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L’ufficio dopo la pandemia è l’ufficio flessibile

La pandemia da Covid-19 ci ha insegnato l’imprevedibilità, l’adattamento e la resilienza. La capacità di evolvere in funzione del cambiamento, improvviso, ha infatti permesso, in ambito lavorativo, di uscire dall’emergenza adottando strategie di smart working. Strategie che, ora, possono essere affinate, ad un anno dall’insorgenza della pandemia.

Gli ambienti di lavoro sono cambiati in maniera repentina. Abbiamo modificato gli spazi e i comportamenti lavorativi in funzione delle norme di distanziamento. Ma abbiamo anche modificato i tempi ed i modi di lavorare. Si tratta di cambiamenti che ormai sono destinati a rimanere.

Come hanno reagito le aziende

Tramite ridimensionamento degli spazi. In questo momento molte aziende riducono i propri locali, gestendo il personale tramite una marcata rotazione (work-rotation) delle presenze. Questa può avvenire con scaglionamento giornaliero del personale, tramite ricorso in maniera alternata allo smart working. Oppure concentrando le risorse interne sulle attività fondamentali, delegando certe mansioni in maniera fissa allo smart working.

Perciò molte aziende decidono di usare spazi più piccoli, ben serviti, dove appoggiare temporaneamente alcuni o tutti i lavoratori. Altre invece, non potendo appoggiarsi allo smart working, decidono di mantenere grandi spazi, per garantire il distanziamento.

Cosa vogliono i lavoratori

La pandemia ha rimesso al centro la persona. Ha infatti permesso ai lavoratori di capire più esattamente come sentirsi meglio in ufficio. Dopo un ricorso iniziale forzato al lavoro smart, le persone vogliono tornare in ufficio, a quella normalità fatta di colleghi e confronti, fuori dalle mura di casa. Per lo meno per alcuni giorni a settimana.

Ufficio flessibile nel tempo

I lavoratori oggi apprezzano sempre più la gestione del proprio tempo in smart working, pur non dovendo dedicare al lavoro agile tutti i giorni della settimana. Hanno il desiderio di interfacciarsi, di persona, con capi e colleghi. Sebbene ci si sia abituati alle riunioni tramite le applicazioni più varie, è ancora e sempre preferibile incontrarsi di persona. Una grande fetta di lavoratori italiani ha espresso la preferenza verso lo smart working (potendo scegliere tra aziende con orario tradizionale e aziende che ricorrono al lavoro agile). Ma non solo: l’80% di questi, vorrebbe alternare metà settimana in smart e metà da ufficio. In ogni caso, apprezza il lavoro agile per il minore stress del viaggio casa-ufficio. E quello che nel lavoro puramente in smart manca, è principalmente il contatto con i colleghi.

Il tradizionale orario di lavoro, fatto di 8 ore passate in ufficio per 5 giorni a settimana, è destinato a cambiare. Ricorrere alla flessibilità oraria è fondamentale quando i colleghi vivono a fusi orari diversi. Oppure quando un progetto segue una stagionalità o tempistiche particolari. O ancora semplicemente quando si voglia scegliere il tempo da dedicare alle proprie attività personali e/o professionali.

Ufficio flessibile nello spazio

I lavoratori, potendo scegliere, preferiscono anche la gestione personale del proprio spazio. Gli spazi di lavoro devono essere disegnati su misura su chi ci lavora, dando a questi ultimi la possibilità di scegliere il luogo desiderato.

Il commuting, o “pendolarismo”, è il tempo speso dal lavoratore per raggiungere il luogo di lavoro. Per aumentare la produttività e il tempo dedicato al lavoro (dunque il benessere del lavoratore), è opportuno ridurre al massimo gli spostamenti per raggiungere l’ufficio. Come? Deve essere data libera scelta al lavoratore, di lavorare da casa oppure da un locale vicino a casa (il cosiddetto “Working Near Home”). Uno spazio che non è il proprio ufficio, ma ben lo rappresenta. In modo da ricreare l’ufficio, con “colleghi” che non sono i propri ma persone che lavorano in altre realtà. In uno spazio consono in quando a luce, silenzio quando serve, buon ricambio di aria, una buona dose di green e perché no, di arte.

Qui si può ricreare l’ambiente di lavoro, senza perdere tempo in viaggi ed evitando gli affollamenti, ottimizzando benessere e produttività.

