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Pandemia e smart working

Nell’ultimo anno, il ricorso allo smart working è stato forzato dalla situazione emergenziale. Questo ha accelerato un fenomeno che era già in corso.

Pandemia: un acceleratore del lavoro agile

La pandemia ha chiaramente velocizzato il processo di passaggio allo smart working. Una tipologia di lavoro usata ben prima dell’emergenza sanitaria. È noto da tempo infatti, e più volte abbiamo trattato l’argomento, che la produttività per aziende che utilizzano il lavoro agile, aumenti del 15% (dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano). Si stima infatti che abbia velocizzato un processo (pochi mesi) che, in fase normale, le aziende avrebbero impiegato due anni per raggiungere.

Alcune aziende, hanno deciso di passare al lavoro flessibile in maniera permanente. È il caso di Revolut, fintech inglese, dove il passaggio al lavoro flessibile lo hanno deciso i lavoratori. Saranno infatti loro a scegliere dove lavorare, terminata la pandemia. In ottica di flessibilità l’azienda riprogetterà anche gli spazi interni. Saranno cioè presenti zone specifiche per lo sviluppo di nuove idee, zone dedicate alla formazione e altre all’interazione tra colleghi, oltre che con gli esterni (riunioni).

Minore innovazione per le aziende

Se è vero da un lato che il lavoro agile ha spinto ad una maggiore produttività, si assiste però ad un calo della capacità di innovazione di prodotti e servizi. A cosa è dovuto? I manager non delegano e hanno più difficoltà ad incentivare team virtuali. Inoltre, la minore presenza fisica in ufficio non permette un ottimale brainstorming.

Pandemia: il benessere al centro

Ripensare l’organizzazione aziendale in modalità flessibile e smart, significa tenere come fulcro benessere e produttività dei dipendenti. Ricorrere al lavoro agile permette anche di dare maggiore valorizzazione ai talenti. Maggiore impegno e produttività, sono consentiti da un ambiente più flessibile e al passo con la variazione delle esigenze del lavoratore.

Nuovi benefit

Nell’anno del Covid-19, sono cambiati anche i benefit apprezzati e richiesti dai lavoratori. Durante il lock down infatti, la costrizione alla solitudine, può aver reso fondamentale il ricorso a sedute di meditazione, ad esempio. Sono perciò meno apprezzate (oltre che per ora inutilizzabili) aree in azienda dedicate a ping pong o calcio balilla.

Responsabilità e sviluppo del talento

Con lo smart working è premiata la capacità personale di riadattarsi ed evolvere, all’evolvere della situazione. Il lavoro agile ha responsabilizzato i lavoratori. Non soltanto perché ora lavorano per obiettivi; volenti o no, tutti coloro che hanno approcciato allo smart working hanno dovuto fare i conti con la tecnologia. Nuovi strumenti, digitalizzazione, innovazione.

Smart working: il pericolo della solitudine

In piena pandemia, si è stati costretti a ricorrere al lavoro agile. All’inizio questo può essere per alcuni stato entusiasmante, perché situazione completamente nuova ed in ambiente di casa. E dunque sull’immediato ha dato una spinta ad una maggiore produttività. Ma sul lungo termine, diventata prassi per sempre più aziende (anche fuori dall’emergenza dei primi tempi), oggi si rischia di cadere nella trappola dell’isolamento e della solitudine. Dunque dell’esaurimento. Il ritorno all’ufficio, anche solo per qualche giorno a settimana, provoca aumento dell’umore. Stare in isolamento ed avere meno rapporti con i colleghi, o comunque parlarci solo tramite video call, ha reso più sterile la comunicazione, rendendo i rapporti più difficoltosi ed univoci.

Smart working e sicurezza informatica

Ora, l’ufficio può essere ovunque. Inizialmente le aziende hanno dovuto adattarsi, dal punto di vista tecnologico, alla situazione emergenziale. Ora hanno avuto modo e tempo di migliorare la loro infrastruttura informatica. Il passaggio al cloud è obbligato: grazie a questo, si ottiene la flessibilità per lavorare ovunque, da qualunque dispositivo ed in qualunque momento. Svincolare l’utente al posto fisico di lavoro ed alla rete aziendale, deve però essere associato ad un ottimo controllo sulla sicurezza informatica. Tutti i dati che escono dai muri dell’azienda, devono essere protetti e non attaccabili.

