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La musica in ufficio

Moltissime persone, studiano o lavorano con la musica accesa. Per altri, questa non solo rappresenta una distrazione. Ma diventa un vero e proprio disturbo nel momento in cui si ricevono ospiti o telefonate.

Musica e home working

La musica può essere un’ottima compagna nel momento in cui si è da soli in ufficio, o si lavora in home working (anche in smart working). Ma nel momento in cui in ufficio si è con altre persone oppure si devono spesso effettuare chiamate, call o conferenze, la radio può non essere opportuna.

Attività dove la musica è fondamentale

In alcune attività, un suono di fondo è indispensabile. Pensiamo all’effetto che farebbe, entrare in un negozio o in un bar senza sottofondo musicale. Nel lavoro di ufficio è più difficile sentire uscire dalle casse suoni diversi dalla voce.

White noise

Un buon compromesso, potrebbe essere l’ascolto dei cosiddetti “rumori bianchi” ossia quelle cantilene o motivi sempre uguali. Sono suoni naturali o artificiali spesso usati per tranquillizzare i neonati. Una ventola, un’aspirapolvere; oppure il più rilassante suono della natura, il mare. Non per forza sono rumori piacevoli, sono definiti appunto suoni, non musica. Sono ambivalenti, perché possono per qualcuno essere estremamente rilassanti, tanto da far venire sonno. In altri casi possono semplicemente permettere il distacco dalla realtà. Creano una sorta di rumore di fondo che copre e omogenizza tutto ciò che ci circonda. Per altri, possono anche essi essere un disturbo, proprio perché estremamente rilassanti e non adatti all’ascolto durante il lavoro.

La bellezza delle cuffie

Durante l’ora di palestra o in una passeggiata/corsa, non c’è niente di meglio di un paio di cuffie per concentrarsi sull’allenamento. Quando possibile, cioè se il proprio lavoro lo consente, sicuramente la musica in cuffia è il miglior metodo. Non si disturba nessuno, certo, ma bisogna poterlo fare. Il lavoro deve essere in solitaria né si deve avere contatto con l’esterno (ad esempio telefonate o call conference).

In ufficio: suoni che musica non sono

Un ufficio non è quasi mai silenzioso. Il rumore del traffico all’esterno oppure le apparecchiature accese (server, macchinette, frigo, ecc.) creano un sottofondo costante, che solo uscendo dal locale (o quando salta la corrente) se ne capisce l’esistenza.

Coworking e musica

In alcuni coworking si suona musica. Spazi dedicati, insonorizzati, dove si può sperimentare e suonare senza recare alcun disturbo. Vere e proprie stanze di registrazione e di prova. Ne sono un esempio:

  • Filtro, a Roma. Un independent music coworking, che offre spazi come sale prova, corsi.
  • Clockbeats, a Brescia. Un coworking musicale per produttori e cantanti. Offre studi insonorizzati e completamente attrezzati anche degli strumenti. Inoltre lezioni e servizi legati al mondo della musica.
  • LePark, a Milano. All’interno: studi di registrazione, coworking e sale riunioni. In un contesto in cui si fondono musica, foto, video ed intrattenimento.
  • Coworking 71MusicHub, a Modena. Mette in condivisione spazi e strumenti a chi voglia realizzare i propri sogni creativi. Si tratta di spazi attrezzati e tecnologicamente avanzati.

Musica: 599 europa

Da 599 europa si può ascoltare musica: le pareti sono insonorizzate. Gli uffici sono chiusi. Sono molti gli uffici di piccole o grandi dimensioni comunque occupati da una sola persona. Senza portare disturbo ai colleghi di scrivania, è dunque possibile ascoltarla.

 

_Elena

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Home working o coworking?

Come per lo smart working, anche per l’home working bisogna essere portati. Nello svolgere il lavoro da casa, infatti, bisogna avere una serie di requisiti e capacità che non sono per tutti.

In agguato stress e improduttività

In un contesto casalingo, dove le distrazioni sono dietro ogni angolo, è difficile rimanerne indifferenti. Tramite ogni applicazione sul telefono, ad esempio, riceviamo notifiche. La curiosità prevale e si vogliono leggere immediatamente. Mentre in ufficio infatti, solitamente il telefono si tiene da parte, qui bisogna tenerlo attivo, perché spesso è il principale mezzo di lavoro. Ma è complesso non distrarsi, ad ogni “pin” che lo smartphone produce, con conseguenze negative sulla produttività.

