comunicazione

Le forme di comunicazione, in privato e in azienda

Come è cambiato il modo di fare comunicazione, in privato o nel settore aziendale, nel tempo? Quali forme e sistemi si utilizzano oggi?

SMS

Un tempo, a cavallo tra gli anni ’90 e 2000, dopo lo “squillo”, il principale canale di comunicazione era l’sms. Tutti iniziavano ad avere il cellulare, non si aveva la connessione internet ed erano spesso attive offerte per l’invio di centinaia di sms (chi non ricorda la famosa “Christmas card”?).

Oggi, gli sms stanno scomparendo, soppiantati dall’accessibilità di tutti ad internet. Solo pochi si appoggiano ancora agli sms: alcune aziende inviano pubblicità tramite sms (perché per le promozioni non possono essere usate altre app). I gestori di telefonia inviano comunicazioni per avvertire l’avvenuta ricarica. Alcuni corrieri avvisano dell’arrivo di merce, tramite sms. Questo, perché i messaggi “brevi” hanno un costo, e perché utilizzarli quando siamo circondati da app gratuite che compiono meglio le stesse funzioni?

Gli stessi social permettono l’invio di comunicazioni per le quali non si attende una risposta (ad esempio Twitter). Oppure permettono di comunicare anche a più utenti contemporaneamente (ad esempio Facebook tramite Messenger).

Telefonata

La telefonata come mezzo di comunicazione è molto meno utilizzata di un tempo. Nel privato, non si vuole “disturbare” chiamando qualcuno quando potrebbe non essere disponibile. Molto meglio un messaggino che dica “ehi quando hai tempo rispondi”. Ma vale anche la regola che “verba volant scripta manent”. Lavorativamente parlando, la stessa comunicazione che arriva in anteprima via telefono, di solito si richiede che avvenga anche in forma scritta, per confermare quanto detto a voce. Anche per poterlo inoltrare a chi di interesse.

Bisogna però dire che anche la telefonata è cambiata, nel corso del tempo. Le stesse app che permettono di chattare, consentono anche di telefonare. Gratuitamente (ossia solo tramite consumo di banda). Come il primissimo Skype, tramite VoIP consentono di effettuare chiamate anche internazionali a costi ridottissimi.

Email

Oggi il principale mezzo di comunicazione (nel privato come tra aziende) è l’email. Per ricevere password, fatture, ordini.

Tant’è, che nel mondo del lavoro, il 28% della giornata lavorativa, viene speso nella gestione delle email. In particolare nella lettura, scrittura e risposta delle stesse.

Siamo strettamente legati alla ricezione delle mail. Guidati da una profonda curiosità, alla pari di quella di consultare i social. Vogliamo sapere, subito, quello che i nostri clienti cercano, cosa i nostri fornitori hanno da comunicarci. E poi c’è un fattore molto più “legale”, legato al fatto che tutto deve essere scritto. Ogni passaggio, ogni richiesta deve essere documentata da un via vai di email. Quando non c’è bisogno di ricorrere alla PEC, si tratta del mezzo di comunicazione scritto più rapido ed immediato.

Pec

L’unica forma di mail che abbia validità legale è la PEC. Dunque questa va in molti casi e dove richiesto (ad esempio disdette di contratti registrati) a sostituire l’invio della raccomandata. Si risolve il problema della data certa (un tempo bisognava ricorrere all’ufficio postale per il timbro di data certa), in quanto ha validità la data di invio della stessa. Ma per contro solo le aziende sono obbligate ad averla, i privati non sempre ne sono dotati. A meno che siano liberi professionisti.

Chat

Oggi come oggi sono sempre più privati ed aziende che si appoggiano alle chat. Pensiamo a Whatsapp, piuttosto che Telegram, Messenger. Sono comode, perché con la connessione internet sono sempre accessibili. Rapide, perché tramite registrazione vocale non si deve nemmeno spendere tempo a scrivere. Permettono comunicazioni “multiple”: tramite gruppi, non c’è bisogno di scrivere/telefonare ad ogni singola persona. Sono gratuite e si appoggiano alla linea internet. Permettono l’invio di foto oppure la condivisione della propria posizione, di contatti, di video.

Vengono utilizzate dal privato come dall’azienda. Infatti, sono utili per parlare con gli amici, per le comunicazioni genitori-scuola, ma anche per prenotare una sala o una seduta dalla parrucchiera o dall’estetista. Vengono richiesti assistenza, indicazioni, sono comunicate problematiche o inviate foto. Con o senza la propria volontà inoltre, spesso ci si trova immersi all’interno di comunicazioni che neanche vorremmo leggere.

