Smart working dal punto di vista del lavoratore

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Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, circa il 7% degli impiegati adotta lo smart working; si tratta nella maggior parte di uomini (69%) con età media 41 anni.

Lo smart worker è un lavoratore sempre più isolato, che mantiene contatti virtuali con l’azienda. Per periodi determinati (ad esempio qualche giorno al mese), può non essere più fisicamente presente in ufficio ma resta collegato virtualmente ad esso.

Poter decidere di ricorrere allo smart working è un vantaggio sotto molti aspetti: per le donne, che possono così gestire meglio gli orari per andare incontro alle esigenze famigliari; per i pendolari, perché l’ufficio flessibile riduce i tempi degli spostamenti, e ciò che ne guadagna è la produttività. Lo smart worker deve essere messo in grado di operare con i giusti strumenti tecnologici, per lo svolgimento del lavoro da remoto, e questo dipende comunque dal datore di lavoro. Il lavoratore deve, come normativa prevede, poter scegliere di appoggiarsi al lavoro agile: non tutti infatti sono pronti ad approcciarsi a questa modalità di lavoro; deve avere la possibilità di provare e di tornare alle condizioni precedenti qualora non si sentisse portato al lavoro da remoto. Da un lato, chi adotta il lavoro agile ha maggiore autonomia e indipendenza; d’altro canto, deve possedere un forte senso di responsabilità, una forte capacità di concentrazione ed un buon senso dell’organizzazione. Scattano dunque una serie di meccanismi impliciti: l’home worker tenderà ad essere più competitivo, dovrà rendere più di un office worker perché deve dimostrare di poter svolgere lo stesso lavoro anche al di fuori delle pareti dell’ufficio classico. Non dovrà cedere alle distrazioni e dovrà essere dotato degli stessi mezzi del collega in ufficio, dovrà avere una adeguata connessione ed una potente rete per accedere in cloud a tutti i documenti a cui accede il collega in postazione standard.

_Elena

Smart working e aziende

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Le aziende costantemente si adattano all’evoluzione del lavoro: dal momento che è stato regolato, sempre più puntano allo smart working, facendo svolgere il lavoro ai loro dipendenti da casa oppure da spazi di coworking.

Per le imprese, il ricorso al lavoro “smart” deve significare in primis un sensibile calo delle spese immobiliari e di gestione, dunque un aumento della produttività, una accelerazione dell’innovazione e della competitività ed anche una maniera per attirare i migliori talenti. Alcune imprese mirano a diminuire gli spazi non utilizzati adottando la scrivania “flessibile”, la modalità nella quale la postazione del dipendente non sarà fissa all’interno dell’ufficio ma questa varierà in funzione della disponibilità o della prenotazione; altre applicano lo allo smart working in toto. Perché il lavoro agile funzioni, è chiaro che le imprese si debbano adeguare, dotandosi di una buona infrastruttura virtuale, ossia di applicazioni che mettano in contatto il personale per avere sempre sotto controllo la situazione; di sistemi per svolgere riunioni e meeting da remoto; di programmi che permettano di accedere in cloud ai dati presenti in ufficio come di sistemi per mantenere la sicurezza informatica sui dati che “escono” e potenziare l’attuale rete aziendale.

Ad oggi, il 30% delle grandi imprese in Italia sfrutta i vantaggi del lavoro agile. Se è vero che il fenomeno tra le grandi aziende italiane è sempre più diffuso, difficile è che riescano a gestirlo le piccole imprese, per due ordini di motivi: innanzitutto, una mancanza di cultura nel settore, si tratta di un fenomeno ancora troppo giovane perché molte aziende siano aperte e pronte a recepirlo. In secondo luogo, l’adeguamento ha un certo prezzo, che non tutti sono pronti a sobbarcarsi.

Quali aziende in Italia, effettivamente, sono ricorse al lavoro agile? Tra le grandi aziende, anche le pubbliche amministrazioni. Ferrovie dello Stato ha avviato un periodo di prova di un anno: 500 dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo prescelto da 4 a 8 giornate al mese; l’azienda fornisce ad ogni lavoratore tutti gli strumenti informatici necessari e pone ad ogni lavoratore obiettivi misurabili.

Tra i grandi nomi spuntano anche American Express, Vodafone, Ferrero, Barilla, Enel, Siemens, Microsoft; Fastweb è ricorsa al lavoro agile dal 2015. Ma anche Alstom, Philips, Sisal, Unicredit, Qui!Group, Sanofi.