Riprogettazione dell’ambiente ufficio.

Il luogo di lavoro deve in ogni caso essere riprogettato. Devono essere creati ambienti vari e differenziati, in una commistione di spazi aperti (per facilitare gli incontri) e chiusi (per garantire la concentrazione). In una alternanza di ambienti altamente modulari e adattabili. Diventa importante dunque avere all’interno della stessa azienda spazi chiusi, zone in open space, meeting room ed aree break.

599 europa: la soluzione ideale in tempi di Covid

Con un notevole risparmio di soldi, energie e tempi, un ambiente multifunzionale come 599 europa, permette alle aziende di concentrarsi esclusivamente sul loro core business. Niente burocrazia, svincolo temporale, un canone mensile comprensivo di tutto, spazi sanificati. In un ambiente estremamente ergonomico e con tutte le dimensioni che devono esserci nell’ambiente di lavoro: aree ad accesso riservato, zone pubbliche e spazi chiusi e privati.

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Non tutti fanno coworking: l’avvocato

Prendiamo una figura professionale che potrebbe trovare in un coworking come 599 europa l’ambiente adatto per svolgere le proprie attività: l’avvocato. Qui infatti potrebbe:

  • disporre di un ufficio riservato, dove incontrare colleghi o clienti o telefonare;
  • accedere al proprio ufficio negli orari più disparati grazie all’accesso 24/7;
  • stampare in maniera riservata, grazie all’attivazione della stampante tramite badge personale;
  • pagare un canone mensile comprensivo dei principali servizi;
  • ricevere ospiti grazie ad un personale di reception attivo in orario ufficio;
  • apporre il proprio logo all’interno del Centro;
  • allargare la propria clientela grazie all’ambiente collaborativo che si sviluppa all’interno del centro;
  • sfruttare la connessione internet del centro per svolgere attività di back office;
  • eleggere il centro a proprio domicilio professionale.

Quali strumenti utilizza l’avvocato?

Non si tratta di una categoria professionale con grosse esigenze dal punto di vista degli strumenti informatici. Necessitano principalmente di telefono e pc. E questi ultimi vengono solitamente forniti loro dallo studio di appartenenza oppure sono di loro proprietà. Possono accedere da remoto ai loro gestionali (esattamente come i professionisti che lavorano da casa). Normalmente non hanno motivazioni economiche che li trattengano dal portare il proprio studio all’interno di un business center.

Allora perché questo professionista non utilizza il nostro ma nemmeno gli altri Business center?

Gli scogli possono essere molteplici. In primis, vi è un blocco culturale, rappresentato dal fatto che normalmente l’avvocato non può permettersi di assentarsi a lungo dal proprio studio. Questo per non essere da meno rispetto ai propri collaboratori, in termini di tempo e produttività. Quanto meno all’apparenza.

In secondo luogo, alcuni non si sentono tutelati in merito alla privacy, all’interno di strutture come i business center e i coworking. Se da una parte, come categoria, è abituato a condividere lo studio coi propri partner, d’altro canto non è pronto a condividerlo con altre categorie professionali.

Categorie professionali più “riservate”

Negli anni, all’interno di 599 europa coworking sono spesso stati noleggiati uffici da differenti professionisti per così dire di categorie più “delicate”, dal punto di vista della privacy. Abbiamo ospitato ed ospitiamo tuttora psicologi, commercialisti e curatori fallimentari, organizzatori di incontri personali. Da 599 europa, la rete internet è sicura e permette accesso univoco per ogni singolo ufficio, tramite pw regolarmente cambiata. L’accesso alla struttura è regolamentato da badge, che viene rilasciato solo con cauzione e fotocopia della carta d’identità. La stampante è regolamentata da attivazione tramite badge. I documenti possono essere mandati in stampa ma uscire solo nel momento in cui il badge personale attiva la stampante. Le pareti sono insonorizzate, e permettono di effettuare conversazioni e telefonate in maniera riservata. Tramite accordi con la reception, è possibile ricevere clienti in piena riservatezza.

Professionisti: meglio smart working che coworking

Insomma, sono molti i metodi che noi come altri coworking, applichiamo per dare spazio a tutti. Ma mentre molti studi professionali ricorrono allo smart working con il lavoro da remoto da casa, in generale è più difficoltoso per alcune categorie ricorrere al coworking. Non tanto per questioni di privacy, quanto più per blocchi culturali.

