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Smart working e aziende

Lo smart working: quali vantaggi per le aziende?

Le aziende costantemente si adattano all’evoluzione del lavoro. Dal momento che è stato regolato, sempre più puntano allo smart working o lavoro agile, facendo svolgere il lavoro ai loro dipendenti da casa oppure da spazi di coworking.

Per le imprese, il ricorso al lavoro “smart” deve significare in primis un sensibile calo delle spese immobiliari e di gestione. Dunque un aumento della produttività, una accelerazione dell’innovazione e della competitività ed anche una maniera per attirare i migliori talenti. Alcune imprese mirano a diminuire gli spazi non utilizzati adottando la scrivania “flessibile”. Tramite questa modalità, la postazione del dipendente non è fissa all’interno dell’ufficio ma varia in funzione della disponibilità o della prenotazione. Altre aziende applicano lo allo smart working in toto.

Perché il lavoro agile funzioni, è chiaro che le imprese si debbano adeguare. Ciò significa: buona infrastruttura virtuale, applicazioni che mettano in contatto il personale per avere sempre sotto controllo la situazione. Utilizzo di sistemi informatici per svolgere riunioni e meeting da remoto.  Ricorso a programmi che permettano di accedere in cloud ai dati presenti in ufficio. Dotazione di sistemi per mantenere la sicurezza informatica sui dati che “escono” e potenziare l’attuale rete aziendale.

Come le imprese sfruttano il lavoro agile

Ad oggi, il 30% delle grandi imprese in Italia sfrutta i vantaggi del lavoro agile. Se è vero che il fenomeno tra le grandi aziende italiane è sempre più diffuso, difficile è che riescano a gestirlo le piccole imprese. Questo, per due ordini di motivi: innanzitutto, una mancanza di cultura nel settore. Si tratta di un fenomeno ancora troppo giovane perché molte aziende siano aperte e pronte a recepirlo. In secondo luogo, l’adeguamento ha un certo prezzo, che non tutti sono pronti a sobbarcarsi.

Quali aziende in Italia, effettivamente, sono ricorse al lavoro agile?

Tra le grandi aziende, anche le pubbliche amministrazioni. Ferrovie dello Stato ha avviato un periodo di prova di un anno: 500 dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo prescelto da 4 a 8 giornate al mese. L’azienda fornisce ad ogni lavoratore tutti gli strumenti informatici necessari e pone ad ogni lavoratore obiettivi misurabili.

Tra i grandi nomi spuntano anche American Express, Vodafone, Ferrero, Barilla, Enel, Siemens, Microsoft. Fastweb è ricorsa al lavoro agile dal 2015. Ma anche Alstom, Philips, Sisal, Unicredit, Qui!Group, Sanofi.

_Elena

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L’evoluzione del lavoro: lo smart working

Lo smart working è stato normato

Cambia lo spazio di lavoro, non solo in termini di dimensioni, ma anche dal punto di vista della tipologia. A maggio, il Senato ha approvato in via definitiva il disegno di legge sul lavoro agile, riconoscendo di fatto lo smart working, o lavoro agile. Questo dona di fatto maggiori tutele ed agevolazioni non soltanto ai liberi professionisti, ma anche a grandi e piccole imprese (nonché alle pubbliche amministrazioni) che si affaccino a questa realtà.

Lo scopo è sempre lo stesso: per il datore, aumentare la produttività e diminuire i costi di gestione dell’ufficio, andando a ridurre le spese immobiliari. Per il lavoratore, aumentare la conciliazione tra casa e lavoro.

Ma come funziona, in sostanza, lo smart working?

Si tratta di una modalità oggi attiva a tutti gli effetti. Attraverso il ricorso allo smart working, il rapporto di lavoro può essere svolto sia all’interno dei locali aziendali, sia all’esterno, a discrezione dell’impiegato e/o dell’azienda. Il lavoratore può scegliere dove lavorare: da casa, dal bar, dal coworking. Grazie allo sviluppo della rete, alla connessione wifi e a lavori che sempre più sfruttano la tecnologia cloud, ecco che si riduce lo spazio lavorativo necessario  e diminuiscono gli strumenti di cui il lavoratore necessita. (Lo sapevate che negli ultimi 10 anni, lo spazio individuale per ogni impiegato è passato dai 23 ai 17 mq?)

