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Pandemia e smart working

Nell’ultimo anno, il ricorso allo smart working è stato forzato dalla situazione emergenziale. Questo ha accelerato un fenomeno che era già in corso.

Pandemia: un acceleratore del lavoro agile

La pandemia ha chiaramente velocizzato il processo di passaggio allo smart working. Una tipologia di lavoro usata ben prima dell’emergenza sanitaria. È noto da tempo infatti, e più volte abbiamo trattato l’argomento, che la produttività per aziende che utilizzano il lavoro agile, aumenti del 15% (dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano). Si stima infatti che abbia velocizzato un processo (pochi mesi) che, in fase normale, le aziende avrebbero impiegato due anni per raggiungere.

Alcune aziende, hanno deciso di passare al lavoro flessibile in maniera permanente. È il caso di Revolut, fintech inglese, dove il passaggio al lavoro flessibile lo hanno deciso i lavoratori. Saranno infatti loro a scegliere dove lavorare, terminata la pandemia. In ottica di flessibilità l’azienda riprogetterà anche gli spazi interni. Saranno cioè presenti zone specifiche per lo sviluppo di nuove idee, zone dedicate alla formazione e altre all’interazione tra colleghi, oltre che con gli esterni (riunioni).

Minore innovazione per le aziende

Se è vero da un lato che il lavoro agile ha spinto ad una maggiore produttività, si assiste però ad un calo della capacità di innovazione di prodotti e servizi. A cosa è dovuto? I manager non delegano e hanno più difficoltà ad incentivare team virtuali. Inoltre, la minore presenza fisica in ufficio non permette un ottimale brainstorming.

Pandemia: il benessere al centro

Ripensare l’organizzazione aziendale in modalità flessibile e smart, significa tenere come fulcro benessere e produttività dei dipendenti. Ricorrere al lavoro agile permette anche di dare maggiore valorizzazione ai talenti. Maggiore impegno e produttività, sono consentiti da un ambiente più flessibile e al passo con la variazione delle esigenze del lavoratore.

Nuovi benefit

Nell’anno del Covid-19, sono cambiati anche i benefit apprezzati e richiesti dai lavoratori. Durante il lock down infatti, la costrizione alla solitudine, può aver reso fondamentale il ricorso a sedute di meditazione, ad esempio. Sono perciò meno apprezzate (oltre che per ora inutilizzabili) aree in azienda dedicate a ping pong o calcio balilla.

Responsabilità e sviluppo del talento

Con lo smart working è premiata la capacità personale di riadattarsi ed evolvere, all’evolvere della situazione. Il lavoro agile ha responsabilizzato i lavoratori. Non soltanto perché ora lavorano per obiettivi; volenti o no, tutti coloro che hanno approcciato allo smart working hanno dovuto fare i conti con la tecnologia. Nuovi strumenti, digitalizzazione, innovazione.

Smart working: il pericolo della solitudine

In piena pandemia, si è stati costretti a ricorrere al lavoro agile. All’inizio questo può essere per alcuni stato entusiasmante, perché situazione completamente nuova ed in ambiente di casa. E dunque sull’immediato ha dato una spinta ad una maggiore produttività. Ma sul lungo termine, diventata prassi per sempre più aziende (anche fuori dall’emergenza dei primi tempi), oggi si rischia di cadere nella trappola dell’isolamento e della solitudine. Dunque dell’esaurimento. Il ritorno all’ufficio, anche solo per qualche giorno a settimana, provoca aumento dell’umore. Stare in isolamento ed avere meno rapporti con i colleghi, o comunque parlarci solo tramite video call, ha reso più sterile la comunicazione, rendendo i rapporti più difficoltosi ed univoci.

Smart working e sicurezza informatica

Ora, l’ufficio può essere ovunque. Inizialmente le aziende hanno dovuto adattarsi, dal punto di vista tecnologico, alla situazione emergenziale. Ora hanno avuto modo e tempo di migliorare la loro infrastruttura informatica. Il passaggio al cloud è obbligato: grazie a questo, si ottiene la flessibilità per lavorare ovunque, da qualunque dispositivo ed in qualunque momento. Svincolare l’utente al posto fisico di lavoro ed alla rete aziendale, deve però essere associato ad un ottimo controllo sulla sicurezza informatica. Tutti i dati che escono dai muri dell’azienda, devono essere protetti e non attaccabili.