_Elena

L’evoluzione del lavoro: lo smart working

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Cambia lo spazio di lavoro, non solo in termini di dimensioni, ma anche dal punto di vista della tipologia. A maggio, il Senato ha approvato in via definitiva il disegno di legge sul lavoro autonomo, riconoscendo di fatto lo smart working, o lavoro agile, e dando maggiori tutele ed agevolazioni non soltanto ai liberi professionisti, ma anche a grandi e piccole imprese (nonché alle pubbliche amministrazioni) che si affaccino a questa realtà.

Lo scopo è sempre lo stesso: per il datore, aumentare la produttività e diminuire i costi di gestione dell’ufficio, andando a ridurre le spese immobiliari; per il lavoratore, aumentare la conciliazione tra casa e lavoro.

Ma come funziona, in sostanza, lo smart working? Si tratta di una modalità oggi attiva a tutti gli effetti, attraverso la quale il rapporto di lavoro può essere svolto sia all’interno dei locali aziendali, sia all’esterno, a discrezione dell’impiegato e/o dell’azienda. Il lavoratore può scegliere dove lavorare: da casa, dal bar, dal coworking; grazie allo sviluppo della rete, alla connessione wifi e a lavori che sempre più sfruttano la tecnologia cloud, ecco che si riduce lo spazio lavorativo necessario (lo sapevate che negli ultimi 10 anni, lo spazio individuale per ogni impiegato è passato dai 23 ai 17 mq?) e diminuiscono gli strumenti di cui il lavoratore necessita.

Nessun vincolo di orario (ad esempio 9.00 – 18.00), sempre però entro i termini orari stabiliti da contratto. Vengono stabiliti i tempi di riposo, i dispositivi da utilizzare (il datore è comunque il responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore) e le misure da adottare per assicurare la disconnessione dagli strumenti.

Come avviene però effettivamente il controllo del lavoro svolto fuori dall’ufficio? Tramite obiettivi, posti dall’azienda; il trattamento economico è lo stesso di quello riconosciuto per la stessa attività svolta nei locali all’interno dell’azienda.

Quali i benefici? Gli Osservatori del Politecnico rilevano come nelle aziende che adottano lo smart working si assista ad un generale aumento della produttività, alla riduzione dei costi immobiliari, ad una netta riduzione dell’assenteismo, nonché al miglioramento del clima aziendale.

_Elena

La stampante del coworking: quali caratteristiche?

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All’interno di un qualunque spazio di lavoro, certamente non può mancare una stampante, sebbene il termine “stampante” sia riduttivo. Infatti il dispositivo deve permettere non solo di stampare (da pc o chiavetta), ma anche di fare copie, scansioni su chiavetta o via mail e all’occorrenza anche gestire invio e ricezione di fax. L’ideale è che il dispositivo stampi in più formati (A3, A4, A5) e che sia possibile scegliere se stampare/copiare in bianco e nero o a colori.

In uno spazio di coworking però, trattandosi di un dispositivo in condivisione, è fondamentale che la stampante risponda a determinati fondamentali requisiti. Innanzitutto, la privacy deve essere garantita: i processi di stampa devono essere controllati e comandati dall’attivazione tramite badge o codice. Solo nel momento in cui viene digitato il codice personale o viene passato e riconosciuto il badge personale precedentemente attivato, i processi in coda saranno tutti visibili sullo schermo della stampante.

Un grande vantaggio è offerto inoltre dalla possibilità di annullare la stampa: quante volte capita di mandare in stampa documenti per sbaglio. Ebbene, la stampante deve dare la possibilità fino all’ultimo momento di scegliere se eliminare un lavoro mandato erroneamente in stampa.

Il dispositivo poi deve essere posizionato in un luogo comodamente accessibile, dovrebbe essere rapido e dall’utilizzo intuitivo, semplice da utilizzare e sicuro.

Chiaramente che le stampe siano comprese o meno nel costo della postazione, deve esserci un controllo sul numero di copie: niente di meglio di un software che ne controlli non solo la quantità, ma anche la tipologia delle pagine mandate in stampa (scansione? Copia? Stampa? Bianco/nero o colore?) per ogni singolo utilizzatore, e che permetta per esempio a più utilizzatori sotto una stessa partita IVA di ricevere un’unica fattura.

L’assistenza deve essere immediata: con dispositivi sempre più evoluti è sempre più complesso per persone non del mestiere intervenire in caso di guasti; l’assistenza, possibilmente anche da remoto, deve sempre giungere tempestiva.

Ebbene, da 599 europa sono presenti esattamente due dispositivi che rispondono a tutte le esigenze precedentemente elencate per uno spazio di coworking.

