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Libero professionista vs dipendente: lo smart working

Che lavoro farò da grande?

A volte, si sa, è impossibile scegliere quale lavoro svolgere. Spesso ci si adatta a quello che si trova, senza purtroppo avere potere decisionale. Ci si trova così nella situazione in cui per mancanza di posto fisso ma dovendo comunque monetizzare, si decida di aprire partita IVA. In altri casi si sogna invece di potersi permettere il lavoro in proprio esattamente nell’ambito dei propri studi. Per arrivare a questo obiettivo serve passare qualche anno da dipendente per potersi permettere l’apertura della partita IVA. Insomma, i casi sono innumerevoli. Quello che non cambia, è che spesso accade che chi lavora in proprio provi “invidia” per chi invece lavora come dipendente (sostanzialmente per le maggiori tutele e garanzie date a chi non è autonomo). Chi invece lavora come dipendente prova “invidia” verso il freelance (soprattutto per quello che riguarda la libertà della gestione del proprio tempo).

Vantaggi e svantaggi della libera professione

Il libero professionista ha, nella maggior parte dei casi, la libertà di scegliere dove lavorare e come gestire il proprio tempo. Dunque è flessibile, ma ha comunque delle scadenze da rispettare, solitamente più ferree di quelle del dipendente. Infatti, portare a termine un lavoro significa riceverne prima il pagamento. Certamente, il libero professionista può scegliere di non svolgere un lavoro, ma questo comporterà la mancanza di un’entrata. L’orario è sì flessibile, ma questo può significare non avere limiti. Lavorare fino a tardi e senza pause, pur di rispettare le scadenze. Il lavoratore autonomo non ha ferie né mutua: se non lavora, non incassa. Il vantaggio naturalmente c’è, in quanto potenzialmente il freelance può guadagnare anche molto, in funzione della professione, dei clienti che trova e del tempo che decide di dedicare al lavoro.

Normalmente il freelance non ha compiti assegnati, deve inventarsi ogni giorno. Non ha tutele o ne ha molto poche, dal punto di vista della legge. E rischia l’isolamento. D’altro canto può scegliere dove lavorare. Un aiuto in questi termini può giungere da coworking e business center che ben rispondono alle sue esigenze di flessibilità. Sotto più aspetti: dal punto di vista degli orari di accesso, degli spazi a disposizione e non per ultimo dei costi favorevoli, spesso riservati a determinate categorie lavorative. All’interno del coworking il freelance può anche trovare terreno fertile per sviluppare le sue idee, conoscendo altri professionisti del suo o di altri settori. Può uscire quindi dall’isolamento, anche prendendo parte agli eventi organizzati dal coworking stesso.

Le sfaccettature professionali del freelance

Il freelance deve essere più professionalità in una. Deve saper gestire le finanze della sua “azienda”, per quanto autonoma. Certo può (o deve) appoggiarsi a commercialista e consulente del lavoro, ma deve conoscere la sua situazione in tempo reale. Il lavoratore autonomo deve dunque essere un buon amministratore di se stesso. Dovrebbe possedere doti da commerciale per saper proporre e vendere il proprio prodotto. Deve saper gestire gli acquisti e appoggiarsi a fedeli fornitori, pochi o tanti che siano. Il professionista deve saper gestire i clienti, solitamente molto esigenti. Deve anche saper gestire il suo ufficio: che sia una stanza di casa oppure uno spazio all’interno di un coworking o di un business center, della ricerca e dei preventivi se ne deve occupare personalmente. Gli spazi condivisi vengono per questo in aiuto dei freelance, dal momento che tolgono una parte di lavoro (relativamente a accollamento bollette e burocrazia).

Il lavoro dipendente

Un dipendente non ha queste incombenze: certo, deve comunque sapere gestire le proprie finanze ed arrivare a fine mese, è indubbio, ma dal punto di vista lavorativo c’è qualcun altro che gestisce per lui i rapporti con le figure preposte. Anche il dipendente avrà delle scadenze da rispettare, ma che abbia più o meno lavoro da svolgere, normalmente un certo giorno del mese comunque riceverà lo stipendio. Quest’ultimo però non potrà variare molto. Per avere aumenti deve produrre di più, dimostrare di aver prodotto di più, o sfruttare straordinari (se previsti); avrà però tredicesima (e in qualche caso anche quattordicesima).