Orario: essere chiari con tutti

Il problema di lavorare in un contesto casalingo è che spesso chi è con noi si sente in diritto di disturbarci. Proprio perché siamo lì, apparentemente disponibili. Dunque è fondamentale mettere dei paletti con le altre persone. Far sapere che si hanno determinati momenti di lavoro durante i quali non si può essere disturbati. Certo si è in casa, spesso non si hanno gli orari classici da ufficio. Ma il tempo del lavoro va comunque rispettato, indipendentemente dall’orario.

Lavorare in presenza di bambini

Alcune mamme che lavorano da casa, per necessità o raramente per scelta, alternano il proprio lavoro alla gestione dei figli. Le attività non sono sempre facilmente conciliabili, specie se i bimbi sono piccoli. A meno di svolgere un lavoro dove sia necessaria, effettivamente, la presenza dei piccoli (per esempio vendita di prodotti per neonati, con dimostrazioni, corsi). Un aiuto sarebbe necessario, anche perché i tempi da dedicare ai piccoli sono sempre imprevedibili.

La capacità di convivere con le distrazioni

Come abbiamo sempre detto, le distrazioni è naturale che ci siano. Devono esserci, altrimenti ne è a rischio la produttività. Però vanno ben equilibrate rispetto al proprio lavoro, nei tempi e nei luoghi. Il caffè è d’obbligo ma si può stabilire di prenderlo sempre ad una solita ora.

Alcuni metodi per mantenere l’attenzione in home working

È fondamentale mantenere la concentrazione, in ogni ambito in cui si lavori. A casa, si possono utilizzare metodi differenti rispetto all’ufficio. Se possibile, sarebbe meglio non accedere ai social e staccare il telefono, o comunque metterlo silenzioso. In secondo luogo, sarebbe opportuno stabilire degli orari e crearsi una routine. Creare un ambiente confortevole ed ergonomico. E comportarsi come se ci si dovesse effettivamente recare in ufficio.

Non sottovalutare gli orari

Proprio non avendo gli orari “da ufficio”, uno dei principali rischi nel lavorare in home working è quello di lavorare oltre misura. La libertà dei propri orari infatti coincide col rispetto degli orari degli altri. Con la capacità di porsi degli obiettivi e di portarli a termine nei tempi prestabiliti. Nel sapersi organizzare e nel riuscire a staccare la spina quando è necessario.

Home working vs smart working

Lavorare a casa per necessità/scelta in maniera continua, è differente dal lavorare da casa in modalità smart, ossia una volta ogni tanto. Nello smart working infatti è più facile non cadere nella routine, ed anzi apprezzare tutti i benefici del lavorare a casa. In primis non avere orari da rispettare, ma obiettivi da realizzare. Nel caso dell’home working, passato l’entusiasmo iniziale, possono manifestarsi tutte le problematiche connesse.

Coworking: un’ottima alternativa ad un costo ragionevole

In soccorso di tutte le persone che non hanno le capacità di lavorare da casa, ecco che arriva il coworking. Un metodo di lavoro anticonvenzionale. Un luogo esterno alla propria abitazione, in un contesto di condivisione, ma solo per scelta.

599 europa mette a disposizione scrivanie dove poter lavorare in tutta tranquillità. Senza nessun limite di orario, grazie alla possibilità di accedere con badge personale Postazioni spaziose, luminose, pulite, dotate di tutti i comfort, dal riscaldamento al condizionamento. La possibilità di utilizzarle solo all’occorrenza, quando serve e a pacchetti di ingressi. Presa di corrente ed internet wifi dove collegarsi per poter lavorare in piena autonomia. Macchinette per il caffè e bar a pochi passi, dove distrarsi ma sempre nei tempi e nei modi che si ritiene. Servizio reception, per un aiuto nel dedicarsi solo ed esclusivamente alla propria attività. E non per ultimo, nessun pensiero a bollette ed utenze, né alla realizzazione e gestione del proprio ambiente di lavoro.

Insomma, solo vantaggi e postazioni già pronte, a pacchetti di ingressi a partire da € 13,00 al giorno oppure a solo € 105,00 al mese.

_Elena

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La comunicazione aziendale: smartphone, mail e chat

Smartphone: l’ufficio in tasca

Nel mondo del lavoro rimane sempre fondamentale la telefonata come mezzo di comunicazione. Ma mentre un tempo, nell’ufficio tradizionale a farla da padrone era il telefono fisso, oggi uno dei principali mezzi di lavoro se non il più importante, è lo smartphone.

