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La comunicazione aziendale: smartphone, mail e chat

Smartphone: l’ufficio in tasca

Nel mondo del lavoro rimane sempre fondamentale la telefonata come mezzo di comunicazione. Ma mentre un tempo, nell’ufficio tradizionale a farla da padrone era il telefono fisso, oggi uno dei principali mezzi di lavoro se non il più importante, è lo smartphone.

Le capacità dello smartphone

Nella quotidianità, lo smartphone, oltre al principale ruolo di invio e ricezione chiamate, viene utilizzato per numerosissimi altri scopi. Molti dei quali lavorativi.

Applicazioni più disparate sono installate per editare foto, per aggiornare i propri stati sui social, per effettuare pagamenti, per rimanere in contatti tramite i canali più svariati. Lo smartphone serve per entrare in banca e fare rapidamente pagamenti o consultare l’estratto conto. Per ricevere ed inviare mail da qualunque casella di posta collegata.

Insomma, serve per avere sempre l’ufficio “in tasca”. L’accessibilità a tutte le app infatti rende lo smartphone un potentissimo strumento per lavorare e svolgere innumerevoli incarichi. In alcuni casi è proprio attraverso lo smartphone che avviene lo smart working. Se una volta al mese si lavora infatti in modalità agile, spesso è inutile e dispendioso sottoscrivere contratti di connettività internet da casa. Basta attivare il proprio dispositivo come hotspot al quale collegarsi per qualunque attività on line. Le connessioni (anche quelle con cellulare) sono sempre più potenti, e sempre più garantite in up e download.

La telefonata cambia mezzo e canale

A cambiare non è solo il mezzo, ma anche il canale attraverso il quale la comunicazione telefonica avviene. Molte aziende infatti, si stanno convertendo al VoIP. Se queste hanno più sedi sparse per il mondo infatti, i collaboratori comunicano telefonicamente tramite internet, a costi ridicoli e con ottime performance. Addirittura si possono ormai svolgere videoconferenze o chiamate con più utenti contemporaneamente, tramite Whatsapp o Facetime. Dunque tramite la propria linea internet.
Inoltre, è sempre più semplice installare veri e propri centralini VoIP. E tramite Messagenet o equivalenti è possibile attivare uno o più numeri VoIP personalizzati nel prefisso. Ad esempio, si può attivare un nuovo numero con prefisso di Milano, pur rispondendo da Torino, o da qualunque altro luogo, tramite app o trasferimento di chiamata sul proprio smartphone.

La chat per comunicazioni aziendali

Abbiamo già detto che sempre più ci si appoggia alle chat anche per comunicazioni aziendali. Spesso, è molto più rapido contattare i propri colleghi o inviare aggiornamenti e foto ai propri responsabili, che tramite altri mezzi. Avere sempre in tasca lo smartphone infatti facilità e velocizza questo tipo di comunicazioni.

Le chat inoltre sono utilizzate sempre più anche per comunicazioni con i clienti. Normalmente piccole e grandi aziende che hanno a che fare col privato, sfruttano proprio questo canale per dare informazioni. Ed i clienti apprezzano poter comunicare in questo modo.

Le mail, in azienda e in smart working

Come abbiamo già avuto modo di dire nel precedente articolo, oggi il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. Negli uffici a stampo tradizionale come in attività aperte allo smart working.

Nel primo caso, tramite mail avvengono tutte le comunicazioni necessarie al buon funzionamento dell’azienda. Contatti con clienti e fornitori, preventivi e ordini, comunicazioni, aggiornamenti con i responsabili. Tutte queste comunicazioni ed altre ancora viaggiano per via scritta.

Nel caso dello smart working, oltre alle normali comunicazioni, è fondamentale mantenere il contatto con l’azienda ed i colleghi che in essa rimangono. Infatti, tramite il lavoro agile le persone escono, fisicamente, dalla principale sede di lavoro. Ma ad essa devono rimanere collegate per collaborare con i colleghi e condividere gli sviluppi del progetto. Una buona parte del tempo lavorativo dunque viene spesa per l’invio di posta e di aggiornamenti.

La conoscenza aziendale “imprigionata”

Una conseguenza di questo processo, è che moltissime informazioni restano letteralmente “imprigionate” all’interno della casella di posta. Le caselle di posta sono infatti la principale e più immediata fonte di ricerca di preziose informazioni necessarie nell’immediato. Informazioni alle quali in quel preciso momento non abbiamo accesso da altre fonti. Basta digitare la parola chiave sotto “cerca” e compariranno anche comunicazioni molto vecchie. Tutte le informazioni sono così accessibili, da qualunque dispositivo e in qualunque momento.

Tutto ciò ha portato alcune aziende ad impedire l’uso delle mail per comunicazioni con i colleghi. Si appoggiano oggi a software appositi, che gestiscano quanto meno le comunicazioni interne.

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