La sicurezza prima di tutto

Il ritorno nell’ambiente che è dedicato al lavoro, come l’ufficio, deve in ogni caso svolgersi in piena sicurezza. Gli ambienti devono essere sicuri, protetti e accoglienti. 599 europa sanifica gli ambienti regolarmente. Gli spazi vengono sempre tenuti areati. Viene rilevata la temperatura agli ospiti e fornito l’igienizzante mani in tutti gli ingressi. Le riunioni vengono svolte con distanziamento, riducendo il numero di posti disponibili. Viene tenuto l’elenco dei partecipanti per i 14 giorni successivi al meeting.

ufficio flessibile

L’ufficio dopo la pandemia è l’ufficio flessibile

La pandemia da Covid-19 ci ha insegnato l’imprevedibilità, l’adattamento e la resilienza. La capacità di evolvere in funzione del cambiamento, improvviso, ha infatti permesso, in ambito lavorativo, di uscire dall’emergenza adottando strategie di smart working. Strategie che, ora, possono essere affinate, ad un anno dall’insorgenza della pandemia.

Gli ambienti di lavoro sono cambiati in maniera repentina. Abbiamo modificato gli spazi e i comportamenti lavorativi in funzione delle norme di distanziamento. Ma abbiamo anche modificato i tempi ed i modi di lavorare. Si tratta di cambiamenti che ormai sono destinati a rimanere.

Come hanno reagito le aziende

Tramite ridimensionamento degli spazi. In questo momento molte aziende riducono i propri locali, gestendo il personale tramite una marcata rotazione (work-rotation) delle presenze. Questa può avvenire con scaglionamento giornaliero del personale, tramite ricorso in maniera alternata allo smart working. Oppure concentrando le risorse interne sulle attività fondamentali, delegando certe mansioni in maniera fissa allo smart working.

Perciò molte aziende decidono di usare spazi più piccoli, ben serviti, dove appoggiare temporaneamente alcuni o tutti i lavoratori. Altre invece, non potendo appoggiarsi allo smart working, decidono di mantenere grandi spazi, per garantire il distanziamento.

Cosa vogliono i lavoratori

La pandemia ha rimesso al centro la persona. Ha infatti permesso ai lavoratori di capire più esattamente come sentirsi meglio in ufficio. Dopo un ricorso iniziale forzato al lavoro smart, le persone vogliono tornare in ufficio, a quella normalità fatta di colleghi e confronti, fuori dalle mura di casa. Per lo meno per alcuni giorni a settimana.

Ufficio flessibile nel tempo

I lavoratori oggi apprezzano sempre più la gestione del proprio tempo in smart working, pur non dovendo dedicare al lavoro agile tutti i giorni della settimana. Hanno il desiderio di interfacciarsi, di persona, con capi e colleghi. Sebbene ci si sia abituati alle riunioni tramite le applicazioni più varie, è ancora e sempre preferibile incontrarsi di persona. Una grande fetta di lavoratori italiani ha espresso la preferenza verso lo smart working (potendo scegliere tra aziende con orario tradizionale e aziende che ricorrono al lavoro agile). Ma non solo: l’80% di questi, vorrebbe alternare metà settimana in smart e metà da ufficio. In ogni caso, apprezza il lavoro agile per il minore stress del viaggio casa-ufficio. E quello che nel lavoro puramente in smart manca, è principalmente il contatto con i colleghi.

Il tradizionale orario di lavoro, fatto di 8 ore passate in ufficio per 5 giorni a settimana, è destinato a cambiare. Ricorrere alla flessibilità oraria è fondamentale quando i colleghi vivono a fusi orari diversi. Oppure quando un progetto segue una stagionalità o tempistiche particolari. O ancora semplicemente quando si voglia scegliere il tempo da dedicare alle proprie attività personali e/o professionali.

Ufficio flessibile nello spazio

I lavoratori, potendo scegliere, preferiscono anche la gestione personale del proprio spazio. Gli spazi di lavoro devono essere disegnati su misura su chi ci lavora, dando a questi ultimi la possibilità di scegliere il luogo desiderato.

