Smart working e aziende

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Le aziende costantemente si adattano all’evoluzione del lavoro: dal momento che è stato regolato, sempre più puntano allo smart working, facendo svolgere il lavoro ai loro dipendenti da casa oppure da spazi di coworking.

Per le imprese, il ricorso al lavoro “smart” deve significare in primis un sensibile calo delle spese immobiliari e di gestione, dunque un aumento della produttività, una accelerazione dell’innovazione e della competitività ed anche una maniera per attirare i migliori talenti. Alcune imprese mirano a diminuire gli spazi non utilizzati adottando la scrivania “flessibile”, la modalità nella quale la postazione del dipendente non sarà fissa all’interno dell’ufficio ma questa varierà in funzione della disponibilità o della prenotazione; altre applicano lo allo smart working in toto. Perché il lavoro agile funzioni, è chiaro che le imprese si debbano adeguare, dotandosi di una buona infrastruttura virtuale, ossia di applicazioni che mettano in contatto il personale per avere sempre sotto controllo la situazione; di sistemi per svolgere riunioni e meeting da remoto; di programmi che permettano di accedere in cloud ai dati presenti in ufficio come di sistemi per mantenere la sicurezza informatica sui dati che “escono” e potenziare l’attuale rete aziendale.

Ad oggi, il 30% delle grandi imprese in Italia sfrutta i vantaggi del lavoro agile. Se è vero che il fenomeno tra le grandi aziende italiane è sempre più diffuso, difficile è che riescano a gestirlo le piccole imprese, per due ordini di motivi: innanzitutto, una mancanza di cultura nel settore, si tratta di un fenomeno ancora troppo giovane perché molte aziende siano aperte e pronte a recepirlo. In secondo luogo, l’adeguamento ha un certo prezzo, che non tutti sono pronti a sobbarcarsi.

Quali aziende in Italia, effettivamente, sono ricorse al lavoro agile? Tra le grandi aziende, anche le pubbliche amministrazioni. Ferrovie dello Stato ha avviato un periodo di prova di un anno: 500 dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo prescelto da 4 a 8 giornate al mese; l’azienda fornisce ad ogni lavoratore tutti gli strumenti informatici necessari e pone ad ogni lavoratore obiettivi misurabili.

Tra i grandi nomi spuntano anche American Express, Vodafone, Ferrero, Barilla, Enel, Siemens, Microsoft; Fastweb è ricorsa al lavoro agile dal 2015. Ma anche Alstom, Philips, Sisal, Unicredit, Qui!Group, Sanofi.

_Elena

L’evoluzione del lavoro: lo smart working

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Cambia lo spazio di lavoro, non solo in termini di dimensioni, ma anche dal punto di vista della tipologia. A maggio, il Senato ha approvato in via definitiva il disegno di legge sul lavoro autonomo, riconoscendo di fatto lo smart working, o lavoro agile, e dando maggiori tutele ed agevolazioni non soltanto ai liberi professionisti, ma anche a grandi e piccole imprese (nonché alle pubbliche amministrazioni) che si affaccino a questa realtà.

Lo scopo è sempre lo stesso: per il datore, aumentare la produttività e diminuire i costi di gestione dell’ufficio, andando a ridurre le spese immobiliari; per il lavoratore, aumentare la conciliazione tra casa e lavoro.

Ma come funziona, in sostanza, lo smart working? Si tratta di una modalità oggi attiva a tutti gli effetti, attraverso la quale il rapporto di lavoro può essere svolto sia all’interno dei locali aziendali, sia all’esterno, a discrezione dell’impiegato e/o dell’azienda. Il lavoratore può scegliere dove lavorare: da casa, dal bar, dal coworking; grazie allo sviluppo della rete, alla connessione wifi e a lavori che sempre più sfruttano la tecnologia cloud, ecco che si riduce lo spazio lavorativo necessario (lo sapevate che negli ultimi 10 anni, lo spazio individuale per ogni impiegato è passato dai 23 ai 17 mq?) e diminuiscono gli strumenti di cui il lavoratore necessita.

Nessun vincolo di orario (ad esempio 9.00 – 18.00), sempre però entro i termini orari stabiliti da contratto. Vengono stabiliti i tempi di riposo, i dispositivi da utilizzare (il datore è comunque il responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore) e le misure da adottare per assicurare la disconnessione dagli strumenti.

Come avviene però effettivamente il controllo del lavoro svolto fuori dall’ufficio? Tramite obiettivi, posti dall’azienda; il trattamento economico è lo stesso di quello riconosciuto per la stessa attività svolta nei locali all’interno dell’azienda.

Quali i benefici? Gli Osservatori del Politecnico rilevano come nelle aziende che adottano lo smart working si assista ad un generale aumento della produttività, alla riduzione dei costi immobiliari, ad una netta riduzione dell’assenteismo, nonché al miglioramento del clima aziendale.

_Elena

La stampante del coworking: quali caratteristiche?

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All’interno di un qualunque spazio di lavoro, certamente non può mancare una stampante, sebbene il termine “stampante” sia riduttivo. Infatti il dispositivo deve permettere non solo di stampare (da pc o chiavetta), ma anche di fare copie, scansioni su chiavetta o via mail e all’occorrenza anche gestire invio e ricezione di fax. L’ideale è che il dispositivo stampi in più formati (A3, A4, A5) e che sia possibile scegliere se stampare/copiare in bianco e nero o a colori.

In uno spazio di coworking però, trattandosi di un dispositivo in condivisione, è fondamentale che la stampante risponda a determinati fondamentali requisiti. Innanzitutto, la privacy deve essere garantita: i processi di stampa devono essere controllati e comandati dall’attivazione tramite badge o codice. Solo nel momento in cui viene digitato il codice personale o viene passato e riconosciuto il badge personale precedentemente attivato, i processi in coda saranno tutti visibili sullo schermo della stampante.

Un grande vantaggio è offerto inoltre dalla possibilità di annullare la stampa: quante volte capita di mandare in stampa documenti per sbaglio. Ebbene, la stampante deve dare la possibilità fino all’ultimo momento di scegliere se eliminare un lavoro mandato erroneamente in stampa.

Il dispositivo poi deve essere posizionato in un luogo comodamente accessibile, dovrebbe essere rapido e dall’utilizzo intuitivo, semplice da utilizzare e sicuro.

Chiaramente che le stampe siano comprese o meno nel costo della postazione, deve esserci un controllo sul numero di copie: niente di meglio di un software che ne controlli non solo la quantità, ma anche la tipologia delle pagine mandate in stampa (scansione? Copia? Stampa? Bianco/nero o colore?) per ogni singolo utilizzatore, e che permetta per esempio a più utilizzatori sotto una stessa partita IVA di ricevere un’unica fattura.

L’assistenza deve essere immediata: con dispositivi sempre più evoluti è sempre più complesso per persone non del mestiere intervenire in caso di guasti; l’assistenza, possibilmente anche da remoto, deve sempre giungere tempestiva.

Ebbene, da 599 europa sono presenti esattamente due dispositivi che rispondono a tutte le esigenze precedentemente elencate per uno spazio di coworking.

_Elena