Smart working: esclusi i liberi professionisti

Due facce, pro e contro. C’è però una sorta di via di mezzo, che raccoglie i vantaggi di entrambe le tipologie. Riservata, però, come l’accesso ad altri servizi integrativi, esclusivamente ai lavoratori dipendenti. Si tratta degli smart worker, ossia lavoratori dipendenti che nella maggior parte del loro tempo lavorano all’intero del proprio ufficio, ma per alcuni periodi possono lavorare dove vogliono agli orari che vogliono. Visto sotto questo punto di vista, questo rappresenta il caso più fortunato.

connessione

Smart working: gli strumenti utili

Lavorare bene ed essere più produttivi, non significa necessariamente stare tra le mura dell’ufficio, ma crearsi il giusto ambiente di lavoro, ovunque esso sia. Per fare ciò, sono necessari: la giusta mentalità (da parte in primis del datore di lavoro, ma anche di base del lavoratore), i giusti strumenti “fisici” (forniti dall’azienda ed integrati in funzione delle proprie necessità) ed i giusti strumenti “virtuali”.

I requisiti per lo smart working: l’infrastruttura

Innanzitutto, l’impresa deve strutturarsi e mettere quindi il dipendente nella condizione di lavorare anche fuori dall’ufficio. La postazione di lavoro dovrebbe essere fedelmente riprodotta da remoto. La connessione internet deve essere valida e garantita. La privacy deve essere mantenuta (l’azienda dovrà investire in modo da garantire la sicurezza dei dati che dall’azienda stessa escono). Inoltre, l’azienda dovrà dotare il lavoratore di una infrastruttura adeguata.

Grazie alla tecnologia, l’impresa può dotare il lavoratore smart dei giusti strumenti virtuali. Il ricorso al cloud è fondamentale nello smart working, per poter svolgere la propria mansione e mantenere il contatto con colleghi e capi. Grazie al cloud, infatti, oggi è permessa la consultazione, l’utilizzo e la modifica dei documenti presenti in ufficio, da qualunque dispositivo in qualunque posto. Bisogna essere autorizzati e possedere credenziali di accesso, e il gioco è fatto.

Scegliere dove lavorare

Lavorare da remoto non significa necessariamente lavorare da casa. Se non si vuole (per non portare il lavoro nella vita privata) o non si può (non si ha lo spazio fisico) lavorare da casa, ci si può appoggiare a spazi ad hoc, come i coworking. Numerose applicazioni aiutano nella ricerca di spazi in funzione della zona e delle caratteristiche ricercate. DeskNear.me permette di trovare la “scrivania” desiderata, nel mondo. WorkSnug si basa su feedback dei clienti, per trovare non solo coworking, ma spazi con connessione internet e le condizioni ambientali idonee. ShareDesk permette di trovare spazi di coworking o uffici arredati, nel mondo.

Gli strumenti fisici per il lavoro da remoto

Oltre alle applicazioni ed alla consultazione di documenti da remoto, l’azienda dovrà fornire all’impiegato i giusti mezzi fisici per poter lavorare da casa. Smartphone, cuffie, pc e tablet, webcam, strumenti per consentire le videochat e gli aggiornamenti in tempo reale con lo spazio di lavoro. Il lavoratore può poi apportare le proprie modifiche a ciò che dall’azienda gli viene fornito.

Un’ottima alternative alle cuffie auricolari, ad esempio, per isolarsi dai rumori di fondo (presenti in casa o nello spazio di coworking, con il vicino costantemente al telefono) sono le cuffie professionali wireless “noise-cancelling”, per sentire e farsi sentire meglio.

E’ possibile utilizzare sul proprio pc, in ufficio o da remoto, l’app F.lux. Questa adatta la luminosità dello schermo al momento della giornata, per non affaticare la vista.

Una caricabatterie prtatile o “power bank” potrebbe essere fondamentale per poter ricaricare sempre ed ovunque i propri dispositivi. Specie per lo smart worker che lavori al di fuori delle quattro mura.

Le app utili allo smart worker

Sono molte le applicazioni on line, facilmente utilizzabili, che con differenti scopi permettono di lavorare da remoto.

  • Controllo

    TeamViewer o equivalenti, un sistema che tramite credenziali di accesso, rende possibile accedere al desktop del proprio pc o direttamente del server, in ufficio.