Il commuting, o “pendolarismo”, è il tempo speso dal lavoratore per raggiungere il luogo di lavoro. Per aumentare la produttività e il tempo dedicato al lavoro (dunque il benessere del lavoratore), è opportuno ridurre al massimo gli spostamenti per raggiungere l’ufficio. Come? Deve essere data libera scelta al lavoratore, di lavorare da casa oppure da un locale vicino a casa (il cosiddetto “Working Near Home”). Uno spazio che non è il proprio ufficio, ma ben lo rappresenta. In modo da ricreare l’ufficio, con “colleghi” che non sono i propri ma persone che lavorano in altre realtà. In uno spazio consono in quando a luce, silenzio quando serve, buon ricambio di aria, una buona dose di green e perché no, di arte.

Qui si può ricreare l’ambiente di lavoro, senza perdere tempo in viaggi ed evitando gli affollamenti, ottimizzando benessere e produttività.

Riprogettazione dell’ambiente ufficio.

Il luogo di lavoro deve in ogni caso essere riprogettato. Devono essere creati ambienti vari e differenziati, in una commistione di spazi aperti (per facilitare gli incontri) e chiusi (per garantire la concentrazione). In una alternanza di ambienti altamente modulari e adattabili. Diventa importante dunque avere all’interno della stessa azienda spazi chiusi, zone in open space, meeting room ed aree break.

599 europa: la soluzione ideale in tempi di Covid

Con un notevole risparmio di soldi, energie e tempi, un ambiente multifunzionale come 599 europa, permette alle aziende di concentrarsi esclusivamente sul loro core business. Niente burocrazia, svincolo temporale, un canone mensile comprensivo di tutto, spazi sanificati. In un ambiente estremamente ergonomico e con tutte le dimensioni che devono esserci nell’ambiente di lavoro: aree ad accesso riservato, zone pubbliche e spazi chiusi e privati.

Coworking

Chi utilizza gli uffici arredati in era Covid?

Oggi, vogliamo fare un’analisi di come si sta muovendo il settore noleggio uffici arredati, in epoca Covid.

Chi ha continuato ad usare gli spazi, chi ha ridotto le dimensioni. Dunque chi ha aumentato cambiato i turni di presenza, chi ha smesso definitivamente. Ma anche chi ha iniziato ad approcciarsi all’ufficio arredato proprio ora. Quali conseguenze sta portando il Covid, a breve termine? Minor numero di persone presenti in sede, turnazione per mantenere il distanziamento, riduzione degli spazi da utilizzare.

Cambiamento: presto per fare i conti

Da marzo, ci stiamo gradualmente “abituando” alla mancanza di certezze, nella vita privata come in quella lavorativa. Alcuni settori sono stati letteralmente stravolti da questo virus (pensiamo al settore turistico, alberghiero, alla ristorazione). In questo marasma però, ci sono alcune attività che ne hanno risentito meno oppure che hanno addirittura lavorato di più. È certamente presto per fare i conti di quello che è stato, è e sarà, l’impatto del Covid sulle attività produttive e commerciali. Ma nel nostro piccolo vogliamo vedere chi, dopo due lockdown, ha comunque continuato (o addirittura avviato) la propria attività all’interno dei nostri locali.

La nostra esperienza

Noi stessi, gestori business center, abbiamo, durante il primo lockdown, dovuto interrompere la nostra attività. Mentre quando il Piemonte è entrato in zona rossa, ad inizio novembre, abbiamo potuto continuare ad essere operativi. Con tutte le accortezze anticovid, adeguando i locali secondo le norme e lavorando, dove e quando possibile anche da parte del cliente, su appuntamento.

Chi non ha mai smesso: i settori indispensabili

All’interno dei nostri uffici sono rimaste sempre attive varie attività, a marzo: i settori trasporti, logistica, gas, medicale, energetico; alcuni liberi professionisti, hanno continuato ad utilizzare gli spazi. Ad esempio, il settore edile (tecnici, geometri, architetti) ha spesso continuato a lavorare, soprattutto per stare al passo con gli sgravi fiscali da bonus sull’edilizia.