Le capacità dello smartphone

Nella quotidianità, lo smartphone, oltre al principale ruolo di invio e ricezione chiamate, viene utilizzato per numerosissimi altri scopi. Molti dei quali lavorativi.

Applicazioni più disparate sono installate per editare foto, per aggiornare i propri stati sui social, per effettuare pagamenti, per rimanere in contatti tramite i canali più svariati. Lo smartphone serve per entrare in banca e fare rapidamente pagamenti o consultare l’estratto conto. Per ricevere ed inviare mail da qualunque casella di posta collegata.

Insomma, serve per avere sempre l’ufficio “in tasca”. L’accessibilità a tutte le app infatti rende lo smartphone un potentissimo strumento per lavorare e svolgere innumerevoli incarichi. In alcuni casi è proprio attraverso lo smartphone che avviene lo smart working. Se una volta al mese si lavora infatti in modalità agile, spesso è inutile e dispendioso sottoscrivere contratti di connettività internet da casa. Basta attivare il proprio dispositivo come hotspot al quale collegarsi per qualunque attività on line. Le connessioni (anche quelle con cellulare) sono sempre più potenti, e sempre più garantite in up e download.

La telefonata cambia mezzo e canale

A cambiare non è solo il mezzo, ma anche il canale attraverso il quale la comunicazione telefonica avviene. Molte aziende infatti, si stanno convertendo al VoIP. Se queste hanno più sedi sparse per il mondo infatti, i collaboratori comunicano telefonicamente tramite internet, a costi ridicoli e con ottime performance. Addirittura si possono ormai svolgere videoconferenze o chiamate con più utenti contemporaneamente, tramite Whatsapp o Facetime. Dunque tramite la propria linea internet.
Inoltre, è sempre più semplice installare veri e propri centralini VoIP. E tramite Messagenet o equivalenti è possibile attivare uno o più numeri VoIP personalizzati nel prefisso. Ad esempio, si può attivare un nuovo numero con prefisso di Milano, pur rispondendo da Torino, o da qualunque altro luogo, tramite app o trasferimento di chiamata sul proprio smartphone.

La chat per comunicazioni aziendali

Abbiamo già detto che sempre più ci si appoggia alle chat anche per comunicazioni aziendali. Spesso, è molto più rapido contattare i propri colleghi o inviare aggiornamenti e foto ai propri responsabili, che tramite altri mezzi. Avere sempre in tasca lo smartphone infatti facilità e velocizza questo tipo di comunicazioni.

Le chat inoltre sono utilizzate sempre più anche per comunicazioni con i clienti. Normalmente piccole e grandi aziende che hanno a che fare col privato, sfruttano proprio questo canale per dare informazioni. Ed i clienti apprezzano poter comunicare in questo modo.

Le mail, in azienda e in smart working

Come abbiamo già avuto modo di dire nel precedente articolo, oggi il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. Negli uffici a stampo tradizionale come in attività aperte allo smart working.

Nel primo caso, tramite mail avvengono tutte le comunicazioni necessarie al buon funzionamento dell’azienda. Contatti con clienti e fornitori, preventivi e ordini, comunicazioni, aggiornamenti con i responsabili. Tutte queste comunicazioni ed altre ancora viaggiano per via scritta.

Nel caso dello smart working, oltre alle normali comunicazioni, è fondamentale mantenere il contatto con l’azienda ed i colleghi che in essa rimangono. Infatti, tramite il lavoro agile le persone escono, fisicamente, dalla principale sede di lavoro. Ma ad essa devono rimanere collegate per collaborare con i colleghi e condividere gli sviluppi del progetto. Una buona parte del tempo lavorativo dunque viene spesa per l’invio di posta e di aggiornamenti.

La conoscenza aziendale “imprigionata”

Una conseguenza di questo processo, è che moltissime informazioni restano letteralmente “imprigionate” all’interno della casella di posta. Le caselle di posta sono infatti la principale e più immediata fonte di ricerca di preziose informazioni necessarie nell’immediato. Informazioni alle quali in quel preciso momento non abbiamo accesso da altre fonti. Basta digitare la parola chiave sotto “cerca” e compariranno anche comunicazioni molto vecchie. Tutte le informazioni sono così accessibili, da qualunque dispositivo e in qualunque momento.

Tutto ciò ha portato alcune aziende ad impedire l’uso delle mail per comunicazioni con i colleghi. Si appoggiano oggi a software appositi, che gestiscano quanto meno le comunicazioni interne.

comunicazione

Le forme di comunicazione, in privato e in azienda

Come è cambiato il modo di fare comunicazione, in privato o nel settore aziendale, nel tempo? Quali forme e sistemi si utilizzano oggi?