_Elena

10 pause da 5 minuti: come aumentare la produttività in coworking

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  1. 5 minuti per il caffè. È il consiglio più antico: la potenza (mentale) di un caffè è assicurata.
  2. 5 minuti per la lista giornaliera. Le “to do list” sono la vita! Sono il modo migliore per organizzare gli impegni e scandire i tempi. Lavorativi e non.
  3. 5 minuti per chiacchierare. Chiacchiera con i colleghi o altri coworkers: le migliori idee nascono proprio così, mentre ti intestardisci contro un problema, ne parli con qualcuno, e questo ti darà spunti ai quali non avevi pensato.
  4. 5 minuti per le notifiche. Mentre lavori lascia il cellulare silenzioso, e decidi di leggere tutte le notifiche in un certo momento della giornata.
  5. 5 minuti per aggiornarti. Leggi: un giornale, un articolo del blog che segui, qualche pagina di un libro. È il miglior modo per rimanere aggiornato e allo stesso tempo trovare nuovi spunti.
  6. 5 minuti per il brainstorming. Se lavori con colleghi, dedica del tempo non solo a fare il punto della situazione ma anche a buttare su un foglio le idee che ti passano per la testa.
  7. 5 minuti per scrivere. Anche se non sei bravo nella scrittura, prova a prendere un foglio e scrivere le parole che ti passano per la testa. Libera la mente (e la fantasia).
  8. 5 minuti per cercare una parola. Ogni giorno, prova a cercare su google una parola a caso: scopri tutti i significati e i contesti in cui può essere usata.
  9. 5 minuti per il giardinaggio. Se hai qualche pianta in ufficio, bagnala, togli le foglie secche, prenditene cura.
  10. 5 minuti tutti per te. Ultimo consiglio, ma non per importanza: in una lunga giornata di lavoro dedicati 5 minuti, saranno rigeneranti. Fai yoga oppure ascolta musica oppure gioca a sudoku, vai su Youtube. Per 5 minuti. Non di più.

Elena

Quando una mamma torna al lavoro: l’aiuto del coworking

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Ne abbiamo già parlato in passato, ma l’argomento ci sta particolarmente a cuore: come conciliare l’essere mamma con l’essere lavoratrice, se non ci sono i “santi” nonni? Ebbene, alcune grandi aziende rispondono a questa esigenza in diversi modi:

  • creando nidi aziendali (ad esempio Unicredit, Micfrosoft Italia) interni o convenzionati;
  • creando nidi in condivisione tra diverse aziende (ad esempio Fiat, Geox, Nestlé, nonché diverse realtà pubbliche), gestiti da società esterne;
  • promuovendo lo smart working (ad esempio Vodafone), dando cioè la flessibilità, in termini di orari e spazi di lavoro, alle mamme al rientro della maternità.

Quest’ultima soluzione è anche quella che più fa a caso delle mamme libere professioniste: i coworking oltre a dare loro uno luogo fisico e/o virtuale dove lavorare, danno parallelamente spazio ai loro bimbi all’interno di asili affiancati e convenzionati, gestiti da educatrici qualificate. Sull’onda di Piano C, il primo spazio di questo tipo nato alcuni anni fa a Milano, a gennaio ha aperto le porte anche Comama, realtà di Bari che si pone l’obiettivo di diventare uno spazio di ripresa graduale del lavoro post-maternità.

Tra le mamme, siano esse dipendenti o freelance, i benefit maggiormente apprezzati sono la possibilità di appoggiarsi allo smart working e l’accesso a bonus per baby sitter e asilo, piuttosto che sfruttare nidi aziendali, più esosi e poco flessibili in termini di orari. Inoltre tramite agevolazioni alle aziende che promuovono lo smart working, si mira ad un maggiore utilizzo del congedo parentale anche da parte dei papà: dunque vedremo sempre più mamme e papà portare i figli all’asilo accanto al loro ufficio temporaneo!

_Elena

Vi presentiamo Silver Office

silver800x600Non solo uffici a più postazioni, ma anche per il singolo. L’ufficio 16 è stato creato appositamente per il lavoratore che desideri svolgere la propria attività in totale privacy. Per questo per lui abbiamo scelto il grigio: il colore dell’indipendenza e dell’autocontrollo. Silver Office è un ufficio prezioso come il nome che porta. Dotato di una scrivania, sedie ergonomiche per utilizzatore ed ospiti, VoIP per chiamate, armadio e cassettiera con serratura per un’assoluta sicurezza. Con i mobili bianchi e la parete grigia abbiamo voluto creare un ambiente chiaro ed elegante nella sua semplicità.