  • Condivisione di documenti

    Google Drive permette di trascinare in cloud in cartelle suddivise tutti i documenti che si vogliono avere a disposizione ovunque. Permette anche di condividerne la visualizzazione (in modalità sola lettura o con possibilità di porre modifiche) con altri utenti registrati ed autorizzati. WeTranfer consente di spedire velocemente via mail contenuti anche molto pesanti.

  • Firma di documenti

    Docusign consente la firma elettronica di documenti on line.

  • Telefonate

    Skype, app in voga ormai da anni, permette call conference e videochiamate. Messagenet o simili, basati sulla tecnologia VoIP (dunque necessitano di linea internet), molto utile per chiunque non si appoggi alla linea fissa, ma voglia comunque un numero di telefono. Il numero è gestito tramite app sul proprio smartphone o tramite trasferimento di chiamata. Whatsapp può tornare utile, qualora si abbia a disposizione un telefono aziendale, per condividere velocemente informazioni in gruppi dedicati.

  • Check-list

    Evernote è un’applicazione che consente di organizzare e condividere note.

  • Monitoraggio e condivisione delle attività lavorative

    Basecamp consente di monitorare le attività lavorative, comunicare con colleghi e responsabili, pianificare progetti. Asana e Trello permettono di lavorare in team da remoto, Trello in particolare, consente non solo di condividere progetti e to-do-list con altri utenti, ma anche di assegnare i singoli task dei membri del team; permette di gestire promemoria e checklist. Slack è strumento di comunicazione aziendale che permette tra il resto di effettuare scambi informativi e di business. Idonethis invia quotidianamente report su attività e progressi dei lavoratori connessi.

  • Fatturazione

    Expensify consente tramite foto, di salvare sul proprio smartphone documenti come fatture e di registrarli in contabilità. Utile in aggiunta ai programmi che eventualmente fornisce l’azienda per fatturare.

  • Registrazione vocale

    Dragon Dictation, app di registrazione vocale, offre la possibilità di dettare messaggi e testi in genere, anziché scriverli, risparmiando tempo. Any.do, sempre tra le applicazioni atte alle to-do-list, ha lo scopo di appuntare liste di attività grazie però al riconoscimento vocale.

  • Calendari

    GoogleCalendar o applicativi equivalenti, permettono di programmare le attività, gli eventi, le prenotazioni, gli appuntamenti, in condivisione con il proprio team di lavoro. Così tutti ne rimangano aggiornati in tempo reale.

Le app per gestire le pause

Lavorare da remoto significa gestire il proprio tempo nel migliore dei modi; esistono così una serie di applicazioni nate con lo scopo di gestire le pause.

Da un lato, è più facile distrarsi. Arriva in soccorso RescueTime: lasciata in background, monitora la quantità di tempo speso nelle varie attività, bloccando i siti precedentemente da noi indicati come potenziali distrazioni.

D’altro canto, si rischia di non staccare mai la spina. Per questo è nata FocusBooster, che tiene traccia dei tempi di lavoro, suddividendo le attività da svolgere in task di 25 minuti di durata (intervallate da 5 minuti di pausa).

 

_Elena

ordine

L’importanza di ordine ed organizzazione

L’ordine nello spazio di lavoro

In ogni spazio di lavoro (che sia in ufficio, casa, coworking, ufficio condiviso, ecc.) la parola chiave dovrebbe essere l’ordine. In primis della scrivania. Dunque delle proprie attività. Anche (e spesso soprattutto) per la gestione dei rapporti con i colleghi. Specie se si tratta di uno spazio condiviso, in utilizzo con altri colleghi o con perfetti sconosciuti, è fondamentale dare l’idea di pulizia e di ordine. Certo lo spazio di lavoro può e deve essere personalizzato, ma non in maniera eccessiva, ad esempio senza posizionare troppe fotografie della propria famiglia o del proprio cane, o disegni del proprio nipote. Desktop sempre libero e pulito dai troppi documenti; meglio se sulla scrivania del proprio pc siano presenti cestino e collegamenti alle varie app.

Lo spazio di lavoro non dovrebbe presentare troppe distrazioni. Sebbene sia necessario staccare la spina, non è bene che determinati oggetti o app facciano parte dello spazio di lavoro. Va sempre tenuto in mente il raggiungimento finale degli obiettivi imposti.