SMS

Un tempo, a cavallo tra gli anni ’90 e 2000, dopo lo “squillo”, il principale canale di comunicazione era l’sms. Tutti iniziavano ad avere il cellulare, non si aveva la connessione internet ed erano spesso attive offerte per l’invio di centinaia di sms (chi non ricorda la famosa “Christmas card”?).

Oggi, gli sms stanno scomparendo, soppiantati dall’accessibilità di tutti ad internet. Solo pochi si appoggiano ancora agli sms: alcune aziende inviano pubblicità tramite sms (perché per le promozioni non possono essere usate altre app). I gestori di telefonia inviano comunicazioni per avvertire l’avvenuta ricarica. Alcuni corrieri avvisano dell’arrivo di merce, tramite sms. Questo, perché i messaggi “brevi” hanno un costo, e perché utilizzarli quando siamo circondati da app gratuite che compiono meglio le stesse funzioni?

Gli stessi social permettono l’invio di comunicazioni per le quali non si attende una risposta (ad esempio Twitter). Oppure permettono di comunicare anche a più utenti contemporaneamente (ad esempio Facebook tramite Messenger).

Telefonata

La telefonata come mezzo di comunicazione è molto meno utilizzata di un tempo. Nel privato, non si vuole “disturbare” chiamando qualcuno quando potrebbe non essere disponibile. Molto meglio un messaggino che dica “ehi quando hai tempo rispondi”. Ma vale anche la regola che “verba volant scripta manent”. Lavorativamente parlando, la stessa comunicazione che arriva in anteprima via telefono, di solito si richiede che avvenga anche in forma scritta, per confermare quanto detto a voce. Anche per poterlo inoltrare a chi di interesse.

Bisogna però dire che anche la telefonata è cambiata, nel corso del tempo. Le stesse app che permettono di chattare, consentono anche di telefonare. Gratuitamente (ossia solo tramite consumo di banda). Come il primissimo Skype, tramite VoIP consentono di effettuare chiamate anche internazionali a costi ridottissimi.

Email

Oggi il principale mezzo di comunicazione (nel privato come tra aziende) è l’email. Per ricevere password, fatture, ordini.

Tant’è, che nel mondo del lavoro, il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. In particolare nella lettura, scrittura e risposta delle stesse.

Siamo strettamente legati alla ricezione delle mail. Guidati da una profonda curiosità, alla pari di quella di consultare i social. Vogliamo sapere, subito, quello che i nostri clienti cercano, cosa i nostri fornitori hanno da comunicarci. E poi c’è un fattore molto più “legale”, legato al fatto che tutto deve essere scritto. Ogni passaggio, ogni richiesta deve essere documentata da un via vai di email. Quando non c’è bisogno di ricorrere alla PEC, si tratta del mezzo di comunicazione scritto più rapido ed immediato.

Pec

L’unica forma di mail che abbia validità legale è la PEC. Dunque questa va in molti casi e dove richiesto (ad esempio disdette di contratti registrati) a sostituire l’invio della raccomandata. Si risolve il problema della data certa (un tempo bisognava ricorrere all’ufficio postale per il timbro di data certa), in quanto ha validità la data di invio della stessa. Ma per contro solo le aziende sono obbligate ad averla, i privati non sempre ne sono dotati. A meno che siano liberi professionisti.

Chat

Oggi come oggi sono sempre più privati ed aziende che si appoggiano alle chat. Pensiamo a Whatsapp, piuttosto che Telegram, Messenger. Sono comode, perché con la connessione internet sono sempre accessibili. Rapide, perché tramite registrazione vocale non si deve nemmeno spendere tempo a scrivere. Permettono comunicazioni “multiple”: tramite gruppi, non c’è bisogno di scrivere/telefonare ad ogni singola persona. Sono gratuite e si appoggiano alla linea internet. Permettono l’invio di foto oppure la condivisione della propria posizione, di contatti, di video.

Vengono utilizzate dal privato come dall’azienda. Infatti, sono utili per parlare con gli amici, per le comunicazioni genitori-scuola, ma anche per prenotare una sala o una seduta dalla parrucchiera o dall’estetista. Vengono richiesti assistenza, indicazioni, sono comunicate problematiche o inviate foto. Con o senza la propria volontà inoltre, spesso ci si trova immersi all’interno di comunicazioni che neanche vorremmo leggere.