Le chat sono talmente utilizzate, anche per lavoro, che qualcuno ha pensato di certificarle. Infatti sono uno tra i principali mezzi di comunicazione tra dipendenti che lavorano separatamente (in smart working ad esempio). Perché tutto deve essere più rapido, intuitivo, comodo, pratico. Alla portata di tutti, tramite smartphone personale (privato o aziendale).

Per certificarle farlo servirebbero però strumenti come firme digitali, che non tutti hanno.

domiciliazione

Domiciliazione: alcuni chiarimenti

Il business center 599 europa effettua anche servizi di domiciliazione. Qui vogliamo dare qualche chiarimento, sui tipi di domiciliazione e su quali servizi vengono inclusi.

In particolare, sono previsti:

  • recapito postale: per qualunque attività (azienda, ditta individuale o libero professionista) che voglia ricevere posta semplice o farla ritirare dal personale del centro;
  • unità locale: per aziende che vogliano riceve posta (anche raccomandate ed atti) all’interno del centro. In questo caso, dichiarano l’indirizzo del Centro alla Camera di Commercio. È previsto anche un contratto di noleggio ufficio perché si presuppone che in quanto unità locale si tratti di una sede dell’azienda, dove vi sia del personale;
  • domiciliazione legale: per aziende o ditte individuali che vogliano spostare o avviare la loro attività all’interno del business center. Devono queste dichiarare l’indirizzo dello stesso alla Camera di Commercio. Dunque possono ricevere posta, raccomandate, atti. Nel caso delle aziende alla domiciliazione può non essere associato un contratto di noleggio ufficio, mentre lo è nel caso di ditta individuale;
  • domiciliazione professionale: per tutti i iberi professionisti che dichiarino la sede del business center come sede principale delle proprie attività. Anche in questo caso è necessario associare alla domiciliazione un contratto di noleggio ufficio, in questo caso tassativamente continuativo.

Nel caso dei professionisti quindi, può essere utilizzato l’indirizzo del centro come domicilio professionale. Ma va fatto se e solo se a questo sia associato anche un contratto di noleggio continuativo di uno spazio. Quest’ultimo, inteso come la scrivania del coworking oppure normalmente un ufficio arredato, chiuso.

Per contro, aziende o liberi professionisti che noleggiano in maniera continuativa l’ufficio, possono dichiarare la sede del business center come propria unità operativa. Dunque non sono tenuti a sottoscrivere contratto di domiciliazione per aprire sede operativa o unità locale.

Domiciliazione e libri contabili

In ogni caso, il business center non può essere il luogo di tenuta dei libri contabili. Solitamente questi sono tenuti dal Commercialista dell’azienda. In fase di stipula del contratto infatti, a tutti coloro che richiedono domiciliazione vengono chiesti:

  • i documenti che accertino l’esistenza della ditta (visura camerale);
  • oppure gli atti di costituzione (qualora non ancora attiva);
  • i documenti dei titolari;
  • il certificato del luogo di tenuta dei libri contabili.

Domiciliazione senza contratto: è illegale

Capita a volte che aziende o professionisti dichiarino il centro uffici come loro sede, pur non avendo attivo alcun contratto (né di noleggio né di domiciliazione). In questi casi, il centro innanzitutto deve segnalarlo al diretto interessato. Dunque può respingere tutta l’eventuale posta in entrata. E in ultimo, può denunciare l’azienda alla Guardia di Finanza.

Un caso particolare: la domiciliazione professionale

Il domicilio professionale è la sede principale delle attività e degli interessi del professionista. Va inteso come luogo dove questi eserciti in modo stabile e continuativo le proprie attività. Questo si concretizza come lo spazio fisico dove avviene il fulcro delle proprie attività e delle relazioni economiche.

Una nota del 15 marzo 2019 del CNDCEC (Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili) ha cambiato le cose. Ha infatti stabilito che il collegamento tra professionista e l’Albo di riferimento deve essere la residenza oppure il proprio domicilio professionale.

Con questa nota, viene data la possibilità al professionista di scegliere di iscriversi all’Albo di appartenenza con la propria residenza oppure ad un luogo definito domicilio professionale. Essendo però questo inteso come luogo di svolgimento principale delle attività, tale deve essere.

I Consigli degli ordini territoriali, tramite questa nota, sono oggi tenuti a svolgere tutti gli accertamenti necessari per verificare il mantenimento dei requisiti di iscrizione (quale il domicilio professionale). Dunque tutti gli elementi che dimostrino la presenza nel luogo indicato. Pena la cancellazione dall’Albo. Il luogo principale di svolgimento delle attività è verificabile tramite una serie di criteri oggettivi. Ossia frequenza, continuità nelle prestazioni, giro di affari, contratti attivi.

Il professionista che voglia trasferire il proprio domicilio professionale, deve necessariamente trasferire anche la propria iscrizione, all’Albo di competenza del luogo in cui risulta il nuovo domicilio.