L’ordine passa dalla pulizia

La pulizia nel proprio spazio di lavoro è fondamentale. Pulizia intesa sia come igienizzazione degli ambienti sia come organizzazione. Sarebbe opportuno prevedere più o meno regolarmente una eliminazione di ciò che non si utilizza. Ogni tanto vanno eliminati tutti quei fogli “di brutta” piuttosto che tutti quegli oggetti o documenti che non necessariamente devono essere conservati.

Dal punto di vista igienico, la scrivania rappresenta un punto cruciale, in quanto è lo spazio prevalentemente utilizzato nel corso della giornata lavorativa, spesso da più persone. Dunque luogo di accumulo di sporcizie. Per arrivare ai bagni, che specie se sono in condivisione devono essere igienizzati più frequentemente.

L’organizzazione del team di lavoro #1: lo spazio

L’organizzazione passa sì dal singolo, ma gli obiettivi devono essere chiari a tutta la squadra. Nel caso in cui si lavori in team, infatti, l’organizzazione deve essere stabilita a priori. Che si tratti di una applicazione in condivisione, oppure di una scrivania fisica, meglio “perdere tempo” prima e mettersi a tavolino con i colleghi che utilizzeranno lo stesso spazio. Questo per fare sì che chiunque lo utilizzi sia in grado di trovare quello che sta cercando ma anche di sapere dove mettere nuovi salvataggi o oggetti e carte.

L’organizzazione del team di lavoro #1: il tempo

L’organizzazione del proprio tempo e del tempo da dedicare ad attività con colleghi è fondamentale. Alcune aziende, per scelta, decidono di dedicare qualche ora un giorno fisso della settimana (ad esempio, il lunedì) per fare il punto della situazione ed organizzare i task di ogni impiegato o del team. Il tempo dedicato alla programmazione, può comunque risultare fondamentale, nell’ottica di aumentare la produttività e di fare in modo che tutte le persone coinvolte siano disponibili, dando una cadenza fissa all’appuntamento.

Ordine e back-up

L’importanza dei backup è fondamentale. Se si gestisce un proprio sito o se un esterno se ne occupa, meglio programmare costanti salvataggi. Anche tutti i documenti di uso quotidiano e il server devono essere backuppati regolarmente, per evitare spiacevoli inconvenienti di perdite di dati. Questo può essere ovviamente fatto su server fisico ma anche su server virtuale, a seconda delle esigenze specifiche.

App che aiutano nella programmazione

L’organizzazione passa dalle proprie capacità decisionali, ma vi sono innumerevoli applicazioni che aiutano ad ordinare le idee ed organizzare le proprie scadenze. La scelta di appoggiarsi e consultare un calendario (fisico o virtuale, a consultazione personale oppure in condivisione), è cruciale per non perdere di vista le cose da fare, gli obiettivi, le priorità, gli appuntamenti.

Fondamentale è una buona programmazione, non solo delle tempistiche ma anche degli aggiornamenti delle pagine social, piuttosto che del proprio blog, se in possesso di uno. Molti social e gestori di blog permettono una buona programmazione, per stabilire una pubblicazione cadenzata e costante. Esistono in alternativa buoni programmi in cloud (ad esempio Hootsuite) che permettono di gestire, in maniera gratuita, post anche su più social contemporaneamente.

L’ordine e il raggiungimento degli obiettivi

In alcuni casi, l’impiegato non ha potere in merito a determinate decisioni organizzative. Così, sarà costretto ad adattarsi a ciò che viene imposto dall’alto, col malcontento che può derivarne. In altri casi può scegliere il metodo da utilizzare all’interno di un range fornito da qualcun altro; oppure può avere libera scelta.

Che si tratti di lavoro dipendente o indipendente, la mansione ricoperta prevede che vengano effettuati determinati passi per arrivare al raggiungimento dell’obiettivo. In alcuni settori, specie nell’ambito della produzione, c’è una tabella da rispettare strettamente. L’operaio ad esempio non potrà né dovrà apportare modifiche, rispettando tempi e modalità di esecuzione, anche stabilite dai macchinari. In innumerevoli altri settori, deve essere portato a termine il proprio obiettivo, ma la modalità per il raggiungimento dello stesso dipende in parte o in toto da chi esegue il lavoro.

Nelle libere professioni si arriva all’estremo del concetto di libertà, in quanto il libero professionista potrà essere oberato dal lavoro oppure faticherà per trovarne di nuovo, ma dovrà comunque avere una particolare propensione nell’organizzazione dello stesso. E se non è in grado di organizzare il proprio tempo, sarà meno dispendioso in molti casi affidarsi ad altre figure professionali (ad esempio, l’aiuto di una segretaria che prenda gli appuntamenti).