Le chat sono talmente utilizzate, anche per lavoro, che qualcuno ha pensato di certificarle. Infatti sono uno tra i principali mezzi di comunicazione tra dipendenti che lavorano separatamente (in smart working ad esempio). Perché tutto deve essere più rapido, intuitivo, comodo, pratico. Alla portata di tutti, tramite smartphone personale (privato o aziendale).

Per certificarle farlo servirebbero però strumenti come firme digitali, che non tutti hanno.

casa

L’evoluzione degli ambienti di casa

Lo smart working lo sappiamo è un fenomeno in aumento. Anche lo shopping on line lo è. Ebbene: questi due fenomeni hanno portato ad un corrispondente ed inevitabile cambiamento nella progettazione degli ambienti di casa, e degli arredi. Tanto da avere ripercussioni anche sulla riqualificazione immobiliare.

Come cambia la casa per chi da casa lavora

Nel lavorare a casa, qualcuno preferisce utilizzare il letto, qualcuno il divano, altri prediligono lo stare direttamente a terra. Meteo, rumore, umore, possono condizionare anche gli spazi che si sceglie di utilizzare. Chi lavora da casa, spesso è quasi intimorito dalla scrivania, e proprio si ostina a non usarla. Infatti, se deve stare seduto tutto il giorno come chi lavora in ufficio, che piacere ha a lavorare da casa?

In quest’ottica dunque un designer olandese ha ideato una serie di mobili ergonomici studiati proprio per lavorare da casa.

Si tratta di arredi su misura, per poter scegliere in piena autonomia la posizione preferita da assumere lavorando. I pezzi sono combinabili e hanno colori accesi, per consentire di lavorare ovunque, in posizione ergonomica e felicemente (per quanto la mansione lo consenta). Inoltre, alle strutture che sono mobili dunque posizionabili ovunque, sono collegati sistemi di ricarica e prese di corrente. Sedie e tavoli sono versatili, perché richiudibili e danno la possibilità di aggiungere pannelli divisori per separare le postazioni.

Shopping on line: lo spazio di stoccaggio

Gli spazi vengono riqualificati in funzione anche degli effetti dello shopping on line. Nei grattacieli più moderni di New York sono posizionate bacheche luminose, con icone che regolano la consegna di pacchi agli appartamenti. In Italia, nelle nuove costruzioni delle grandi città, sono previsti spazi atti all’immagazzinamento di pacchi. Dal momento che anche la spesa viene ormai consegnata a casa, in questi spazi di stoccaggio sono presenti celle frigo per tenere i prodotti freschi fino all’arrivo del diretto interessato.

Si evolve anche il servizio portineria

Mentre fino a qualche tempo fa i pacchi venivano stoccati in piccoli box appositi, oggi vengono create stanze apposite, grandi e suddivise per appartamenti. Come delle grandi cassette postali, chiamate “smart locker” e gestite dal servizio di portineria.

Non sarà più solo un servizio di portineria: i servizi annessi alla gestione condominiale sono gestiti da aziende apposite. Tramite applicazioni, badge e carte prepagate si possono infatti prenotare gli spazi e i servizi richiesti.

Le ripercussioni sul mercato immobiliare

Il mercato immobiliare risente inevitabilmente di questi cambiamenti. Fino a qualche tempo fa gli investitori puntavano su uffici, hotel, logistica; oggi puntano sul residenziale. Dunque sempre più edifici vengono riqualificati, in funzione delle nuove esigenze. Come ad esempio il co-housing. Così a Milano molti investitori internazionali hanno acquistato grandi appartamenti per suddividerli in monolocali. E dedicano spazi appositi e condivisi a stoccaggio pacchi, a palestra, lavanderia, area gioco; aree comuni e spazio per bimbi, lounge bar. Si condivide anche l’attrezzatura sportiva.

Tra i servizi “condominiali”, si assiste anche alla creazione di spazi appositamente studiati per il lavoro da casa, nell’ottica di portare lo smart working ad un passo successivo ossia al flexible working. Dunque postazioni di lavoro all’interno del proprio stabile con connessione internet e stampanti regolate da badge personali, che contabilizzano l’utilizzo per appartamento.

In questo modo non si andrà ad occupare spazio utile all’interno degli appartamenti, ma i servizi saranno in condivisione. Non è più necessario lo studio in casa, e quello spazio può essere dedicato ad altro. Ad esempio a zona relax con sauna, perché no. Oppure semplicemente si può affittare un appartamento più piccolo, sfruttando i servizi condivisi che il condominio offre.

 

_Elena