Nessun vincolo di orario (ad esempio 9.00 – 18.00), sempre però entro i termini orari stabiliti da contratto. Vengono stabiliti i tempi di riposo, i dispositivi da utilizzare (il datore è comunque il responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore) e le misure da adottare per assicurare la disconnessione dagli strumenti.

Come avviene però effettivamente il controllo del lavoro svolto fuori dall’ufficio?

Tramite obiettivi, posti dall’azienda; il trattamento economico è lo stesso di quello riconosciuto per la stessa attività svolta nei locali all’interno dell’azienda.

Quali i benefici?

Gli Osservatori del Politecnico rilevano come nelle aziende che adottano lo smart working, si assista ad un generale aumento della produttività. Inoltre, alla riduzione dei costi immobiliari, ad una netta riduzione dell’assenteismo, nonché al miglioramento del clima aziendale.

_Elena

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La stampante del coworking: quali caratteristiche?

La stampante: uno strumento indispensabile nello spazio di lavoro

All’interno di un qualunque spazio di lavoro, certamente non può mancare una stampante, sebbene il termine “stampante” sia riduttivo. Infatti il dispositivo deve permettere non solo di stampare (da pc o chiavetta), ma anche di fare copie, scansioni su chiavetta o via mail. All’occorrenza deve anche gestire invio e ricezione di fax. L’ideale è che il dispositivo stampi in più formati (A3, A4, A5) e che sia possibile scegliere se stampare/copiare in bianco e nero o a colori.

I requisiti fondamentali della stampante in coworking

In uno spazio di coworking però, trattandosi di un dispositivo in condivisione, è fondamentale che la stampante risponda a determinati fondamentali requisiti. Innanzitutto, la privacy deve essere garantita. I processi di stampa devono essere controllati e comandati dall’attivazione tramite badge o codice. Solo nel momento in cui viene digitato il codice personale o viene passato e riconosciuto il badge personale precedentemente attivato, i processi in coda saranno tutti visibili sullo schermo della stampante.

Un grande vantaggio è offerto inoltre dalla possibilità di annullare la stampa: quante volte capita di mandare in stampa documenti per sbaglio. Ebbene, la stampante deve dare la possibilità fino all’ultimo momento di scegliere se eliminare un lavoro mandato erroneamente in stampa.

Il dispositivo poi deve essere posizionato in un luogo comodamente accessibile, dovrebbe essere rapido e dall’utilizzo intuitivo, semplice da utilizzare e sicuro.

Chiaramente che le stampe siano comprese o meno nel costo della postazione, deve esserci un controllo sul numero di copie. Niente di meglio di un software che ne controlli non solo la quantità, ma anche la tipologia delle pagine mandate in stampa (scansione? Copia? Stampa? Bianco/nero o colore?) per ogni singolo utilizzatore. E perché no? Che permetta per esempio a più utilizzatori sotto una stessa partita IVA di ricevere un’unica fattura.

L’assistenza deve essere immediata: con dispositivi sempre più evoluti è sempre più complesso per persone non del mestiere intervenire in caso di guasti; l’assistenza, possibilmente anche da remoto, deve sempre giungere tempestiva.

La stampante di 599 europa

Ebbene, da 599 europa sono presenti esattamente due dispositivi che rispondono a tutte le esigenze precedentemente elencate per uno spazio di coworking.

_Elena

orologio

10 pause da 5 minuti: come aumentare la produttività in coworking

  1. 5 minuti per il caffè

    È il consiglio più antico: la potenza (mentale) di un caffè è assicurata.