 

_Elena

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Smart working contro i più scettici

Nonostante i notevoli successi riscossi, lo smart working ha ancora un nemico dal quale guardarsi: lo scetticismo. Non a caso, nella classifica europea relativa alla sua diffusione, l’Italia è il fanalino di coda, con solo il 7% di lavoratori che ne fanno uso. Tanto è vero che, se da un lato molte aziende diffidano dall’adottare nuove soluzioni, dall’altro quasi il 40% dei lavoratori italiani è scettico al riguardo.

Come spiegare che è possibile lavorare anche comodamente seduti sul divano di casa?

È ancora troppo radicata l’idea che il farsi vedere mentre si lavora sia più importante di ciò che si fa lavorando. Inoltre, che valgano più le ore di permanenza in ufficio rispetto gli obiettivi raggiunti.

Tanto temute, inoltre, sono le distrazioni casalinghe: famigliari, figli, coinquilini. Senza contare la preoccupazione del dover fare le faccende domestiche o le continue tentazioni a cui si è sottoposti lavorando fianco a fianco con il frigorifero.

Come ovviare al problema?

Qui entriamo in campo noi, o meglio, la sempre più diffusa offerta di spazi condivisi di lavoro, proprio come il nostro. Grazie a questi spazi, è possibile lavorare vicino a casa, gestire l’orario in totale autonomia e dove le occasioni di contatto umano, che di certo non mancano, eliminano completamente la percezione di isolamento ed alienazione nella quale possono invece ricadere coloro che lavorano da casa.

_Serena

azienda

Smart working e aziende

Lo smart working: quali vantaggi per le aziende?

Le aziende costantemente si adattano all’evoluzione del lavoro. Dal momento che è stato regolato, sempre più puntano allo smart working o lavoro agile, facendo svolgere il lavoro ai loro dipendenti da casa oppure da spazi di coworking.

Per le imprese, il ricorso al lavoro “smart” deve significare in primis un sensibile calo delle spese immobiliari e di gestione. Dunque un aumento della produttività, una accelerazione dell’innovazione e della competitività ed anche una maniera per attirare i migliori talenti. Alcune imprese mirano a diminuire gli spazi non utilizzati adottando la scrivania “flessibile”. Tramite questa modalità, la postazione del dipendente non è fissa all’interno dell’ufficio ma varia in funzione della disponibilità o della prenotazione. Altre aziende applicano lo allo smart working in toto.

Perché il lavoro agile funzioni, è chiaro che le imprese si debbano adeguare. Ciò significa: buona infrastruttura virtuale, applicazioni che mettano in contatto il personale per avere sempre sotto controllo la situazione. Utilizzo di sistemi informatici per svolgere riunioni e meeting da remoto.  Ricorso a programmi che permettano di accedere in cloud ai dati presenti in ufficio. Dotazione di sistemi per mantenere la sicurezza informatica sui dati che “escono” e potenziare l’attuale rete aziendale.

Come le imprese sfruttano il lavoro agile

Ad oggi, il 30% delle grandi imprese in Italia sfrutta i vantaggi del lavoro agile. Se è vero che il fenomeno tra le grandi aziende italiane è sempre più diffuso, difficile è che riescano a gestirlo le piccole imprese. Questo, per due ordini di motivi: innanzitutto, una mancanza di cultura nel settore. Si tratta di un fenomeno ancora troppo giovane perché molte aziende siano aperte e pronte a recepirlo. In secondo luogo, l’adeguamento ha un certo prezzo, che non tutti sono pronti a sobbarcarsi.

Quali aziende in Italia, effettivamente, sono ricorse al lavoro agile?

Tra le grandi aziende, anche le pubbliche amministrazioni. Ferrovie dello Stato ha avviato un periodo di prova di un anno: 500 dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo prescelto da 4 a 8 giornate al mese. L’azienda fornisce ad ogni lavoratore tutti gli strumenti informatici necessari e pone ad ogni lavoratore obiettivi misurabili.

Tra i grandi nomi spuntano anche American Express, Vodafone, Ferrero, Barilla, Enel, Siemens, Microsoft. Fastweb è ricorsa al lavoro agile dal 2015. Ma anche Alstom, Philips, Sisal, Unicredit, Qui!Group, Sanofi.

_Elena