Riduzione degli spazi

Diverse aziende, sono riuscite a superare indenni la prima chiusura, per poi non riuscire a gestire come prima la seconda. È il caso di telefonia e produzione software, che hanno dovuto diminuire gli spazi in affitto, dunque le spese (o lavorando da casa, o riducendo il numero di uffici occupati).

Riduzione della presenza

Le grandi aziende, che aprono sedi operative da noi, principalmente si occupano di progettazione meccanica. Usano gli uffici per i tecnici o gli agenti di commercio. Hanno lavorato da casa. E quando c’è stata la ripresa, hanno comunque fatto (e stanno tuttora facendo) presenza a turni. Con lavoro in smart working da casa, quando non presenti in ufficio.

Per chi dice no all’home working

Chi proprio non è fatto per lo smart working da casa, e può scegliere (o l’azienda glielo permette) utilizza gli uffici arredati o le postazioni in coworking. È il caso di Marco, agente nel settore edile. Non può viaggiare (come farebbe normalmente per incontrare i propri clienti), ma l’azienda gli ha dato la possibilità di appoggiarsi alle nostre scrivanie. L’ambiente è sicuro, costantemente sanificato. Viene rispettato il distanziamento perché abbiamo ridotto i posti a sedere. Può entrare 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Al piano terra un bar aperto con servizio d’asporto. Qualche chiacchiera in piena sicurezza. Insomma, sono molti i motivi che lo spingono a preferire questo spazio rispetto a casa propria. Ad un costo decisamente vantaggioso.

Covid: un’opportunità per iniziare

Alcune aziende, lo abbiamo già detto, hanno lavorato (a casa o in ufficio) più di periodi normali. Qualcuno dice terminerà il 2020 con un fatturato maggiore dello scorso anno. Da maggio, quando è terminato il primo lockdown, ad oggi, diverse attività hanno però trovato il coraggio di cominciare, da zero. È il caso di Claudia, titolare di una piccola impresa famigliare, che ha deciso in un periodo così particolare, di mettersi in gioco, in proprio e noleggiare un ufficio in maniera continuativa nei nostri locali.

Vediamo inoltre uno spiraglio: oggi, dopo qualche disdetta, finalmente una nuova prenotazione, un noleggio a lungo termine. Grazie Fabio!

Al passo col cambiamento

Abbiamo detto essere in un’epoca di cambiamento. Ci siamo tutti dovuti adattare: ad usare le mascherine, il gel, a lavarci spesso le mani. Siamo sicuri che al di là di un vaccino, molti comportamenti rimarranno in noi anche in futuro. Per molto tempo, in ambiente di lavoro, staremo “lontani” da colleghi e collaboratori.

Nei nostri 35 uffici arredati, due sale riunioni, postazioni in coworking e centro congressi, continuiamo a farvi accedere in totale sicurezza. Continueremo a garantirvi il distanziamento, riducendo i posti. A fare sanificazione regolare e ad accogliere i vostri ospiti misurandone la temperatura. Perché in un momento così particolare, siamo sicuri che il miglior modo di farvi stare bene, lavorativamente, sia donarvi un ambiente in cui possiate sentirvi sicuri. Anche se siete obbligati allo smart working.

_Elena

Noleggio: il futuro del lavoro post Covid-19

L’emergenza epidemiologica da Covid-19 ha inaspettatamente stravolto le nostre esistenze. L’unica certezza in un periodo in cui certezze non esistono, è che dopo questa esperienza sconvolgente qualcosa cambierà. Quando tutto questo sarà finito, riprenderemo le nostre abitudini ma certamente sarà dura dimenticare. Le soluzioni adottate durante la pandemia, hanno inevitabilmente cambiato la nostra prospettiva, cosa che, senza questo maledetto virus, difficilmente sarebbe successa. Abiteremo in un mondo differente.  Da domani prediligeremo smart working ed ambienti di lavoro a noleggio.

Il buon vecchio smart working

Adottato già da tempo da qualcuno, conosciuto per la prima volta da molti, lo smart working è entrato definitivamente nella nostra vita grazie al Coronavirus. Molte aziende scettiche al riguardo, hanno necessariamente dovuto accettarlo, scoprendone in fin dei conti diversi benefici. Finita l’emergenza non torneranno più indietro.