Silver Office non è l’unico ufficio pensato per il lavoratore individuale, nei prossimi giorni la presentazione degli altri uffici dedicati al singolo.

Lo staff

Continuiamo con Emerald Office

u15_emeraldofficeSe siete due collaboratori alla ricerca di uno spazio dove lavorare in piena riservatezza ad un prezzo contenuto, l’ufficio 15 fa per voi. Abbiamo deciso di chiamarlo come la pietra del successo e della prosperità, perché con il suo nome, Emerald Office, possa essere di buon auspicio per voi che lo sceglierete.

Due comode postazioni, sedie ergonomiche, cassettiere personali, armadio con serratura e come sempre telefono VoIP per comunicazioni interne, all’interno di un ambiente accogliente e reso ancor più unico dal colore che lo caratterizza. Il verde infatti svolge un’azione calmante sulle preoccupazioni e potenzia la creatività. Emerald Office è un ufficio pensato per permettervi di lavorare con estro in totale tranquillità.

Lo staff di 599 europa

Alla scoperta dei nostri nuovi uffici: iniziamo con Apricot office!

Abbiamo mantenuto la promessa, gli uffici nuovi sono operativi: gli ultimi arrivati sono 7, da 1 a 3 postazioni cablate, pensati per voi nei particolari, dal nome al colore delle pareti fino ai materiali e alle caratteristiche dell’arredamento. Ciascuno è unico, pronto a soddisfare qualsiasi personalità ed esigenza pratica. Ad ognuno il suo! Per questo abbiamo deciso di presentarveli uno ad uno.

Il primo che risponde all’appello è Apricot office. Il simpatico nome dell’ufficio 14 (in italiano albicocca), richiama il colore dominante: l’arancione. Una delle pareti infatti è caratterizzata dall’arancio, che secondo la cromoterapia è il colore preferito delle persone vitali ed energiche, contribuisce all’armonia interiore  e stimola fiducia in se stessi e negli altri. Per quanto riguarda la parte più funzionale, l’ufficio è di circa 20 mq, dotato di due spaziose postazioni, due sedute ergonomiche, sedie per i visitatori, cassettiere e armadio con serratura, telefono VoIP per chiamate interne. L’abbinamento tra bianco e noce dell’arredamento conferisce un tocco di esclusività all’ambiente, per accogliere i vostri ospiti facendo sempre bella figura.

Apricot è solo il primo degli uffici nuovi che potete trovare da noi, nei prossimi giorni vi descriveremo gli altri!

Lo staff di 599 europa

European Freelancer Week 2016

freelancerFinalmente anche il libero professionista può celebrare la sua settimana, nasce la prima European Freelancer Week, 7 giorni (dal 17 al 23 ottobre 2016) dedicati ad eventi in tutta Europa, incentrati unicamente sul freelancer e sulla sua crescente importanza nel mondo del lavoro contemporaneo. Sono già programmate iniziative a Roma, Torino, Berlino, Bruxelles, Varsavia e Zagabria. Singoli, organizzazioni e spazi di coworking sono invitati ad entrare a far parte della grande community dei freelancer per contribuire insieme al riconoscimento della figura. Definiti dall’Economist: “la nuova forza lavoro della on–demand economy”, un sistema nel quale le persone vengono impiegate solo per il tempo in cui sono strettamente necessarie. Insieme vogliono battersi per creare una comunità più compatta ed ottenere risposte e normative adeguate.

Nell’immaginario comune il libero professionista viene connotato come un individuo che lavora in piena libertà e sregolatezza, senza orari e luoghi di lavoro fissi. Ma nonostante lavori quando e dove vuole, il tempo della sua attività è sempre frutto di un’attenta impostazione e organizzazione. Operare al di là del tradizionale rapporto di lavoro genera opportunità e sfide, gli aspetti negativi accompagnano sempre quelli positivi: l’instabilità di reddito e il rischio di rimanere isolati.

La European Freelancer Week 2016 è resa possibile grazie all’attività volontaria di una coalizione di otto associazioni di freelancer di diversi paesi europei. Tutti possono parteciparvi e proporre eventi (conferenze, workshop, sessioni di networking) da aggiungere al calendario. Sono invitati a contribuire all’iniziativa anche i coworking, che sono ormai diventati il luogo preferito dei liberi professionisti, quasi una seconda casa. Questa lotta è infatti dedicata anche a loro, lo scopo assoluto è permettere una volta per tutte il riconoscimento del valore che freelancer e reti di coworking apportano all’economia e alla società moderna.