la telefonata, ti rimetti al lavoro. Quando è ora di preparare qualcosa per cena. Ma lo scopri solo a causa di quei fastidiosi crampi allo stomaco. Andrai avanti dopo cena.

E ti ritrovi stanca e con gli occhi gonfi alle 22.00 a crollare sulla tastiera del pc. Senza neanche avere steso.

 

Dicevamo che sono numerosi i vantaggi del lavoro da casa?!

Non sei ancora convinto che il coworking sia la soluzione giusta? Provare per credere!!

Vuoi personalizzare l’ufficio temporaneo? Puoi!

Scegli l’ufficio che vuoi, lo affitti completamente arredato, ma poi lo vuoi personalizzare perché vuoi accogliere i clienti in un ufficio che corrisponda di più alla personalità tua e della tua azienda.

Puoi farlo. Puoi appendere il tuo quadro preferito, sistemare l’arredamento presente a seconda di come arriva la luce, mettere una pianta. Puoi apporre il logo della tua azienda nell’ufficio e fuori. Ecco come hanno personalizzato le loro postazioni i coworkers Massimiliano, Sabrina, Luca.

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