  2. 5 minuti per la lista giornaliera

    Le “to do list” sono la vita! Sono il modo migliore per organizzare gli impegni e scandire i tempi. Lavorativi e non.

  3. 5 minuti per chiacchierare

    Chiacchiera con i colleghi o altri coworkers: le migliori idee nascono proprio così, mentre ti intestardisci contro un problema, ne parli con qualcuno, e questo ti darà spunti ai quali non avevi pensato.

  4. 5 minuti per le notifiche

    Mentre lavori lascia il cellulare silenzioso, e decidi di leggere tutte le notifiche in un certo momento della giornata.

  5. 5 minuti per aggiornarti

    Leggi: un giornale, un articolo del blog che segui, qualche pagina di un libro. È il miglior modo per rimanere aggiornato e allo stesso tempo trovare nuovi spunti.

  6. 5 minuti per il brainstorming

    Se lavori con colleghi, dedica del tempo non solo a fare il punto della situazione ma anche a buttare su un foglio le idee che ti passano per la testa.

  7. 5 minuti per scrivere

    Anche se non sei bravo nella scrittura, prova a prendere un foglio e scrivere le parole che ti passano per la testa. Libera la mente (e la fantasia).

  8. 5 minuti per cercare una parola

    Ogni giorno, prova a cercare su google una parola a caso: scopri tutti i significati e i contesti in cui può essere usata.

  9. 5 minuti per il giardinaggio

    Se hai qualche pianta in ufficio, bagnala, togli le foglie secche, prenditene cura.

  10. 5 minuti tutti per te

    Ultimo consiglio, ma non per importanza: in una lunga giornata di lavoro dedicati 5 minuti, saranno rigeneranti. Fai yoga oppure ascolta musica oppure gioca a sudoku, vai su Youtube. Per 5 minuti. Non di più.

Elena

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Quando una mamma torna al lavoro: l’aiuto del coworking

Come le aziende rispondono alle esigenze di una mamma

Ne abbiamo già parlato in passato, ma l’argomento ci sta particolarmente a cuore. Come conciliare l’essere mamma con l’essere lavoratrice, se non ci sono i “santi” nonni? Ebbene, alcune grandi aziende rispondono a questa esigenza in diversi modi:

  • creando nidi aziendali (ad esempio Unicredit, Micfrosoft Italia) interni o convenzionati;
  • creando nidi in condivisione tra diverse aziende (ad esempio Fiat, Geox, Nestlé, nonché diverse realtà pubbliche), gestiti da società esterne;
  • promuovendo lo smart working (ad esempio Vodafone), dando cioè la flessibilità, in termini di orari e spazi di lavoro, alle mamme al rientro della maternità.

Lo smart working in aiuto alle mamme lavoratrici

L’utilizzo degli spazi di coworking non è la soluzione solo per le mamme dipendenti, ma anche per le mamme libere professioniste. I coworking oltre a dare loro uno luogo fisico e/o virtuale dove lavorare, danno parallelamente spazio ai loro bimbi all’interno di asili affiancati e convenzionati, gestiti da educatrici qualificate. Sull’onda di Piano C, il primo spazio di questo tipo nato alcuni anni fa a Milano, a gennaio ha aperto le porte anche Comama. Quest’ultima è una realtà di Bari che si pone l’obiettivo di diventare uno spazio di ripresa graduale del lavoro post-maternità.

Tra le mamme, siano esse dipendenti o freelance, i benefit maggiormente apprezzati sono:

  • la possibilità di appoggiarsi allo smart working;
  • l’accesso a bonus per baby sitter e asilo,
  • sfruttare nidi aziendali. Quest’ultima è la soluzione meno scelta, in quanto più esosi e poco flessibili in termini di orari.

Inoltre tramite agevolazioni alle aziende che promuovono lo smart working, si mira ad un maggiore utilizzo del congedo parentale anche da parte dei papà. Dunque con molte probabilità vedremo sempre più mamme e papà portare i figli all’asilo accanto al loro ufficio temporaneo!

_Elena