Approcciarsi al lavoro smart

Certo non è stato facile all’inizio buttarsi a capofitto sul lavoro da remoto senza esserne preparati.

Sperimentare il lavoro in smart working, per chi ne è completamente a digiuno, non è un gioco da ragazzi; bisogna imparare a convivere con una serie di fattori, dalla gestione del proprio tempo in autonomia in un ambiente che non è quello tipicamente lavorativo, sino agli aspetti più pratici: avere una buona connessione, l’illuminazione adatta, lo spazio necessario, una seduta comoda, ecc.

L’importanza della sicurezza ai tempi del Coronavirus

Si dice che una volta provato, molte aziende, per un risparmio di tipo economico, continueranno a chiedere ai propri dipendenti di lavorare da casa. Ma è pur vero che in un momento come questo, l’azienda deve poter garantire al proprio lavoratore un ambiente che sia idoneo, flessibile e sicuro.

Mai come oggi la nostra salute deve essere al primo posto. Per questo è necessario il rispetto di una serie di norme che un ambiente come un coworking può garantire.

Le misure di 599 europa

Le azioni messe in campo gratuitamente da 599 europa sono:

  • Controllo della temperatura corporea tramite termoscanner a dipendenti, fornitori, ospiti esterni e clienti (su base volontaria per quest’ultimi);
  • Posa all’entrata principale di un tappeto per l’igienizzazione della suola delle scarpe;
  • Fornitura di gel mani disinfettante all’ingresso di ogni piano, in caso di utilizzo delle sale riunioni, ed in prossimità di tutte le stampanti, chiedendone l’uso prima dell’utilizzo;
  • Controllo dell’adozione di mascherine negli ambienti comuni;
  • Controllo del rispetto delle distanze di sicurezza da parte di ciascuno, anche mediante appositi cartelli e segnali a terra;
  • Dotazione di un piccolo dispositivo personale tascabile, grazie al quale tutti possono toccare maniglie, tasti ed interruttori, eliminando il contatto diretto con l’oggetto;
  • Pulizia costante di tutti i luoghi;
  • Sanificazione degli spazi e dell’impianto di condizionamento tramite società specializzate.

Flessibilità: la parola chiave di questa emergenza

Flessibilità mentale e flessibilità lavorativa sono più che mai aspetti fondamentali in questo periodo storico: tutto può cambiare rapidamente da un momento all’altro, adesso ne siamo consapevoli. Non si può sapere quando finirà, cosa succederà da qui alla fine dell’emergenza e cosa accadrà dopo.

Abbiamo capito che le skills più richieste in futuro saranno: sapere lavorare a distanza, essere in grado di reinventarsi, ma soprattutto saper cambiare ed adattarsi rapidamente.

 Il noleggio in un batter d’occhio

Questo bisogno di flessibilità, soprattutto nel mondo del lavoro, più che mai si sposa con l’idea di noleggio.

Il noleggio di un ufficio ben risponde a quelle che sono le esigenze di aziende e professionisti in un mondo ormai segnato dal Covid-19.

In primis servono ambienti di lavoro alternativi allo smart working casalingo che siano rapidamente accessibili senza troppa burocrazia, che di questi tempi eccede.

Un ufficio a noleggio, proprio come quelli di 599 europa, è già arredato e pronto all’uso. Il contratto è velocemente stipulabile, basta una firma per iniziare a lavorare con tutto ciò che occorre. Non servono altri acquisti o contratti di servizi con fornitori di luce, gas, utenze, ecc.

Zero vincoli

Il virus ha generato in tutti una grande paura del futuro. In un momento di disorientamento come questo, la voglia di rischiare è inversamente proporzionale all’aumento della precarietà.

Si prediligeranno contratti che non comportino grossi vincoli come l’impegno di ingenti capitali o obblighi di preavviso elevati. A differenza di un contratto di locazione, il noleggio permette all’azienda o alla persona fisica di essere libera da responsabilità economiche di lunga durata.

Il meeting quando vuoi

La burocrazia ridotta all’indispensabile e i vincoli temporali azzerati sono i contributi concreti che fan sì che chi noleggia un ufficio in 599 europa sia sempre più avanti rispetto agli altri.