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Ufficio tradizionale vs ufficio temporaneo

La creazione dell’ufficio 

Immaginate il lavoratore che entra nel mondo della libera professione, o la start-up. Il rappresentante di commercio, o il commercialista e lo psicologo, che devono trovare un ufficio.

Il primo problema contro il quale si scontrano, sono i costi. È difficile stimare a priori il budget necessario per arredare, allacciarsi alle utenze, mettersi in regola da tutti i punti di vista (permessi, geometra, architetto, ecc.), acquistare accessori (stampante, macchina del caffè, ecc.). E poi una volta stimato il budget, non sarà sicuramente rispettato a causa di spese inaspettate.

Dunque il problema degli spazi: bastano pochi metri quadri, oppure sono da considerare anche stanze ad hoc per i meeting o la ricezione dei propri Clienti o per i break? Se il professionista è da solo, sarà più difficile trovare uno spazio su misura, diverso e più conveniente di una stanza della propria casa.

Poi lo stress e le perdite di tempo del cercare lo spazio migliore da affittare o acquistare e del seguire l’evolversi del progetto che prende forma, del contatto con muratore-idraulico-elettricista. E poi, una volta pronto, nascono i problemi delle manutenzioni ordinaria e straordinaria.

I tempi poi sono un’altra questione variabile. È difficile decidere di investire in un ufficio a partire da zero, se non si ha la certezza che le cose funzionino o se si vuole “provare” una nuova attività.

La filosofia degli uffici arredati? Scegli spazio e tempo, accomodati, lavora

Con gli uffici arredati, qualcun altro al posto del professionista pensa alla fornitura dell’arredamento e degli accessori. Qualcun altro si accolla le utenze e i lavori di muratore, elettricista, idraulico e non per ultimo gestisce le manutenzioni ordinarie e straordinarie. Qualcun altro pensa a mettere gli spazi in regola. Nel mondo degli uffici arredati, inoltre, ogni professionista troverà una dimensione ideale alla propria professione, in termini di spazio e di servizi su misura.

Il professionista non dovrà fare altro che scegliere il proprio ufficio, per il tempo che ritiene opportuno. Oggi un ufficio ad una postazione; tra un mese col collega un ufficio a doppia postazione; tra un anno con la start-up che prende piede un ufficio a 6 postazioni per tutti i propri collaboratori. Potrà “fare le prove”, decidendo di darsi del tempo, a costi bassissimi. Le spese sono fisse, chiare e dichiarate, nessuna sorpresa.

Tutti i servizi che non ti aspetti

Nell’ufficio tradizionale, a meno che abbia la possibilità di avere una segretaria, per lo smistamento di pacchi e posta e per la ricezione di clienti, il professionista dovrà sempre essere presente di persona. I problemi con caldaia, condizionatore, stampante, internet ecc., deve risolverseli. Dovrà valutare se appoggiarsi a sistemi di sicurezza, fisica e virtuale, a costi solitamente elevati. Inoltre avrà il problema delle pulizie dei locali. Nel bilancio di costi/benefici, sicuramente prenderà in considerazione di gestirsele da sé.

L’ufficio arredato prevede almeno una persona a servizio di reception, per posta, clienti e manutenzione inerente. Gli uffici arredati inoltre hanno sviluppati sistemi di sicurezza, sia fisica (controllo accessi, antifurti, sorveglianza dedicata) sia informatica (chiavi di accesso internet personalizzate). Le pulizie sono svolte giornalmente da parte di personale qualificato.

599 europa: prova l’ufficio arredato

599 europa propone uffici arredati a postazione singola a partire da € 300,00 + IVA al mese. Uffici a postazione doppia ad € 450,00 + IVA al mese. Uffici a postazione tripla ad € 650,00 + IVA al mese. I principali servizi sono compresi: accesso illimitato con badge personale, telefono VoIP, servizio reception, pulizie, climatizzazione, apposizione del proprio logo, internet, area break. Tra i servizi accessori: utilizzo della stampante multifunzione, utilizzo di sala riunioni e centro congressi, servizio hostess dedicato, attivazione/portabilità del numero VoIP, domiciliazione postale e domiciliazione legale.

Per dare modo anche ai più scettici di provare l’ufficio arredato, 599 europa propone un’offerta imperdibile: per tutti i contratti di noleggio ufficio arredato sottoscritti nel mese di aprile, verrà applicato uno sconto del 10% al mese per i primi 3 mesi di noleggio.