La sicurezza prima di tutto

Il ritorno nell’ambiente che è dedicato al lavoro, come l’ufficio, deve in ogni caso svolgersi in piena sicurezza. Gli ambienti devono essere sicuri, protetti e accoglienti. 599 europa sanifica gli ambienti regolarmente. Gli spazi vengono sempre tenuti areati. Viene rilevata la temperatura agli ospiti e fornito l’igienizzante mani in tutti gli ingressi. Le riunioni vengono svolte con distanziamento, riducendo il numero di posti disponibili. Viene tenuto l’elenco dei partecipanti per i 14 giorni successivi al meeting.

sicurezza informatica

Smart working e sicurezza informatica

La giusta collaborazione tra azienda e lavoratore agile

Da momento che le reti aziendali sono sempre più attaccabili dal punto di vista informatico, è come detto nell’articolo precedente, necessario che l’azienda dia al dipendente i giusti strumenti di sicurezza informatica. Il lavoratore dal canto suo deve essere preparato per evitare questi attacchi. Un lavoratore può infatti, lavorando da remoto, fare danni, involontari ma anche ingenti da questo punto di vista, se non conosce le precauzioni che può prendere. Deve fare sì di non rendere vulnerabile la rete che utilizza.

In che modo? Ecco alcune soluzioni.

  • Utilizzando punti di accesso sicuro.

Ad esempio non utilizzando connessioni wifi completamente aperte e free.

  • Creando una rete VPN.

Utilizzando la VPN infatti si crea una corsia preferenziale dove transitano dati tra il computer che si utilizza ed il server aziendale, senza rischio di intercettazione degli stessi.

  • Creando (a seconda delle esigenze) una rete protetta da pw per le connessioni di lavoro.

Se si lavora da casa, si dovrebbero mantenere perciò separati i dispositivi domestici da quelli aziendali (qualora si subisca un attacco sulla rete domestica, non sono compromessi i dati sensibili della rete aziendale).

  • Aggiornando regolarmente (anche programmandoli con specifici software) applicazioni e sistemi operativi di tutti i dispositivi utilizzati.
  • Gestendo efficacemente gli accessi da dispositivi e applicazioni, utilizzando e cambiando regolarmente password complesse (memorizzazione anche tramite software).
  • Usando in maniera consapevole e sicura le mail.

Ad esempio, non devono essere aperti gli allegati né cliccati collegamenti di mail provenienti da sconosciuti; anche quando la mail sembra provenire da fonte attendibile, andrebbe sempre controllato l’indirizzo mail del mittente.

  • Installando Anti-Malware/Anti-Virus.
  • Prevedendo un piano di risposta ad eventuali attacchi informatici.

Azienda e dipendente devono essere istruiti e pronti a reagire in caso di attacco, in modo da rispondere repentinamente ed in maniera controllata ad una minaccia, presunta o reale.

  • Prevedendo un backup costante, ridondante, sicuro.

Che il salvataggio avvenga su supporti fisici o virtuali, ci si assicura che i dati non vengano persi, in caso di attacco o cancellazione.

A chi spettano le spese di gestione?

Oltre al problema sulla sicurezza, non è ancora chiaro a carico di chi debbano essere le spese di gestione del proprio ufficio “alternativo”. Dal decreto sul lavoro agile, si evince che il datore è anche responsabile del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnatigli per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Dunque il dipendente potrà ricevere le attrezzature (pc, stampante, tablet, ecc.), ma non si stabilisce a chi spettino i costi della connessione internet, ad esempio. Rispettando pedestremente la norma, questa prevede il pari trattamento tra lavoratore agile e dipendente; d’altro canto il primo non affronta spese di trasferta.

A questo punto sta dunque al datore decidere come gestire queste spese. Se il lavoratore agile sceglie di appoggiarsi ad un ufficio all’interno di un business center, il datore potrebbe assumersi l’onere del noleggio dell’ufficio in condivisione. Se il lavoratore utilizza una stanza della propria casa, potrebbe essere trovato un accordo col datore di lavoro per quello che riguarda la connessione internet, a compensazione delle spese di trasferta, che in questo caso il lavoratore non avrebbe da sobbarcarsi.

 

_Elena