La possibilità di noleggiare una sala riunioni solo all’occorrenza (realtà possibile in 599 europa), agevola di molto l’azienda o il gruppo di colleghi e collaboratori.

Se è vero che molti continueranno a prediligere il lavoro da casa e quindi le videochiamate, non si potrà vivere di call in eterno. Ad un certo punto per l’individuo sarà fisiologica l’esigenza, almeno ogni tanto, di incontrarsi e fare il punto faccia a faccia per una gestione ottimale del proprio piano di lavoro. Siamo pur sempre essere umani.

_Serena

musica

La musica in ufficio

Moltissime persone, studiano o lavorano con la musica accesa. Per altri, questa non solo rappresenta una distrazione. Ma diventa un vero e proprio disturbo nel momento in cui si ricevono ospiti o telefonate.

Musica e home working

La musica può essere un’ottima compagna nel momento in cui si è da soli in ufficio, o si lavora in home working (anche in smart working). Ma nel momento in cui in ufficio si è con altre persone oppure si devono spesso effettuare chiamate, call o conferenze, la radio può non essere opportuna.

Attività dove la musica è fondamentale

In alcune attività, un suono di fondo è indispensabile. Pensiamo all’effetto che farebbe, entrare in un negozio o in un bar senza sottofondo musicale. Nel lavoro di ufficio è più difficile sentire uscire dalle casse suoni diversi dalla voce.

White noise

Un buon compromesso, potrebbe essere l’ascolto dei cosiddetti “rumori bianchi” ossia quelle cantilene o motivi sempre uguali. Sono suoni naturali o artificiali spesso usati per tranquillizzare i neonati. Una ventola, un’aspirapolvere; oppure il più rilassante suono della natura, il mare. Non per forza sono rumori piacevoli, sono definiti appunto suoni, non musica. Sono ambivalenti, perché possono per qualcuno essere estremamente rilassanti, tanto da far venire sonno. In altri casi possono semplicemente permettere il distacco dalla realtà. Creano una sorta di rumore di fondo che copre e omogenizza tutto ciò che ci circonda. Per altri, possono anche essi essere un disturbo, proprio perché estremamente rilassanti e non adatti all’ascolto durante il lavoro.

La bellezza delle cuffie

Durante l’ora di palestra o in una passeggiata/corsa, non c’è niente di meglio di un paio di cuffie per concentrarsi sull’allenamento. Quando possibile, cioè se il proprio lavoro lo consente, sicuramente la musica in cuffia è il miglior metodo. Non si disturba nessuno, certo, ma bisogna poterlo fare. Il lavoro deve essere in solitaria né si deve avere contatto con l’esterno (ad esempio telefonate o call conference).

In ufficio: suoni che musica non sono

Un ufficio non è quasi mai silenzioso. Il rumore del traffico all’esterno oppure le apparecchiature accese (server, macchinette, frigo, ecc.) creano un sottofondo costante, che solo uscendo dal locale (o quando salta la corrente) se ne capisce l’esistenza.

Coworking e musica

In alcuni coworking si suona musica. Spazi dedicati, insonorizzati, dove si può sperimentare e suonare senza recare alcun disturbo. Vere e proprie stanze di registrazione e di prova. Ne sono un esempio:

  • Filtro, a Roma. Un independent music coworking, che offre spazi come sale prova, corsi.
  • Clockbeats, a Brescia. Un coworking musicale per produttori e cantanti. Offre studi insonorizzati e completamente attrezzati anche degli strumenti. Inoltre lezioni e servizi legati al mondo della musica.
  • LePark, a Milano. All’interno: studi di registrazione, coworking e sale riunioni. In un contesto in cui si fondono musica, foto, video ed intrattenimento.
  • Coworking 71MusicHub, a Modena. Mette in condivisione spazi e strumenti a chi voglia realizzare i propri sogni creativi. Si tratta di spazi attrezzati e tecnologicamente avanzati.

Musica: 599 europa

Da 599 europa si può ascoltare musica: le pareti sono insonorizzate. Gli uffici sono chiusi. Sono molti gli uffici di piccole o grandi dimensioni comunque occupati da una sola persona. Senza portare disturbo ai colleghi di scrivania, è dunque possibile ascoltarla.

 

_Elena