Approfittane subito!

 

_Elena

Scrivania

Spazio di lavoro: l’importanza dei dettagli

In media, almeno un terzo della giornata si passa in ufficio, o meglio, alla scrivania. Che si tratti di home office, di un ufficio tradizionale o ancora di un ufficio arredato a noleggio, è bene fare alcune serie considerazioni, dunque, nella progettazione/sistemazione della propria postazione. Lo spazio di lavoro dovrebbe essere accogliente, ben organizzato, ergonomico, personalizzato.

Quali sono dunque gli elementi da valutare per rendere migliore la propria postazione?

  1. Posizione della scrivania

    Contro una parete o al centro della stanza, spalle al muro o verso la finestra? Si tratta di una scelta, spesso dettata dalla dimensione dell’ufficio; se si può scegliere, meglio non avere di fronte la finestra per questioni di luce, e meglio vedere la porta.

  2. Dimensione della scrivania

    A qualcuno basterà un appoggio per portatile e mouse, ad altri non basteranno 2 m di tavolo per appoggiare fogli, penne, notes, schermi. Lineare o ad angolo?

  3. Suddivisione degli spazi

    Che si lavori con altre persone oppure da soli, è comunque bene tenere i propri spazi con l’ordine personale; la scrivania dovrebbe essere spaziosa o comunque proporzionata al tipo di lavoro.

  4. Illuminazione

    La scrivania deve essere in un punto ben illuminato, meglio se da luce naturale, ovviamente integrata da luce artificiale che deve giungere dalla giusta angolazione. Importante può essere la presenza di tende.

  5. Ergonomia della seduta

    Tanto è il tempo che si passa seduti in ufficio, e allora perché non essere seduti comodamente ed evitare fastidiosi mal di schiena? Esistono sedie con rotelle dalle mille regolazioni, come sedie fisse in legno che permettono di mantenere la posizione corretta sempre.

  6. Ricezione clienti

    Se si devono ricevere clienti o tenere corsi, è bene valutare il numero di persone che lo spazio dovrà supportare. Bastano due sedie visitatori da aggiungere alla propria scrivania oppure è da considerare uno spazio apposito, come una sala riunioni?

  7. Archivio

    Se i documenti prodotti si salvano in cloud o su un hard disk esterno, potrebbe essere necessaria solo una piccola cassettiera chiusa dove riporre i beni. Altrimenti, se tutto quello che viene prodotto è da archiviare in maniera cartacea o se si ha del materiale di magazzino, bisognerà considerare appositi spazi di archiviazione, temporanei o meno (armadi, librerie, cassettiere).

  8. Personalizzazione dello spazio

    Se si vuole “portare” la famiglia al lavoro, sulla scrivania vi saranno foto oppure disegni di figli/nipoti; sui muri un quadro a cui si è particolarmente affezionati; post-it pieni di liste di cose da fare, comprare, ricordare. Una pianta che è stata regalata.

  9. Accessori e cancelleria

    Un telefono (analogico, digitale o VoIP?), una stampante (fotocopiatrice o multifunzione?) e poi penne, notes, agenda, pinzatrice, scotch, evidenziatori, fanno parte del proprio spazio di lavoro. Il fax sta sempre più uscendo di scena, ma per qualcuno è ancora in uso.

  10. Rete

    Per collegamenti tra apparecchi/computer e connessione internet, meglio cavo, WIFI o entrambi?

Scelta dello spazio di lavoro

Lo spazio di lavoro dunque, inteso come scrivania e accessori ad essa collegati, è fondamentale per poter produrre ed essere efficienti. Questi elementi sono dunque da tenere in forte considerazione, non soltanto di per sé, ma anche nella scelta del luogo di lavoro: sarà quindi meglio appoggiarsi ad un ufficio proprio, dove tutto ha un costo, oppure ad un centro uffici, dove qualcun altro crea le basi dalle quali è possibile personalizzare, dove è possibile realizzare la propria scelta nell’allestimento ed il prezzo è fisso?

A voi la scelta!

_Elena

Ecco a voi Diamond office!

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599 europa cresce e crescono gli uffici. Vi presentiamo l’ufficio Diamond, l’ufficio completamente arredato da 4 postazioni. Luminoso, sulle tonalità del celeste e del grigio, con sedie rigorosamente bordeaux.